In een van de werkpakketten binnen VIVO (Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet) is uitgebreid ingegaan op informatiearchitectuur. Een onderdeel dat niet alleen zichtbaar maakt hoe de wet ingrijpt op de gemeentelijke informatievoorziening, maar ook zichtbaar maakt wat het effect van de wet is op het hele ruimtelijke domein.
Vereenvoudiging, heldere, beter voorspelbare en snellere procedures, meer beleidsruimte voor gemeenten, maar ook een gelijkwaardige informatiepositie van de overheid en van de initiatiefnemers (inwoners en ondernemers). In het kort is dat waar met de Omgevingswet naar wordt gestreefd. Goede informatievoorziening is daarbij onmisbaar. In dat kader wordt druk gewerkt om het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) vorm te geven. “Voor ons is dat DSO misschien wel het belangrijkste onderdeel van de Omgevingswet”, aldus Jeffrey Gortmaker, trekker van het VIVO-werkpakket over informatiearchitectuur. “Uitgangspunt van de nieuwe wet is dat burgers, bedrijven en bevoegde gezagen een gelijke informatiepositie hebben. Het DSO gaat een aantal voorzieningen realiseren die bevoegde gezagen en burgers helpt bij het omgaan met de Omgevingswet. Bijvoorbeeld bij het verkrijgen van gegevens en informatie, onder meer op het gebied van geldende regelgeving.”
Als het gaat om de informatiehuishouding, dan heeft de Omgevingswet voor gemeenten (en andere overheden) grote gevolgen. Gortmaker: “Gemeenten moeten met hun websites en hun dienstverlening aansluiten op de voorkant van het DSO. Ook zullen zij met hun processen de brug naar het DSO moeten slaan. Het werkt ook de andere kant uit. In de applicatie waarmee gemeenten het proces ondersteunen om te beoordelen of iemand wel of geen vergunning krijgt, hebben zij gegevens nodig die straks via het DSO en misschien via informatiehuizen uit verschillende bronnen komen.” Het zijn ontwikkelingen die het belang van goede informatiearchitectuur laten zien. Dat zegt ook Theo Peters, productportfoliomanager GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur) bij VNG/KING. “Door middel van die informatiearchitectuur maak je zichtbaar hoe de nieuwe wet en ook het DSO, ingrijpt op de informatievoorziening van gemeenten. Maak je zichtbaar hoe de informatiestromen lopen en hoe de landelijke voorzieningen passen in de gemeentelijke informatievoorzieningen. De Omgevingswet is maar een deel van de inspanning die een gemeente levert in het ruimtelijk domein en dus wil je ook nog zichtbaar maken wat het effect is op het hele ruimtelijke domein. Het gaat dan ook verder dan alleen de Omgevingswet. Daarom is het zo belangrijk om het ruimtelijk domein als geheel te beschouwen.”
Vroege betrokkenheid
Hoewel de indruk kan ontstaan dat er al een afgetimmerd DSO ligt, is niets minder waar. Het geheel zit nog volop in de ontwerpfase. Jeffrey Gortmaker ziet voor- en nadelen. “Normaliter wordt er een wet gemaakt en als de wet al lang en breed door de Kamers is, dan wordt nog eens nagedacht over de invoering ervan en komen wij in beeld. In dit traject zijn wij al heel vroeg betrokken geraakt bij het vormgeven van de uitvoering, nog voordat de wet werd aangenomen. Dat betekent wel dat er veel onduidelijkheid is en er continu veel verschuift. Dat maakt het soms wel lastig, maar het is de enige manier waarop wij de invoering op tijd kunnen halen. Het mooie is wel dat wij mee kunnen sturen de goede richting uit.” Daarbij kijken wij altijd vanuit de gemeentelijk informatiebehoefte. “In eerste instantie is het DSO bedacht vanuit een landelijk standpunt. Wij hebben in VIVO vanuit het perspectief van de gemeenten mogen kijken en hebben onder meer in kaart gebracht over welke processen wij het hebben als gesproken wordt over de Omgevingswet. Welke informatiebehoefte hebben deze processen en hoe verloopt bijvoorbeeld de aansluiting van procesondersteunende systemen op het DSO? Ook is gekeken of er misschien voorzieningen nodig zijn die specifiek voor gemeenten gelden en de invoering van de Omgevingswet vergemakkelijken. Of functies die aangemerkt zouden kunnen worden als knooppunt, zodat het voor gemeenten weer gemakkelijker zou worden om aan te sluiten op het stelsel.”
‘Grote uitdaging’
De verkenning informatiearchitectuur Omgevingswet heeft drie maanden geduurd. Lang genoeg, aldus Theo Peters. “Had je er zes maanden over kunnen doen? Ja. Had je er een jaar over kunnen doen? Ook ja. Maar het is met nadruk een verkenning geweest. Dit proces was vooral bedoeld om het gesprek met het ministerie van Infrastructuur en Milieu, Rijkswaterstaat, VNG, KING en gemeenten te ondersteunen in wat nu nodig is. Wat moet er gebeuren? Wie gaat organiseren? Wie gaat dat betalen? Waar ligt de knip? Daar was het voor bedoeld. Een verkenning lost de vraagstukken niet op. Dat komt hierna. Daarom was het aan te bevelen om het kort te houden.” Jeffrey Gortmaker heeft de drie maanden van de verkenning vooral ervaren als een ‘grote uitdaging’. “Wij hadden bij onze verkenning input nodig, bijvoorbeeld vanuit de werkgroepen die zich bezighielden met bedrijfsprocessen of dienstverleningsconcepten. Ook zij hadden maar drie maanden de tijd en dat was dus best nog een uitdaging. Dat is wel gelukt, ook al gelet op het grote aantal aanbevelingen dat de verkenning heeft opgeleverd. Met een flink deel van die aanbevelingen kunnen we direct aan de slag in de komende vervolgtrajecten.”
Vier sporen
Het VIVO-traject met betrekking tot informatiearchitectuur is verlopen aan de hand van vier sporen, waarin een duidelijke samenhang zit. Zaakgericht werken was één van die sporen, eentje die in het in juli 2015 afgesloten Bestuursakkoord nadrukkelijk werd genoemd als oplossing. Jeffrey Gortmaker: “Maar wat is dat dan en hoe zien wij dat dan voor ons? Dat hebben we in VIVO netjes verkend. Ook is gekeken welke ondersteunende voorzieningen bij dat zaakgericht werken horen, waarbij onder meer de focus lag op de keten en op samenwerkingsruimten in het DSO. Het tweede spoor heeft zich gericht op archivering. Het DSO gaat ook informatie bijhouden uit andere bronnen. Hoe worden die gearchiveerd? Het principe is dat de bevoegde gezagen verantwoordelijk blijven. Dat neemt zo’n digitaal stelsel niet van hen over. De vraag is of iedere gemeente dat zelf wel kan archiveren. Moeten wij daar niet een generieke voorziening voor bedenken? En hoe staat dat archiveren dan tot de uitspraak dat ‘tijdreizen’ mogelijk moet zijn? Het derde spoor heeft te maken met gegevensanalyse. Om welke gegevens gaat het eigenlijk en hoe komen we aan die gegevens? Het vierde spoor betreft applicatiearchitectuur. Daar hebben wij een begin van een domeinarchitectuur voor het ruimtelijk domein opgeleverd.” Daarbij is bewust ingestoken op een architectuur voor het hele ruimtelijk domein en niet alleen voor de Omgevingswet. “Het sociaal domein heeft ons geleerd dat zo’n architectuurplaat nodig is om de veranderingen goed te kunnen weergeven, en te sturen tijdens de implementatie. Zodra de decentralisaties voorbij waren, was die plaat niet meer actueel. In het ruimtelijk domein is dat niet anders.”
Transparantie
Een van de belangrijkste uitgangspunten van de Omgevingswet is dat burgers, bedrijven en bevoegde gezagen een gelijke informatiepositie hebben. Wat Theo Peters betreft is dat nog wel een flinke uitdaging. “Want hoe doe je dat dan? Het is niet alleen zo dat de informatie van gemeenten ter beschikking moet komen aan burgers en bedrijven. Overheden moeten ook in staat zijn om de informatie die vanuit burgers of bedrijven komt, te betrekken in de afweging van een aanvraag met betrekking tot de Omgevingswet. Dat wordt best nog wel boeiend. Het is niet alleen het ombouwen van het bestaande proces van een vergunningaanvraag. Het is allemaal veel integraler en bovendien zullen overheden naar buiten toe veel beter moeten uitleggen wat zij hebben gedaan met informatie en hoe zij dat gaan toepassen. Transparantie zal daarin een sleutelwoord zijn. Dat betekent dat overheden anders moeten denken.”
“Maar”, zo schetst Theo Peters, “het is voor gemeenten niet alleen anders denken, maar ook anders werken. Informatiearchitectuur is daar een belangrijk onderdeel van, maar alleen daarmee red je het niet. In alle lagen van de organisatie zullen gemeenten slagen moeten maken en zullen zij er voor moeten zorgen dat hun mensen klaar zijn voor de grote opgave die hun te wachten staat. Informatievoorziening is daarin een middel. Een middel waarmee een basis wordt gelegd om veranderingen zichtbaar te maken. Een basis ook die je in staat stelt om te kijken of collectieve voorzieningen toegevoegde waarde hebben zodat voorkomen kan worden dat iedere gemeente zelf het wiel weer gaat uitvinden en een eigen variant maakt.”
Dat steeds meer gemeenten in de gaten hebben dat zij anders moeten denken en werken en (gezamenlijk) stappen moeten maken om straks klaar te zijn voor de Omgevingswet, blijkt volgens Jeffrey Gortmaker ook uit de belangstelling voor de VIVO-werksessies. “Daar waren vertegenwoordigers vanuit meer dan honderd gemeenten actief en er zijn zelfs mensen op een wachtlijst gezet. Allemaal mensen die met een verschillende achtergrond en beeld van de uitdagingen van de Omgevingswet binnenkwamen. Ik ga niet zeggen dat al die mensen nu op een gelijk punt zitten, maar er is wel een groep met massa gecreëerd waarmee we in het vervolgtraject vooruit kunnen. Wat mij betreft is dat misschien nog wel het belangrijkste resultaat van de afgelopen verkenningsmaanden.”
Dit verhaal is onderdeel van een reeks van verhalen naar aanleiding van het verschijnen van de eindrapportage over de gemeentelijke Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet (VIVO). Gelijktijdig vond ook een verkenning plaats bij provincies en waterschappen.
