Inspectie: informatiebeheer overheidsorganisaties moet beter
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onderzocht dit voorjaar bij verschillende overheidsorganisaties of zij op hoofdlijnen voldoen aan de Archiefwet 1995. Uit de inspecties blijkt dat er bij alle onderzochte organisaties verbeteringen nodig zijn.
Overheidsinformatie moet vindbaar, volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk zijn, zo schrijft de Archiefwet voor. Door middel van reguliere inspecties onderzoekt de Inspectie of overheidsorganisatie op hoofdlijnen voldoen aan enkele belangrijke eisen uit de archiefwetgeving. De inspecties vonden plaats in maart en april 2025.
De Inspectie verwacht dat de aanbevelingen binnen een jaar worden opgevolgd. In het najaar van 2026 komen de inspecteurs weer langs bij de organisaties om te zien of ze vooruitgang hebben geboekt.
RDW
Het informatiebeheer in de primaire processen, zoals het kentekenregister, is grotendeels op orde bij de RDW (Dienst Wegverkeer), schrijft de Inspectie. Veel informatie wordt gekoppeld aan de selectielijst, die beschrijft of en hoe lang informatie moet worden bewaard. Dat is positief. De Inspectie stelt wel dat de RDW moet werken aan een visie en beleid op informatiehuishouding. Ook moet de RDW zijn gehanteerde definitie van overheidsinformatie in lijn brengen met de Archiefwet.
Nederlandse Zorgautoriteit
De Inspectie is in de basis positief over het beleid voor het informatiebeheer bij de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). De NZa heeft goed in beeld welke informatie archiefbescheiden zijn, de selectielijst wordt regelmatig bijgehouden en de organisatie beschikt over voldoende deskundig personeel op het gebied van informatiehuishouding.
Wel loopt de NZa achter met digitale vernietiging van archiefstukken. Er is een actieplan nodig om de achterstand te lijf te gaan. Daarnaast moet de NZa onder meer werken aan het opzetten van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer.
Douane
De Douane krijgt een pluim vanwege de duidelijke visie op gegevens- en informatiehuishouding. Er wordt gewerkt volgens het principe ‘compliance by design’, waarbij naleving van de Archiefwet is ingebouwd in processen, systemen en beleid. De Douane meet de kwaliteit van informatiebeheer en werkt met verbeterplannen. Het grootste deel van de overheidsinformatie is duurzaam toegankelijk en daarmee vindbaar en bruikbaar.
Toch is er altijd ruimte voor verbetering. De Inspectie beveelt de Douane aan om haar visie nader uit te werken en te werken aan een actueel, samenhangend en compleet overzicht van alle overheidsinformatie.
Rijkswaterstaat
De afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM) van Rijkswaterstaat heeft de laatste jaren hard gewerkt, ziet de Inspectie. Er ligt een ambitieuze informatiestrategie om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren.
Er is echter nog een deel van de overheidsinformatie binnen Rijkswaterstaat waarover niemand het beheer voert. Daar is een overzicht van nodig, met een koppeling aan bewaartermijnen uit de selectielijst. De Inspectie beveelt Rijkswaterstaat aan om de informatiestrategie uit te werken naar beleid en daarbij de afdeling DIM sterker te positioneren. Ook Rijkswaterstaat kampt met (grote) achterstanden als het gaat om de vernietiging van archiefstukken. Ook hier is een actieplan hard nodig.
Lees ook:
