Interoperable Europe Act: betere uitwisseling van data door overheden over de grens

Een nieuwe stap in de digitale transformatie van de Europese Unie: de Interoperable Europe Act die voor een betere verbinding van IT-systemen van overheden over de hele EU zorgt, wordt dit jaar uitgerold. Een effectiever en ‘digital ready’ openbaar bestuur komt dan binnen hand­bereik. Het goede nieuws: de wet kent weinig verplichtingen; ze zorgt vooral voor betere uitwisseling van data door overheden over de grens.

Interoperabiliteit kan in de toekomst heel wat problemen oplossen en vooral tijdswinst genereren. Bij interoperabele overheidssystemen gaat het om overheden die volledig geautomatiseerd informatie uitwisselen in plaats van – zoals nu vaak gebeurt – pdf’s uit te wisselen. Senior beleidsmedewerker Daniël de Wolf (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) geeft een voorbeeld: “Denk aan een systeem bij DUO dat geautomatiseerd een afschrift van een diploma stuurt naar een andere overheidsorganisatie in een andere lidstaat, waar je dat voorheen zelf moest downloaden, inscannen vertalen en doorsturen.” Steeds terugkerende vragen om steeds dezelfde informatie van verschillende overheden en dat heen en weer sturen van pdf’jes leveren een enorme werklast op.

Die betere verbondenheid is essentieel voor het verminderen van administratieve lasten voor burgers en bedrijven en overheden zelf. De Europese Commissie zegt dat het vooral van belang is voor de 150 miljoen mensen in het grensgebied die met meerdere overheden te maken hebben en in het bijzonder voor miljoenen grensforenzen. De burgers zelf zien dat ook. Op de Conferentie over de Toekomst van Europa, een interactief burgerparticipatieproces over de instituties en het beleid van de Europese Unie, riepen zij ook op tot een betere interoperabiliteit.

Een betere interoperabiliteit over de grens levert burgers en bedrijven veel geld op, heeft de Europese Commissie becijferd. Voor de burgers levert het tussen 5,5 en 6,3 miljoen euro per jaar op. Voor bedrijven gaat het om astronomische bedragen: tussen de 5,7 en 19,2 miljard per jaar besparen bedrijven aan administratieve lasten. Los van de grensoverschrijdende samenwerking besparen burgers 24 miljoen uur per jaar. Dat komt doordat ze straks niet meer van het ene overheidsbureau of website door worden gestuurd naar de andere bij het invullen van belastingformulieren, aanvragen van gezinstoeslagen of vernieuwing van paspoorten. Bedrijven in de hele Europese Unie levert het 30 miljard uur per jaar op, becijferde het Joint Research Centre van de Europese Unie al in 2022.

Interoperabiliteit by design

Interoperabiliteit kent vier niveaus. Technisch en bestuurlijk, wat inhoudt dat de organisaties technisch en bestuurlijk op elkaar moeten zijn afgestemd. Dan is er de semantiek: gebruiken systemen dezelfde taal en zijn data hetzelfde gestructureerd. Als vierde is er het juridische niveau: zijn er verschillen in wetgeving waar je rekening mee moet houden.

“De wet betekent overigens niet dat hele IT-architecturen in allerijl moeten worden aangepast. De wet geldt voor nieuwe regelgeving. Ook zit de wet niet vol met verplichtingen. De belangrijkste verplichting die de wet kent, is dat een impact-analyse onderdeel wordt van het landelijke, regionale of lokale wetgevingsproces”, zegt Andrea Halmos, deputy head van de unit Interoperablity and Digital Government van DG DIGIT, het directoraat-generaal van de Europese Commissie dat de Europese Commissie en de lidstaten helpt met digitaal openbaar bestuur. “Zo’n analyse is bedoeld om IT stevig en voorin in het beleidsproces een plek te geven. We streven naar inter­operabiliteit by design.”

Btw-fraude

Interoperabiliteit is belangrijk op veel (maatschappelijke) terreinen. Een voorbeeld: “Tijdens de coronapandemie was de beschikbaarheid van ziekenhuisbedden over de grens moeilijk te zien, omdat systemen niet verbonden waren”, zegt Andrea Halmos. “Met een betere interoperability, een betere verbinding van systemen en een betere uitwisseling van data was dat wellicht wel zichtbaar geweest waardoor patiënten beter en eerder konden worden geholpen.”

Daniël de Wolf en zijn BZK-collega Patrick Knoester noemen nog andere voorbeelden. Zoals de btw voor niet-ingezetenen van de EU, zoals toeristen. Als mensen in Nederland wat kopen en via Frankrijk de Europese Unie verlaten en daar btw terugvragen, dan is het met verbonden systemen te volgen waar het geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Interoperabiliteit kan zelfs helpen om grootschalige btw-fraude te voorkomen, tekenen ook ambtenaren van de Europese Commissie aan. In december 2023 zijn twaalf personen (tien Portugezen en twee Fransen) en vijftien bedrijven (veertien in Portugal en één op Cyprus) aangeklaagd door EPPO, het kantoor van de Europese openbaar aanklager wegens grootschalige btw-fraude. Alleen al in Portugal bedroeg de schade 80 miljoen euro.

Nationale en internationale coördinatie

Overigens zit er wel een belangrijke implicatie in de wet. Lidstaten moeten nationale coördinatoren hebben die contacten onderhouden met de andere lidstaten over de interoperabiliteit bij nieuwe regelgeving. Patrick Knoester is degene die voor Nederland aan de lat staat. “Kort gezegd komt het erop neer dat als ik een vraag heb, ik weet wie ik kan bellen en dat diegene de telefoon ook opneemt! Dat zal vaak gaan om een specifieke oplossing voor een specifiek vraagstuk. Welke beproefde oplossing gebruikt lidstaat X om interoperabel te zijn bij regelgeving Z? Madeira zoekt bijvoorbeeld een oplossing en vindt die in Heerlen. Want interoperabiliteit betekent ook dat niet iedere keer hetzelfde wiel wordt uitgevonden, maar dat we gebruikmaken van elders beproefde, liefst opensource-oplossingen.” Het gaat dan niet alleen per se om complete oplossingen, maar ook om onderdelen daarvan. Ervaringen met opensource-software kunnen worden gedeeld, maar ook richtlijnen, checklists, raamwerken en IT-tools. Dat gebeurt al via het platform joinup.europa.eu, en dat wordt nu nog meer op interoperabiliteit toegespitst. Ook rapporten over oplossingen moeten straks daar te vinden zijn.

De op te richten Interoperable Europe Board moet de interoperabiliteit EU-breed sturen. De board bestaat uit mensen van de Europese Commissie, de lidstaten en betrekt er ook andere partners bij, zoals het Europees Comité van de Regio’s (het EU-adviesorgaan van lokale en regionale overheden).

Co-eigenaarschap over interoperabiliteit is cruciaal. Dat zorgt ervoor dat tools en systemen daadwerkelijk gedeeld worden. De Interoperable Europe Board heeft het mandaat om te besluiten welke oplossingen of hulpbronnen daadwerkelijk interoperabel zijn. Ook houdt de board zich bezig met govtech:  publiek-private samenwerking om innovatie te versnellen.

Focus op samenwerking

Nederland is groot voorstander van regulering rond operabiliteit, waardoor de effectiviteit van de EU als geheel op dit terrein groeit. De Interoperable Europe Act gaat volgens het (demissionaire) kabinet niet verder dan noodzakelijk, omdat het focust op het bewerkstelligen van samenwerking, in plaats van op nieuw te ontwikkelen standaarden. Nederland heeft zich in het wetgevingsproces vooral sterk gemaakt voor de praktische uitvoering, vertelt Daniël de Wolf. Dat wetgevingsproces is inmiddels klaar: het Europees Parlement en de lidstaten hebben in november 2023 een deal bereikt, waardoor de wet klaar is om uitgerold te worden in 2024. Ook draagt het bij aan een technologisch soeverein Europa en – belangrijk voor organisaties – het verbetert de planning.

Funding

De Europese Commissie heeft funding om interoperabiliteit te ondersteunen. Het Digital Europe Programme kan bijvoorbeeld helpen om herbruikbare opensourcebouwstenen te ontwikkelen, met elektronische identiteiten of semantische vocabulaires of govtechoplossingen. Het fonds heeft tot 2027 ongeveer 130 miljoen euro beschikbaar.