Lessen uit de Gateway Reviews

Discussie tijdens de sessie Gateway Reviews: lessons learned! op het iBestuur Congres 2016

In het najaar van 2015 werden twee besloten Gateway-sessies georganiseerd waarin markt en overheid ervaringen deelden. Tijdens de Gateway-sessie op het iBestuur congres worden de meest prangende conclusies en stellingen uit deze bijeenkomsten besproken. Pieter Frijns, verantwoordelijk voor de Gateway Reviews bij de Nederlandse overheid, vertelt in zijn inleiding over de generieke inzichten uit de Gateway Reviews. In zijn korte presentatie onderscheidt hij twee fases: de fase voorafgaand aan het contract en de fase van de realisatie van het contract. Op basis van de rode draden uit de Gateway Reviews concludeert hij dat het nodig is goede afwegingen te maken, zowel door de overheid als de markt, in beide fasen. Daarnaast benadrukt hij het belang van een goede samenwerking en afstemming tussen de overheid en de markt. Rolvastheid en vertrouwen zijn hierbij sleutelwoorden.

Bouwen aan een goede relatie

De relatie tussen overheid en markt, ofwel opdrachtgever en opdrachtnemer, kwam ook tijdens de twee besloten sessies uitgebreid ter sprake. Heleen Mosselman, Gateway Reviewer en interimmanager Algemene Bestuursdienst, vertelt tijdens deze sessie over het belang van het bouwen aan een goede relatie. “Het contract is getekend en men denkt dat men klaar is. Maar dan begint het pas. Er zullen altijd onvoorziene omstandigheden zijn tijdens een project, waardoor de relatie onder druk komt te staan. Val je dan terug op een contract of op een goede onderlinge relatie en opgebouwd vertrouwen, waarmee je het project verder helpt?” Ze benadrukt het belang van een goede en gelijkwaardige relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, op elk niveau. “Weet elkaar te vinden, kom je afspraken na. Het zijn open deuren, maar het is ongelooflijk belangrijk om een project verder te helpen tijdens de obstakels die je onherroepelijk tegenkomt.” Ze sluit af met een stelling: “Eigenaarschap van het contract is veel meer dan het zetten van een handtekening.” Vanuit de zaal wordt hier positief op gereageerd. Een deelnemer merkt op dat ze graag wil samenwerken met gelijkgestemde leveranciers, maar dat het lastig is om dit in een aanbestedingsprocedure te vangen. Toch zijn daar wel mogelijkheden voor, zo wordt geopperd. Bijvoorbeeld door in een concurrentiegerichte dialoog elkaar te leren kennen.

Goede aanbesteding of een goed team

Mosselman benadrukt dat er commitment moet zijn van alle partijen in een project, op elk niveau: “We zien dat heel vaak misgaan.” Michiel Struijk, Vice President Strategie bij CGI, vult aan: “Ik heb de nodige ervaring met contracten waarin alles uitstekend beschreven was, maar waar het project toch haperde: zodra er grote risico’s ontstonden begonnen mensen op de hogere niveaus weg te duiken. Zowel bij de overheid als de markt. Dat is fnuikend. Dit gaat om cultuur en commitment naar elkaar; je hebt goede mensen nodig die het verschil maken, op basis van vertrouwen. Als ik gedwongen zou worden om te kiezen tussen een goede aanbesteding of een goed team, dan kies ik voor het laatste. Want daarmee kan een project altijd verder, ook als de aanbesteding niet honderd procent is of als zich nieuwe, onverwachte risico’s voordoen.” “De neiging bestaat om de discussie te voeren over dichtgetimmerde aanbestedingen en over de rol van inkopers en juristen. Maar doorslaggevend is het gedrag van mensen”, concludeert Mosselman.

SESSIE:
Gateway Reviews: lessons learned!

• Marcel Thaens – Hoogleraar Bestuurskunde, Erasmus Universiteit
• Pieter Frijns – Hoofd van Bureau Gateway, Ministerie van BZK
• Heleen Mosselman – Interim-manager Algemene Bestuursdienst, Ministerie van BZK
• Jan Willem Boissevain – Senior Account Executive, Pegasystems

Toch is er wel het nodige te zeggen over aanbestedingen, zo bleek uit de voorgaande Gateway-sessies. Aanbestedingen overlaten aan juristen en inkopers is het recept voor een falend IT-project, zo is een stelling. Dat wordt door de deelnemers aan deze sessie genuanceerd. “We hebben inkopers en juristen nodig, maar we hebben de aanbestedingsregels te complex gemaakt. Het is verworden tot een dichtgetimmerde systematiek die je alle vrijheid en mogelijkheid tot partnership ontneemt”, zegt een deelnemer. Anderen stellen dat de aanbestedingsregels rigide zijn, maar dat je zelf wel grotendeels kunt bepalen hoe je hiermee omgaat. Wouter Stolwijk, directeur van PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken, stelt dat het vooral een kwestie is van expertise: “De overheid moet echt werken aan zijn kennis over hoe de markt werkt en wat er mogelijk is met ICT. Die expertise is nu onvoldoende. De focus ligt daardoor te veel op de regels en de procedures, niet op de inhoud.”

Kloof beleid en uitvoering

Jan Willem Boissevain, Senior Account Executive Pegasystems, merkt op dat de Deense overheid inmiddels twee jaar op een agile manier werkt binnen de bestaande aanbestedingsregels. “Het is belangrijk voor het slagen van IT-projecten dat die projecten wendbaar zijn. We zouden als overheid en markt meer in wendbaarheid moeten investeren.” Ook pleit hij ervoor om de kloof die nu bestaat tussen beleid en uitvoering te verkleinen. “Tachtig procent van de regelgeving die begint met beleidsvorming slaat neer in ICT. En dat is in veel gevallen een lastige, soms onmogelijke taak. Als je aan de voorkant de disciplines meer bij elkaar brengt, dan verklein je dit risico.” Een deelnemer, werkzaam bij het UWV, is het met hem eens: “Wij zouden heel graag meer met het ministerie willen bespreken welke impact nieuwe regelgeving op de uitvoering heeft.” Meer overleg ‘aan de voorkant’ kan problemen zoals bij de uitkeringen van het persoonsgebonden budget voorkomen, zo is een gedeelde conclusie in deze sessie.