Gemeenten zien veel op zich afkomen waar ze beter samen dan alleen een antwoord op kunnen vinden. Daarom willen ze meer samen organiseren. Pieter Jeroense, gemeentesecretaris van Alphen aan den Rijn: “Het wordt voor ons gemakkelijker en beter als we meer samen doen.”
Irma Woestenberg, gemeentesecretaris van ’s-Hertogenbosch en Pieter Jeroense, gemeentesecretaris van Alphen aan den Rijn.
“Gemeenten willen hun dienstverlening verbeteren en digitaliseren en zien dat ze dat goed in samenwerking kunnen doen, want veel administratieve processen zijn bij alle gemeenten hetzelfde. Maar het gaat niet alleen over dienstverlening. We zien als gemeenten veel op ons afkomen waar we beter samen een antwoord op kunnen vinden. Neem alleen al de eisen voor beveiliging en privacy. Die zijn complex en maken het nodig om samen te werken”, zegt Irma Woestenberg, gemeentesecretaris van ’s-Hertogenbosch. Ze verwoordt de toenemende urgentie die gemeenten voelen om meer samen te werken. Die beweging naar samen organiseren begon in 2015, toen gemeenten besloten tot de VNG-strategie Gemeente 2020. Voor de informatiekundige component kwam er een apart VNG-programma: de Digitale Agenda 2020. De ondersteuning daarvan ligt grotendeels bij het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), onderdeel van de VNG.
College van Dienstverleningszaken
Inmiddels zetten gemeenten een volgende stap in meer samen doen: in november 2016 namen ze het voorstel Samen Organiseren aan, op de buitengewone algemene ledenvergadering van de VNG. “Een belangrijk vraagstuk voor Samen Organiseren is hoe we als gemeenten ervoor gaan zorgen dat een slimme oplossing die één of een paar gemeenten bedachten, zodanig verder wordt ontwikkeld en opgeschaald dat deze door alle gemeenten gebruikt kan worden”, zegt Jeroense. Hij maakt net als Woestenberg deel uit van een groep gemeentesecretarissen die momenteel een concretisering van het voorstel voor Samen Organiseren uitwerkt. Dat voorstel wordt op de komende algemene ledenvergadering van de VNG besproken: “Er komt een governancestructuur met bijbehorende financiering bij de VNG, in de vorm van een College van Dienstverleningszaken. Dat kan straks gaan sturen op waar gemeenten op samenwerken.”
Standaardisatie
De aanpak van standaardisatie die gemeenten nu al hanteren wordt voortgezet, zegt Jeroense. Die aanpak resulteerde inmiddels in een landelijke voorziening (een webdienst) voor digitale aangifte overlijden en een digitale verhuisservice via MijnOverheid. Meer diensten zullen dit jaar volgen, bijvoorbeeld het online aanvragen van uittreksels en aktes. “Deze aanpak werkt goed en daar gaan we mee door. Ook gaan we kijken waar we nog meer kunnen standaardiseren”, zegt Jeroense. De informatievoorziening in brede zin is een belangrijk aandachtspunt van Samen Organiseren, vult Woestenberg aan: “We zullen bijvoorbeeld ook serieus werk moeten maken van onze positie in de IT-markt: niet meer als 388 afzonderlijke gemeenten afspraken maken met leveranciers, maar veel meer werken als één opdrachtgever.” Ook daar zijn gemeenten al mee begonnen, bijvoorbeeld met de gezamenlijke inkoop van telefonie. Dat was voor de deelnemende gemeenten een succes, vooral omdat ze aanzienlijke kosten besparen. Jeroense: “Het scheelt onze gemeente twee ton per jaar.” Het is de bedoeling dat gemeenten ook op andere terreinen hun inkoopkracht bundelen en meer als één opdrachtgever richting de markt optrekken.
Vliegwiel
Samen Organiseren werkt als een vliegwiel voor onder meer het programma Digitale Agenda 2020, zeggen de beide gemeentesecretarissen. Dat programma kent een groot aantal projecten en verkenningen die gemeenten faciliteren. Jeroense noemt de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI): “We hebben een goede en vooral veilige digitale infrastructuur nodig om goed te kunnen samenwerken, te innoveren en aan de privacy-eisen te voldoen.” De GGI, die is aangesloten op de generieke digitale infrastructuur van de overheid, moet hierin gaan voorzien en bestaat onder meer uit een gemeentelijk overheidsnetwerk voor veilige en betrouwbare verbindingen en de invoering van govroam, voor veilig inloggen op wifinetwerken van deelnemende overheidsorganisaties.
Praktische voordelen
Andere projecten van het programma Digitale Agenda gaan over het verbeteren en digitaliseren van de dienstverlening, het samen met gemeenten verkennen van de impact van innovaties (zoals blockchain en robotisering) en het ondersteunen van gemeenten bij datagedreven werken. Ze zijn allemaal bedoeld om gemeenten te ondersteunen in hun ambitie om meer samen te doen. Gemeenten zijn en blijven autonoom in hun keuzes, samenwerken moet hen praktische voordelen opleveren in bijvoorbeeld betere dienstverlening en een veilige infrastructuur. Woestenberg: “Het gaat om meer dan het digitaliseren van onze bestaande processen en dienstverlening. Het gaat er ook om dat we onze dienstverlening innoveren, bijvoorbeeld doordat we samen dingen kunnen realiseren die we als afzonderlijke gemeente niet voor elkaar krijgen. Zoals het digitaliseren van bepaalde processen in de inkomensvoorziening, waarin we geautomatiseerd gegevens van diverse netwerkpartners krijgen zodat we een aanvraag veel sneller kunnen behandelen.” Jeroense: “We regelen nu onze infrastructuur en informatievoorziening als gemeente allemaal zelf: ingewikkelde aanbestedingen, het beheren van de contracten, het technisch beheer en de informatiebeveiliging. Het is best ingewikkeld om dat allemaal goed geregeld te krijgen. Het wordt voor ons gemakkelijker én beter als we het samen gaan doen, daar ben ik van overtuigd.”
Congres Digitale Agenda 2020 – Samen Organiseren
Gemeenten kiezen voor ‘samen doen wat samen kan’ en bundelen hun krachten in onder meer dienstverlening en ICT. Deze en andere onderwerpen komen aan bod in een uitgebreid programma op het congres ‘Digitale Agenda 2020 – Samen Organiseren’ op woensdag 5 april in de Fabrique in Utrecht. Meer informatie over het congres vindt u hier.
