Worstelen met de Woo? Nergens voor nodig

‘Archiving by Design’, start met beheren bij de bron

Open overheid, u heeft er vast al mee te maken. Maar hoe richt u nu slim uw informatiehuishouding in? Hoe maakt u uw metagegevens en classificatie in orde? Hoe verlopen handmatige verplaatsingen naar het DMS of archiefsysteem? Is er sprake van veel onbeheerde en onvindbare informatie, dubbelingen op verschillende plekken of versies als losse bestanden? Kan veel niet gewoon geautomatiseerd? Wel met de kracht van Microsoft 365 (kortweg M365). Gebruiksvriendelijk, geautomatiseerd, transparant en compliant. Fijn voor alle medewerkers en de informatiebeheerder.

Pijnpunten

 De uitvoerbaarheid van de oude transparantiewet (Wob) liet te wensen over en de nieuwe wet (Woo) legt meer druk en eisen op voor actieve publicatie. Een van de oorzaken is dat informatie van overheden door de organisatie versnipperd is. Zo wordt er gebruik gemaakt van zogenaamde legacy Document Management Systemen (DMS). Doorgaans niet gebruiksvriendelijk en onvoldoende te integreren met werkprocessen. Tel daarbij op een kennisachterstand bij gebruikers. Het leidt tot archiefsystemen die slecht samenwerken en talloze medewerkers die altijd maar op zoek zijn naar dat ene missende bestand. Frustrerend werk. Gebruikers willen wel compliant zijn, maar het wordt ze door bovengenoemde redenen feitelijk onmogelijk gemaakt. Het achteraf verplaatsen van data maakt alles nog ingewikkelder en in veel gevallen zelfs niet meer vindbaar.

Wat nu als er een oplossing is die het hele proces simpelweg omdraait? Niet pas achteraf metagegevens meegeven, rubriceren en archiveren. Maar beheren bij de bron. Dit kan simpel met het geautomatiseerd toevoegen van metagegevens en het inrichten van de daarop gebaseerde levenscyclusregels.

Wat zijn metagegevens?

Metagegevens zijn gegevens die informatie verstrekken over andere gegevens. Het zijn contextuele gegevens die beschrijven en kenmerken geven aan specifieke gegevenssets, documenten, digitale inhoud of andere items. Wat is het onderwerp? Wie heeft het aangemaakt? Op welke datum? Vanaf welke locatie? Wie werkten er nog meer aan mee? Welk beleid geldt er? Om maar een paar voorbeelden te noemen.

Deze metagegevens kunt u ‘geautomatiseerd’ aan een document meegeven, zodat het later wel altijd vindbaar is. Hierdoor hoeft de eindgebruiker documenten niet meer op meerdere plaatsen en in verschillende systemen op te slaan. Geen fouten, geen onnodige administratie. En het overgrote deel van de Nederlandse overheden heeft de software hiertoe al in huis: M365. Het stelt de eindgebruikers in staat om eenvoudig samen te werken, workflows toe te passen en te zoeken naar documenten in een herkenbare werkomgeving, zonder alle handmatige handelingen én toch duurzaam toegankelijk te zijn.

Werken met andere systemen

De Nederlandse publieke sector telt naast 12 ministeries en meerdere grote uitvoeringsorganisaties ook nog ruim 340 gemeenten. Ieder orgaan geniet de vrijheid om met eigen systemen te werken, in het eigen datacenter of in de cloud. Een specifiek document vinden is daardoor als zoeken naar een speld in een hooiberg. M365 van oudsher een creatie-platform, met onder andere Office, Teams en email maar inmiddels ook een content services platform. Door nu alvast actief te beginnen met het beheren bij de bron is een object later vrijwel altijd vindbaar. Alles gaat vanzelf vanaf het moment dat u een document creëert tot bij het binnenkomen van een email of chat. Handmatige verplaatsingen, dure koppelingen en meer behoren definitief tot het verleden. Gebruikersgemak staat centraal. M365 kan in lijn worden ingezet met de eisen die de Nieuwe Archiefwet stelt (Archiving by Design). Ook het voldoen aan de eisen rondom chatarchivering zijn eenvoudig in te regelen met het M365 platform. In het Gartner rapport wordt Microsoft gezien als een van de leidende partijen op het gebied van Content Services Platformen.

Om ook in externe systemen bronnen te kunnen indexeren, gebruikt M365 API’s. Deze bieden toegang tot allerlei on-prem en cloud omgevingen. Een API is een set definities, protocollen en tools waarmee  verschillende softwareapplicaties met elkaar kunnen communiceren en informatie uitwisselen. Daarom is M365 voor veel overheden het startpunt van ‘Archiving by Design’, open op orde. Eén plek waar alles omtrent uw informatiehuishouding gebeurt. Start met beheren bij de bron.

De toekomst is AI

M365 is ook klaar voor morgen. Door geïntegreerde generatieve AI, is het mogelijk om in je eigen taal te typen wat je zoekt en menselijke antwoorden, samenvattingen en opsommingen te krijgen. Dit alles met de vermelding naar de originele bronnen waarop het antwoord gebaseerd is. Dit noemt men bij Microsoft Copilot. Een virtuele assistent gaat voor u op zoek binnen al uw eigen omgevingen. Externe bronnen kunnen wel gekoppeld worden. Denk aan netwerkschijven, on-premises SharePoint of andere systemen. Met een paar instructies zoekt Copilot alle gewenste informatieobjecten op. Dit gebeurt in ‘menselijke’ taal, dus met heldere antwoorden. Met altijd daarbij de vermelding van de bronnen en documenten waar het antwoord op gebaseerd is.

U gaat tijd overhouden voor de zaken die ertoe doen én u en uw mensen zijn niet onnodig aan het zoeken naar bestanden en documenten waarvan niemand weet of ze überhaupt nog bestaan. Met de juiste inrichting van M365 zet uw organisatie de stap naar archiving by design en levert het een belangrijke bijdrage aan het voldoen aan de nieuwe archiefwet en wet open overheid En dat met M365 componenten die u waarschijnlijk grotendeels al in huis hebt, maar waar uw organisatie nog geen gebruik van maakt. ‘Archiving by Design’ begint echt met beheren bij de bron. Begin er vandaag nog mee.

Meer weten?

We helpen u graag verder. Voor meer informatie kunt u zich wenden tot uw Microsoft account manager. Kijk hier voor de technische details.