Zelf een ICT-systeem bedenken om mee te werken, het is even wennen. Maar in Friesland sloeg gereserveerdheid om in enthousiasme. De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân bouwde samen met zijn leverancier regiesoftware. Het resultaat smaakt naar meer: meer ontwikkelen, en voor meer gebruikers.
Beeld: De Beeldredaktie
Aan de Dienst, zoals de beleids- en uitvoeringsorganisatie voor het sociale domein zichzelf kortweg noemt, hebben zeven gemeenten hun bevoegdheden op het gebied van de Participatiewet, Jeugdwet en Wmo gedelegeerd. Voor berichtenverkeer in de justitiële jeugdzorg maakt men sinds begin 2015 gebruik van een applicatie van Gemboxx, van publiek ondernemer Swier Jan Miedema. Tevredenheid over product en leverancier leidde tot de vraag of Gemboxx ook ingehuurd kon worden voor de uitvoering van genoemde wetten, waarvoor gemeenten toen ook verantwoordelijk waren geworden. “Zouden we alle processen in het sociale domein kunnen ondersteunen vanuit één applicatie?”, vroeg Renze Zijlstra, die de operatie leidde, zich af. “Dat kon aanzienlijke voordelen opleveren, voor eindgebruikers en ook voor beheer en onderhoud.”
De Dienst onderscheidt in het sociaal domein drie stappen, bij elk van de drie wetten: toegang (intake), beschikking en administratie (uitvoering). In eerste instantie wilde Noordwest Friesland een regiesysteem. Daarmee kunnen die stappen worden aangestuurd. Daarnaast ondersteunt het regiesysteem de eerste stap, het intakeproces.
De Dienst
De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân, in 1999 gestart, is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Franekeradeel, Menameradiel, Het Bildt, Harlingen, Leeuwarderadeel, Terschelling en Vlieland (samen 76.000 inwoners). De eerste drie worden in januari de gemeente Waadhoeke en Leeuwarderadeel komt bij Leeuwarden, zodat de Dienst dan voor vier gemeenten werkt (65.000 inwoners). Het hoofdkantoor zit in Franeker. Momenteel zijn 2000 mensen ervan afhankelijk voor een bijstandsuitkering en ontvangen 6000 een Wmo-voorziening. In het sociale domein werken 120 medewerkers van de Dienst en 200 van ketenpartners.
De aanpak van Gemboxx gaat ervan uit dat materiedeskundigheid bij de gebruikers ligt, het bedrijf verstand heeft van software maken en producten ontstaan in nauwe samenwerking. Van gebruikers wordt een grote inbreng verlangd (naast centraal geformuleerde randvoorwaarden aan bijvoorbeeld beveiliging en gegevensopslag). Zij schetsen welke taken ze verrichten en volgens welke processen dat optimaal kan. Aan klantzijde coördineert een product owner – in Friesland is dat Zijlstra – dit specificatietraject. Zijn tegenspeler aan leverancierskant is een scrum master. Deze bekijkt hoe gebruikersinbreng zich in sprints laat vertalen in software. Elke sprint levert werkende programmatuur op, waarna klant en leverancier nagaan of die voldoet. Moet er iets anders of moet er iets bij, dan gebeurt dat in een volgende spint.
Zelf bepalen hoe je je werk doet is onwennig voor mensen die zich voorheen moesten voegen naar door traditionele systemen opgelegde stramienen. In Friesland waren dat vooral medewerkers van zeven ‘gebiedsteams’, waar de klantcontacten plaatsvinden. “Zij moesten de werking van de huidige applicatie loslaten en zelf bedenken hoe ze het wilden. Dat was lastig”, vertelt Zijlstra. Ook was het wennen om al na twee weken, de duur van een sprint, iets terug te zien, ook omdat het soms anders was dan verwacht. Dan werd het uitzoeken of de vraag onduidelijk was dan wel de vertaling in software ondeugdelijk. En vervolgens afspreken hoe het in de volgende sprint wél goed kon.
Wij willen zeker delen. De markt zit vrij vast en kan wel wat disruptiefs gebruiken
Bij traditionele systemen geeft een medewerker iets door aan de applicatiebeheerder, die de leverancier informeert, waarna een flinke tijd later een nieuwe release verschijnt. “Als je geluk hebt zie je als medewerker dan iets terug van wat je hebt aangegeven”, zegt directeur Marius Jellema van de Dienst. De snelle respons van Gemboxx en de tweewekelijks waarneembare groei van de applicatie werkten stimulerend. Jellema: “Er werd naar ons geluisterd.”
Bij de werkwijze van Gemboxx start een nieuwe sprint pas als de vorige is geaccepteerd. Zo niet, dan hoeft de vorige ook niet te worden betaald. Zeven sprints waren nodig voor het regiesysteem, dat in een cloud draait en nu wordt geïmplementeerd. Zijlstra en Jellema noemen wat nu al af is ‘Regieboxx’. Gemboxx-oprichter en managing partner Swier Jan Miedema spreekt van ‘GemCloud Samenwerkingsplatform’. Dat verwijst naar zowel de rol van de klant en de leverancier als de technische omgeving, waarbinnen applicaties functioneren. De Regieboxx is dan deel van dat platform.
De Miedema-methode
Miedema wil niet iets ontwikkelen wat al bestaat en goed werkt, mits de ontwikkelaar dat via zijn platform beschikbaar wil stellen. Zo is ‘Sophie’ een cruciale component van de Regieboxx. Dat is een instrument voor het registreren van intakegegevens van cliënten, waarmee het tevens aard en omvang van de zorg- of ondersteuningsbehoefte definieert en risico’s signaleert. Het is ontwikkeld door het bedrijf Nederlands Instituut voor Gezondheidszorg en Welzijn.
Nogal streng is Miedema voor wat op zijn platform mag. Zo is hij geen fan van de Zelfredzaamheid-Matrix, ontwikkeld door Amsterdam en Rotterdam. Aangewend door verschillende professionals in eenzelfde situatie zou die, anders dan de wetenschappelijk gevalideerde en internationaal toegepaste methode achter Sophie, niet tot dezelfde uitkomst leiden. Omdat het Friese personeel vertrouwd was met die matrix leverde Miedema’s stringente opvatting over wat goed is nogal wat discussie op. Pas bij de laatste sprint raakten medewerkers overtuigd, tot tevredenheid van Zijlstra en Jellema. Behalve op de inhoudelijke kwaliteit wijzen ze op gebruiks- en beheergemak. Wie in de Regieboxx werkt hoeft voor Sophie niet apart bij NIGW in te loggen (single sign-on) en de Dienst heeft in het gebruik uitsluitend te maken met Gemboxx, dat met derden de inzet van hun applicaties regelt. Zo’n derde komt in beeld nu Noordwest Friesland heeft besloten ook stap twee en drie te zetten volgens de nieuwe aanpak: beschikking en administratie, ofwel de backoffice.
Daarvoor biedt het GemCloud-platform plaats aan de applicatie X-Works van Company-X. In tegenstelling tot de Regieboxx vergt de introductie van dit systeem geen gebruikersinbreng meer bij de ontwikkeling. Het draait al bij Peelgemeenten, een samenwerkingsverband op zorggebied van vijf gemeenten in Brabant. Inbreng blijft niettemin nodig, nu voor de inrichting van de applicatie. Die gaat ook weer in sprints. Een sprint kost bij Gemboxx 7500 euro. De Regieboxx heeft dus 52.500 euro gekost. “We hebben daarvoor heel veel functionaliteit gekregen,” zegt Zijlstra. Miedema denkt dat de inrichting van X-Works in drie sprints moet kunnen, voor elke uit te voeren wet één. Als alles is geïmplementeerd kunnen de huidige applicaties uit. De Dienst gebruikt nu ‘Suites voor het Sociaal Domein’ en ‘Suite4Sociale Regie’ van Centric.
De zichzelf publiek ondernemer noemende Miedema hanteert het pay per use-principe. Wat je niet gebruikt hoef je ook niet te betalen, vindt hij. Hoe dat betalen naargelang het gebruik precies moet is nu ook onderwerp van samenwerking met Noordwest Friesland als launching customer. Ze trachten daarvoor een model te bedenken. Miedema heeft voor het eerste jaar de garantie afgegeven dat het minder dan de helft van de huidige exploitatiekosten wordt en verwacht dat het ook daarna de 50 procent niet zal overschrijden.
Hij verlangt van zijn klanten wel instemming voor gebruik van het product door anderen (die dan een deel van de investering door de eerste gebruiker compenseren). Voor Jellema is breder gebruik amper een vraag. “Wij willen zeker delen. De markt zit vrij vast en kan wel wat disruptiefs gebruiken. De invloed van klanten is minimaal en het tempo van wijzigingen laag. Het ontbreekt ook aan visie. Fixes, patches, nieuwe releases, je kunt je afvragen: kan dat nog wel met producten die lang geleden zijn ontwikkeld?”
Beware
Wethouder Mary-Ann Schreurs (Innovatie) van Eindhoven is zeer gecharmeerd van de werkwijze van Miedema en van de coöperatie als samenwerkingsmodel. “Dan kun je makkelijk delen en snel opschalen.”
Toen de start van coöperatie Beware op zich liet wachten heeft Miedema het voorafgaande memorandum of understanding opgezegd. “Ik snap zijn frustratie en voor een substantieel deel deel ik die”, zegt Schreurs, maar de wethouder wijst er ook op dat het ambtelijk apparaat tijd nodig heeft om zich een andere aanpak eigen te maken, en de selectie van een innovatiepartner met juridische waarborgen zeker te stellen.
Eindhoven zou het systeem van Gemboxx kunnen verkrijgen als Noordwest Friesland Beware-lid wordt, denkbaar is ook dat de gemeente lid wordt van Miedema’s coöperatie.
Inmiddels hebben B en W van Woerden de raad geïnformeerd over een voorgenomen aansluiting bij Beware. Dat kan volgens het college nu omdat Beware geen banden meer heeft met Gemboxx en Miedema. De vraag of die partij dan bij voorbaat is uitgesloten als innovatiepartner beantwoordt Schreurs ontkennend. “Er is geen beroepsverbod.”
Wat moeten andere gemeenten doen om het Friese systeem ook te gebruiken?
Jellema: “Lid worden van de coöperatie.”
Hier raakt de Friese directeur een thema dat historisch nogal belast is en bestuurlijke gevoeligheden in zich draagt. In juni 2015 tekenden Eindhoven, Woerden en Boxtel met Gemboxx een ‘memorandum of understanding’ om een coöperatie te stichten. Woerden haakte af nadat een wethouder anonieme beschuldigingen op internet dat hij aandelen had in Gemboxx en partnerbedrijf Grexx niet kon tegenspreken (hij had een belang gehad maar dat afgestoten, verklaarde hij in december 2014 in iBestuur) en de gemeenteraad hem liet vallen.
Het duurde tot januari 2017 eer de coöperatie Beware werd opgericht. De eerste drie letters verwijzen naar de oorspronkelijke initiatiefnemers, maar voor Woerden is Sint-Michielsgestel in de plaats gekomen. Dat heeft sinds 2016 met Boxtel één ambtelijk apparaat, MijnGemeenteDichtbij.
Gemboxx is geen partij meer. In februari startte een procedure voor de selectie van een innovatiepartner voor applicatieontwikkeling, maar in juni berichtte Beware belangstellende leveranciers meer tijd nodig te hebben en er eind dit jaar op terug te komen. Miedema wilde daarop niet wachten en bereidt zelf een coöperatie voor, waarvan gemeenten en partners als Company-X en NIGW lid kunnen worden. Bij deelname van een nader te bepalen aantal gemeenten draagt Gemboxx bestuur en directie over aan die gemeenten. Miedema denkt zijn coöperatie begin november te kunnen beginnen.
Directeur Jellema vindt de coöperatie ‘hét instrument om te delen’, maar wat gaat Noordwest Friesland kiezen? “Dat is afhankelijk van welke het snelst effectief is. Wij willen de flow vasthouden. Kan dat via Beware? Zo niet, dan gaan we in zee met Miedema.”
