'Kan iemand GS uitleggen dat er geen ZZS’s zijn gemeten in de MRA?' Afkortingen?? Het is tijd voor actie! Z.s.m.
FML! Sinds enkele maanden ben ik niet meer werkzaam als ambtenaar, maar nog steeds vliegen de overheidsafkortingen me te pas en te onpas om de horen.
Natuurlijk, ik had kunnen bedenken dat het gebruik ervan onvermijdelijk is in dit werkveld, maar toch had ik de ijdele hoop dat het ietsje minder zou zijn nu ik aan de andere kant van de tafel zit. Zo van: laten we rekening houden met de externe partij. Niets is minder waar, dus dan maar ten strijde!
Ik ben geen fan van afkortingen. Vaak omdat er een lollig bedoelde acroniem wordt bedacht, maar vooral omdat een niet uitgeschreven afkorting opgesloten informatie impliceert. Een leek snapt de inhoud sowieso niet en een halve leek heeft te veel ruimte voor eigen interpretatie, wat zorgt voor ruis op de lijn tussen zender en ontvanger. Bezien vanuit het licht van een open overheid is dit een slechte zaak. Jammer, want een groeiend aantal overheidsorganisaties publiceert hun informatie meer en meer op toegankelijke wijze. We kunnen er dus steeds makkelijker bij. Alleen, zolang er achter deze transparante ramen een muur van onduidelijke afkortingen is opgetrokken, schieten we er niet bijzonder veel mee op.
Zo keek ik zondagochtend jongstleden naar een talkshow waarin staatssecretaris Broekers-Knol aanschoof. Het gesprek ging over ‘asociale asielzoekers’, dus ik hoorde afkortingen als AZC en COA voorbijkomen. Nu kon ik de uitgeschreven versies nog wel bedenken. Van de nieuw ingebrachte term HTL – wat schijnbaar weer de opvolger is van de alom bekende EBTL – had ik nog nooit gehoord. Deze afkorting blijkt te staan voor Handhaving en Toezicht Locatie. Voor het gemak sprak de staatssecretaris zelf ook over een “Hogere Toezicht Locatie”. Fijn, een afkorting met twee definities – maar wordt er nu wel of niet gehandhaafd?
Oké, nu is deze variatie nog te overzien en te herleiden. Ik ben ook weleens getuige geweest van het gesprek tussen twee ambtenaren die het zeker een minuut of tien over respectievelijk het Actie Service Centrum en het Amsterdam Smart City hebben gehad. Er is gelachen – het was toch tamelijk onschuldig – maar dit incidentje was minder grappig geweest als het een gesprek tussen een bewoner en een ambtenaar was geweest. Of als het een gevoeliger onderwerp betrof. Of bij een combinatie van beide.
Natuurlijk, ik begrijp het nut van afkortingen. Weinigen willen begrippen als Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen meer dan een zin achter elkaar schrijven, lezen, uitspreken of zelfs aanhoren. UWV werkt toch wel makkelijker en ‘we’ weten min of meer wat het inhoudt. Maar in overheidsland worden ontelbare afkortingen gebruikt die minder gangbaar zijn in het dagelijks leven. Soms zijn er opgestelde lijstjes, maar je kan ze niet altijd makkelijk opzoeken. Het is niet voor niets dat de overheid zelf pleit voor het vermijden van afkortingen.
Is het echt zo erg? Jazeker. Het project HierOverheid probeert een eerste slag te slaan om de afkortingsmuur te doorbreken. Hierbij zijn 145.000 documenten geanalyseerd op het gebruik van afkortingen. En wat valt op? In 9 procent van de gevallen dat een afkorting bij hetzelfde organisatieonderdeel terugkomt – dus niet wanneer twee organisaties dezelfde afkorting gebruiken (!) – wordt er een significant andere uitgeschreven definitie gebruikt. Spelfouten en dergelijke zijn al gefilterd.
Met andere woorden: in gemiddeld 1 op de 11 gevallen zijn de documenten transparant over het verkeerde en krijgt de lezer defecte informatie. Oh ja, had ik al gezegd dat dit het gemiddelde betreft en dat er bij sommige organisaties spraken is van 25 procent afwijking in definitie? Au, dat doet wel een beetje pijn. Maar, goed nieuws! HierOverheid werkt aan een online toepassing waardoor de definitie verschijnt wanneer u een afkorting tegenkomt. Daarover later meer, maar als u binnen deze link een afkorting selecteert, krijgt u alvast een tipje sluier.
Ten slotte: Wellicht vindt u het gemiemel in de marge. Dat mag. U zult wellicht gewend zijn te werken in een context te werken met vele afkortingen. Maar laat dan uw thuisfront eens meelezen met een willekeurige pagina van een beleidsstuk van honderd kantjes, waarin onder andere “de GS uitleggen dat er geen ZZS’s zijn gemeten in de MRA en dat de er daarom geld vrijgemaakt kan worden uit het ILG aangevuld met het SNL, conform de afspraken van de IPO. Waar mogelijk kan de EFRO ook worden aangesproken.” U zult merken dat ze geen tweede pagina meer willen lezen. Dus wat denkt u zou gebeuren bij elk ander persoon die zijn weg niet kent in overheidsland? Precies.
TL;DR: Maak de inhoud van je afkortingen inzichtelijk.
Tom Bolsius is projectleider bij Open State Foundation. Voorheen was hij onder meer werkzaam bij de gemeente Amsterdam.
