Door digitalisering en technologische ontwikkelingen groeit de vraag bij gemeenten naar diensten bij marktpartijen zoals softwareleveranciers. Sinds enige maanden kunnen zij terecht bij het Kenniscentrum Markt en Overheid van de VNG. Die helpt hen slimmer samen te werken en beter in te kopen, vanuit de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU).
Van links naar rechts: Han Wammes, Cees van Westrenen, John van Dijk en André Plat.
Gemeenten kopen nu al voor ruim anderhalf miljard euro in aan diensten en producten op het gebied van informatieveiligheid en ICT bij marktpartijen en andere overheden. Dit neemt door voortrazende digitalisering en technologische ontwikkelingen als clouddiensten alleen maar toe. Met de GGU hebben gemeenten een krachtig instrument in huis, waarmee ze grote voordelen kunnen behalen door samen opgaven te organiseren. Daarbij is betere samenwerking met de markt noodzakelijk, stelt Nathan Ducastel, directeur VNG Realisatie “De gemeentelijke ICT is verweven met de gemeentelijke ICT-markt. Veel applicaties, kennis en expertise zijn daar verzameld. Om tot een flexibeler ICT-landschap te komen dat sneller kan inspelen op maatschappelijke opgaven, regie op gegevens beter faciliteert en dataportabiliteit bevordert, is begrip van en samenwerking met de markt onontbeerlijk. Daarin investeren is een must!”
Leveranciersmanagement
Professionalisering van leveranciersmanagement is één van die investeringen. In tegenstelling tot het Rijk investeren gemeenten nagenoeg nooit zelf in ICT, maar ze nemen het af als dienst of functionaliteit van de markt. De leverancier ontwerpt en beheert de dienst en blijft eigenaar van de broncode. De individuele gemeente is dan vaak afnemer. Een voorbeeld is dat gemeenten allemaal wettelijk verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de burgerzakenapplicatie. Er zijn in Nederland slechts drie leveranciers van deze applicatie. Dat maakt marktwerking ingewikkeld. De leveranciers hebben zichzelf afhankelijk gemaakt van gemeenten, omdat ze specifiek software ontwikkelen voor hen en niet voor andere domeinen, en tegelijk zijn de gemeenten ook van hen afhankelijk. Om het leveranciersmanagement en collectieve inkoop van diensten en producten te ondersteunen, heeft VNG Realisatie sinds drie maanden het Kenniscentrum Markt en Overheid opgezet. Richting gemeenten heeft dit nieuwe kenniscentrum een rol richting marktpartijen om afspraken te maken, de benadering van leveranciers te borgen in projecten en namens gemeenten op te treden bij incidenten en escalaties.
Bruggenbouwers
“Wij worden vooral in- en extern gezien als betrouwbare bruggenbouwers”, legt coördinator John van Dijk van het Kenniscentrum uit. “Wij stellen de kennis van de markt en overheid beschikbaar, verzorgen publiek-privaat relatiemanagement, richten strategisch leveranciersmanagement in en voeren procesregie op de collectieve inkoopagenda van de GGU.” Samen met experts Han Wammes, Cees van Westrenen en André Plat vormt Van Dijk het team achter het Kenniscentrum. Er staan momenteel nog twee vacatures open.
“Er is meer verbinding nodig. Dat is een van de redenen waarom Common Ground is opgezet.”
Het grensgebied tussen markt en overheid, waar het Kenniscentrum opereert, is een spanningsveld, legt Van Dijk uit. “Het zijn twee verschillende werelden, twee culturen. Je moet beide talen kunnen spreken, omgaan met de verschillen. Natuurlijk verdedigen wij als VNG vooral de publieke belangen.” Dat spanningsveld is wel aan het veranderen. Gemeenten en markt gaan anders met elkaar om dan voorheen, merkt Van Westrenen op.
Nu datagericht werken steeds belangrijker wordt, worden data vanuit de verschillende informatiesilo’s steeds meer gedeeld. Er is meer verbinding nodig. Dat is een van de redenen waarom Common Ground is opgezet, de vernieuwing van de gemeentelijke informatievoorziening die we samen hebben ingezet met gemeenten, marktpartijen en de VNG. “Als je wilt innoveren dan moet je echt op een andere manier werken dan we nu doen. Je hebt elkaar als partners nodig om ervoor te zorgen dat Common Ground een succes wordt.”
Daarom brengt het Kenniscentrum de partijen aan tafel. In een Groeipact hebben al meer dan 150 partijen, publiek en privaat, de intentie uitgesproken om die nieuwe samenwerking vorm te geven. “Die innovatie gaan we niet tot stand brengen met individuele gemeenten maar door samen te werken”, legt Wammes uit. “Daar hebben wij een belangrijke rol in, wij ondersteunen die samenwerkende gemeenten. We zijn met de partners van het Groeipact veel in gesprek, onder meer aan strategische tafels. Daar bespreken we interessante thema’s, ook met de CEO’s van grote marktpartijen. De voorbereiding doen we samen met de Kopgroep Groeipact, waarin vertegenwoordigers van verschillende marktpartijen zitten.”
“We krijgen signalen dat zowel gemeenten als marktpartijen ontevreden over de huidige manier van aanbesteden.”
Collectieve inkoopagenda
Bij de oprichting heeft het kenniscentrum vier thema’s meegekregen. Als eerste zal ze procesregie houden op de collectieve inkoopagenda van gemeenten. Dan gaat het bijvoorbeeld om ondersteuning bij het afsluiten van raamcontracten. Wammes: “Onze rol is om onderzoek te doen naar welke vraag en behoeften er zijn bij gemeenten om te komen tot een meerjarige inkoopagenda. Wij pikken de signalen op in de gemeentewereld en proberen die onder de aandacht te brengen. We krijgen bijvoorbeeld veel signalen dat zowel gemeenten als marktpartijen ontevreden over de huidige manier van aanbesteden. In het eerste kwartaal van 2022 hebben we samen met NL Digital daarom een quick scan aanbesteden uitgevoerd om op te halen hoe we dit proces van aanbesteden met elkaar kunnen verbeteren; input voor onze GIBIT (Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox). Uit de quick scan zijn veel verbeterkansen gekomen waar we binnenkort mee aan de slag gaan.”
Publiek-privaat relatiemanagement
Het tweede thema is publiek-privaat relatiemanagement. Daar is al een verbindend element voor, de zogeheten Software Catalogus, een online omgeving waarin leveranciers hun producten kunnen registreren en gemeenten kunnen laten zien welke software ze in gebruik hebben. De focus in dit thema ligt dan ook vooral op Common Ground, stelt Wammes. “We brengen leveranciers en gemeenten samen aan tafel voor deze transitie. Gemeenten moeten hun informatieomgeving aanpassen, leveranciers moeten andere standaarden gaan ondersteunen. We zien nu een kip-ei verhaal. Wie neemt de eerste stap om die veranderingen door te voeren? Daar proberen wij die twee werelden aan elkaar koppelen via het Groeipact en de strategische tafels. Leveranciers zijn actief betrokken en geven aan dat ze willen meegaan in die vernieuwing.”
Verder ondersteunt het Kenniscentrum allerlei operationele projecten om samen te werken met de markt. Een voorbeeld daarvan is een groot project om digitale toegankelijkheid aan te jagen. Van Westrenen: “Wij zijn de verbindende schakel met leveranciers. Die moeten hun software aanpassen om te voldoen aan digitale toegankelijkheid.” Van Dijk gaat verder: “Ook op meer strategisch niveau hebben we die verbindende rol. We zorgen dat strategische beleidsbepalers bij de overheid in gesprek komen en blijven met strategische beleidsbepalers in de markt.”
Vertrouwensbasis
Het derde thema is strategisch leveranciersmanagement. Leveranciers werken vaak met een roadmap, waarbij ze route in kaart brengen van ontwikkeling tot product development. Tegelijkertijd hebben gemeenten behoeften, wensen maar ook wettelijke taken die op hen afkomen. Zo zijn ze bijvoorbeeld sinds afgelopen januari ook verantwoordelijk voor de inburgering. Ook moeten ze alle besluiten digitaal beschikbaar maken. “Het is onze rol om die twee te matchen”, legt Van Dijk uit. “En te zorgen voor alignment, zodat beide partijen aan dezelfde kant van het touw trekken. We gaan niet over de inhoud. Wij zijn de verbindingsofficieren tussen de twee werelden.” André Plat vult aan dat hier het vierde thema ‘implementatieondersteuning’ bij wordt ingezet. “Hoe kunnen we autonome gemeenten het best bedienen met onze VNG portfolio? Welke practices vinden hun weg bij markt en overheid?”
“Ik hoop dat we over vijf jaar zien dat wij hebben bijgedragen aan het versterken van de samenwerking tussen markt en overheid.”
Over vijf jaar hopen Van Westrenen en Van Dijk om samen met gemeenten en leveranciers tot vergaande innovatie te komen van de gemeentelijke informatievoorziening. “Daar hebben we nog lang niet alle mogelijkheden van benut”, stelt Van Westrenen. “We staan nog aan het begin. Er zijn mooie stappen gezet, maar de vertrouwensbasis die we nu hebben tussen beide werelden geeft de mogelijkheden om meer stappen te zetten.”
Van Dijk gaat verder: “Ik hoop dat we over vijf jaar zien dat wij hebben bijgedragen aan het versterken van de samenwerking tussen markt en overheid. En aan versnelde innovatie voor onze inwoners en bedrijven want daar gaat het uiteindelijk om. Het Kenniscentrum is een middel dat bijdraagt aan het uiteindelijke doel: verbetering van de dienstverlening van overheden.”
Dit artikel werd is gepubliceerd in iBestuur Magazine #43 van juli 2022
