Onderzoek naar uitvoeringslasten en kosten Woo in de maak
Het gaat nog niet goed met de afhandeling van Woo-verzoeken. Daarom neemt het demissionair kabinet maatregelen. De meeste vallen in de categorie ‘meer en beter contact tussen overheidsorganisaties en Woo-verzoekers’, maar er wordt ook gewerkt aan de ICT-voorzieningen en uniforme werkprocessen. Op een Woo-dashboard kan iedereen straks zien hoe het ervoor staat met de afhandeling van Woo-verzoeken bij het Rijk.
Regelmatig overleg
Het kabinet denkt dat regelmatig overleg met informatieverzoekers voor verbetering kan zorgen (en volgt daarmee de Woo-tips op die Binnenlands Bestuur eerder verzamelde). Meer contact moet ervoor zorgen dat ambtenaren beter weten wat de Woo-verzoekers precies willen en welke gevraagde informatie de hoogste prioriteit heeft. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) is door demissionair staatssecretaris Van Huffelen gevraagd een beschrijving maken van hoe de afhandeling van een Woo-verzoek er globaal uitziet en hoe het contact moet verlopen tussen beide partijen.
Ook wordt de rol van Woo-contactpersonen groter. Zij zullen snel vragen beantwoorden over de beschikbaarheid van informatie. Iedere overheidsorganisatie heeft er minimaal één. Als er een Woo-verzoek binnenkomt, bepaalt de Woo-contactpersoon samen met de verzoeker hoe en met welke informatie de informatiebehoefte wordt vervuld.
Meer speling
De overheid krijgt iets meer speling door een andere maatregel: bij omvangrijke Woo-verzoeken wordt voortaan eerst een selectie gemaakt van de meest relevante documenten. Een voorbeeld is een Woo-verzoek over de vuurwerkramp in Enschede. Het ministerie van I&W heeft de afgelopen drie jaar nodig gehad om ruim 7.800 fysieke documenten in te scannen, inhoudelijk te beoordelen en te sorteren.
Uniform werkproces
Het verbeteren van ict-voorzieningen en het standaardiseren van het informatieproces zijn andere manieren om Woo-verzoeken sneller af te handelen. In dat proces staat de verzoeker in de toekomst centraal, belooft de staatssecretaris. Voor de Rijksoverheid komt er een uniform werkproces voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Van Huffelen vraagt de koepels van medeoverheden om ook een dergelijk gestandaardiseerd proces in te richten.
Aansluiten op Archiefwet
Uiterlijk begin volgend jaar wordt er uniform beleid vastgesteld op het gebied van email- en chatarchivering. Er wordt gewerkt aan de ict-voorzieningen en processen die dit mogelijk moeten maken. Ook wordt beleid ontwikkeld voor de archivering van concepten. ‘Ik ben met mijn collega-bewindspersoon van OCW in gesprek om te bezien op welke wijze we ervoor kunnen zorgen dat de Woo en de Archiefwet (in de uitvoering) beter op elkaar kunnen aansluiten, bijvoorbeeld waar het gaat om de waardering, selectie en vernietiging van informatie zowel in het kader van archivering (de Archiefwet) als van openbaarmaking (de Woo),’ schrijft Van Huffelen.
Dashboard
Of de maatregelen effect hebben bij de rijksoverheid, is goed te volgen: vanaf 1 januari 2025 laat een online dashboard precies zien hoe het staat met de afhandeling van Woo-verzoeken bij het rijk. Daarnaast wordt ingezet op het uitvoeren van audits op de Woo-processen bij de ministeries.
Proces van jaren
Over maatregelen om misbruik van de Woo tegen te gaan, bevat de brief nog geen concrete plannen. Sowieso is het verbeteren van de uitvoering een proces van jaren, benadrukt het kabinet in de brief. De concrete uitvoeringslasten en kosten van de Woo zijn onderwerp van een nieuw onderzoek. Op basis daarvan mag een nieuw kabinet beslissen of en hoe de Woo moet worden aangepast om hem beter uitvoerbaar te maken. Eind 2025 wordt gestart met de wetsevaluatie.
Lees ook:
Staat de Woo aan de vooravond van een verbetering? – iBestuur
