Onderzoek: overheidsorganisaties hebben nog onvoldoende kennis van de Woo
De Wet open overheid (Woo) biedt de mogelijkheid voor derden hun mening te geven over openbaarmaking van documenten waarin zij worden genoemd. De huidige werkwijze leidt echter vaak tot vertraging, frustratie bij de indieners van een Woo-verzoek en onzekerheid bij de derden, blijkt uit onderzoek van de Universiteit Leiden. Met meer standaardisering, betere ondersteuning en transparante communicatie kan dat probleem worden opgelost.
Documenten die betrokken zijn bij een beroep op de Woo bevatten regelmatig informatie over derden, meestal bedrijven. Soms willen zij delen daarvan liever geheimhouden, bijvoorbeeld de prijsopbouw van een geneesmiddel. Ambtenaren behoren derden de gelegenheid te bieden om bezwaar aan te tekenen tegen het openbaar maken van de informatie in de opgevraagde documenten. Dat proces verloopt echter niet soepel. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) heeft daarom de Universiteit Leiden gevraagd te onderzoeken waar de knelpunten zitten en hoe die kunnen worden aangepakt.
Werkprocessen en de ICT-systemen niet goed ingericht
Een belangrijke conclusie is dat overheidsorganisaties nog onvoldoende kennis hebben van de Woo. Dat leidt er bijvoorbeeld toe dat niet duidelijk is wie er als derde moet worden aangemerkt. Ook zijn de werkprocessen en de ICT-systemen niet goed ingericht op het efficiënt afhandelen van Woo-verzoeken.
Daarnaast is er ook een capaciteitsgebrek bij het verwerken van complexe Woo-verzoeken, bijvoorbeeld als er veel derden bij betrokken zijn. Het gevolg is dat vaak uit voorzorg derden om commentaar wordt gevraagd, terwijl niet duidelijk is of zij bezwaar zullen maken. In sommige gevallen kunnen zij niet eens bezwaar aantekenen tegen het openbaar maken, bijvoorbeeld als het gaat over bepaalde milieugerelateerde uitstoot.
Meer standaardisatie en duidelijke criteria nodig
In de aanbevelingen pleiten hoofdonderzoeker Annemarie Drahmann, universitair hoofddocent Staats- en Bestuursrecht van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid en twee mede-onderzoekers voor meer standaardisatie van de procedures en duidelijker criteria voor wie als derde wordt aangemerkt. Er moet training komen voor ambtenaren en efficiëntere digitale ondersteuning. ‘Het is zorgwekkend dat 2,5 jaar na de inwerkingtreding van de Woo veel bestuursorganen nog altijd onvoldoende lijken te hebben geïnvesteerd in de software die nodig is om Woo-verzoeken goed af te handelen’, stellen de onderzoekers in het rapport.
Zo is er bijvoorbeeld een mogelijkheid om digitaal ‘transparant’ te lakken. Dat betekent dat afhankelijk van de rechten van de lezer, bepaalde informatie wel of niet te lezen is. Die aanpak voorkomt dat ambtenaren verschillende versies van documenten bij moeten houden. Inefficiënt lakken zorgt ervoor dat de afhandeling van Woo-verzoeken onnodig veel tijd kost.
Voor het onderzoek hebben de Leidse juristen 843 uitspraken van de rechter geanalyseerd. Daarnaast hebben zij een enquête uitgezet die door ruim 300 ambtenaren, derden en Woo-verzoekers werd ingevuld.
Lees ook:
Waardoor komt het toch dat niet alleen de overheid zelf, maar ook onderzoekers focussen op de achterkant van het bestuurlijk handelen? De overheid heeft zich te verantwoorden over bevoegdheid, inrichting en uitvoering met een complex aan wettelijke verplichtingen. De aandacht moet naar het op orde brengen van de verantwoording, het inzicht in het functioneren en de archivering. Alle drie bestaande wettelijke verplichtingen die vooraf gaan aan openbaarmaking. Pas als de nakoming van wettelijke verplichtingen op orde is, kan daaruit een actieve openbaarmaking ontstaan.
Bestuurlijk handelen staat of valt met het begrijpen van algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Dat omvat de zorgvuldigheid en de inzet van adviesfuncties tijdens de voorbereiding. En de voorbereiding behoort onderdeel te zijn van de verantwoording en terecht te komen in het archief. In de voorbereiding zit de kennis die maar al te vaak verloren gaat.