Overheden bieden steeds meer online regelhulpen die wetgeving uitleggen voor ondernemers. Het principe erachter is eenvoudig, de uitwerking ervan niet en dat is nauwelijks een ICT-kwestie. Wetgeving moet in een regelhulp bijvoorbeeld veel explicieter, verandert vaak en wordt steeds decentraler. Nieuwe wetgeving zou daar rekening mee moeten houden.
Met een regelhulp vult een ondernemer een digitale vragenlijst is. Zo ziet hij welke regels op zijn bedrijf van toepassing zijn en wat dit voor hem betekent. Een digitale regelhulp verandert de wet niet, maar legt deze in begrijpelijke taal uit. Dat is geen overbodige luxe, want hoewel iedereen geacht wordt de wet te kennen hebben ondernemers toch vaak vragen. Wat mag ik op grond van deze regel? Heb ik een vergunning nodig?
Er zijn inmiddels tientallen regelhulpen voor ondernemers, op het gebied van milieu, veiligheid, sociale zaken en fiscaliteiten. Ze besparen ondernemers tijd en voorkomen irritatie. En daar is behoefte aan, want ze worden jaarlijks tienduizenden keren geraadpleegd. Regelhulpen leiden zo tot betere dienstverlening van de overheid, maar ook tot minder hulpvragen aan de overheid en betere naleving van wet- en regelgeving.
Het principe achter een regelhulp is dus eenvoudig; de uitwerking ervan is andere koek. De belangrijkste uitdaging ligt daarbij niet in de ICT, maar in het vertalen van wetgeving in de regelhulp. Regelhulpmakers lopen hierbij tegen een aantal zaken aan.
Wetgeving is impliciet
Wetgevingsteksten zijn de basis voor een regelhulp, maar deze teksten zijn niet zomaar vast te leggen in een regelhulp. Dat komt doordat wetgeving is geformuleerd in natuurlijke taal en, in tegenstelling tot formele taal, ambiguïteiten bevat. Normen en begrippen zijn, bedoeld of onbedoeld, soms niet of impliciet gedefinieerd in wetgeving. Een regelhulp kan hiermee niet uit de voeten; die is eigenlijk heel dom. Je moet precies opschrijven wat normen en begrippen zijn en wat de betekenis is, zodat hieruit heldere beslisregels zijn af te leiden om in de regelhulp te verwerken.
Een voorbeeld. Aan de hand van de fiscale wetgeving is het lastig om te bepalen of iemand een ‘ondernemer’ is voor de overheid. Hiermee worstelt de Belastingdienst vaak. Bij welk aantal is de hobbyist die fietsen opknapt en verkoopt via Marktplaats nog steeds hobbyist en bij welk aantal wordt hij ondernemer? Een belangrijke vraag, want dat bepaalt immers hoeveel belasting hij moet betalen.
De wetgeving biedt in dit soort gevallen vaak geen eenduidig antwoord. Er is daarom eerst een vertaalslag nodig op de wetgevingstekst, alvorens er een regelhulp van is te maken. Dat betekent explicitering van impliciete normen en begrippen uit de wetgeving. Dat is werk voor experts, die de wetgeving moeten interpreteren.
Wetgeving verandert regelmatig
Een regelhulp vraagt om terugkerend onderhoud, omdat wetgeving regelmatig wijzigt of omdat er nieuwe wetgeving bijkomt. Dat betekent dat het regelbeheer rond de regelhulp goed moet worden georganiseerd. Als een regelhulp niet meer actueel is, kan dat ertoe leiden dat de gebruiker beslissingen baseert op verkeerde informatie, vervolgens schade lijdt en de overheid daarvoor aansprakelijk stelt. Een ondernemer die een regelhulp raadpleegt wil erop kunnen vertrouwen dat deze ook up-to-date is.
Regelbeheer is makkelijker als de inhoud van de regelhulp niet wordt vastgelegd in het systeem zelf, maar in een apart informatiemodel waarvan het regelhulpsysteem gebruik maakt. ICT en inhoud blijven zo gescheiden. Met een gebruiksvriendelijk contentmanagementsysteem kunnen mensen dan zonder veel technische kennis de normen, begripsdefinities, bedrijfslogica, stroomschema’s, beslisregels en wetsuitkomsten onderhouden.
Wetgeving wordt steeds fijnmaziger
Een ondernemer wil een regelhulp snel doorlopen, maar fijnmazige wetgeving staat snelheid in de weg. En fijnmazigheid zien we meer en meer. De tendens is namelijk dat wetgeving na verloop van tijd steeds meer verdicht en verfijnt. Dit is de ‘wet van de beleidsaccumulatie’. Door deze wetmatigheid nemen de regels toe en bevat wetgeving na verloop van tijd steeds meer categorieën en uitzonderingen. Daar kunnen goede redenen voor zijn, bijvoorbeeld omdat de wet anders tot ongewenste maatschappelijke uitkomsten leidt voor bepaalde groepen. Tegelijkertijd betekent iedere extra regel, categorie of uitzondering een extra vraag in een regelhulp.
Door fijnmaziger wordende wetgeving dijen regelhulpen steeds verder uit. Zo bestaat de regelhulp voor brandveiligheid, een wegwijzer waarmee iemand kan bepalen of hij aan de wettelijke eisen voor brandveilig gebruik van bouwwerken voldoet, nu uit een veelheid van vragen. Dat is verklaarbaar, omdat het onderliggende bouwbesluit bestaat uit honderden artikelen. Ondernemers die de regelhulp willen doorlopen zijn er wel even zoet mee.
Hoewel een regelhulp recht tracht te doen aan de omvang en complexiteit van de wetgeving, is het risico tegelijkertijd dat gebruikers afhaken bij een overmaat aan vragen. Regelhulpmakers zullen hier een passende balans in moeten zien te vinden, bijvoorbeeld door geen overbodige vragen te stellen en niet naar zaken te vragen die al bij de overheid bekend zijn.
Steeds meer decentrale regels
Er vindt een verschuiving plaats van landelijke naar decentrale regels. Dat is bijvoorbeeld zichtbaar binnen het sociaal domein. Decentrale overheden zijn sinds 2015 verantwoordelijk voor taken die voorheen uitgevoerd werden door het rijk. Zij kunnen ook eigen regels stellen, binnen de kaders van de wet. Dergelijke differentiatie leidt ertoe dat de uiteenlopende lokale wetgeving van decentrale overheden lastig of niet te digitaliseren is in een overkoepelende regelhulp.
Iets dergelijks zien we terug bij het online Omgevingsloket. Daarin kan iemand onder meer bepalen of hij een omgevings- of watervergunning nodig heeft of een melding moet doen. Het loket wordt doorontwikkeld met het oog op de inwerkingtreding van de Omgevingswet over enige tijd. Onder die wet kan een verschuiving plaatsvinden van landelijke naar lokale regels. Dat betekent dat meer lokale regels in het Omgevingsloket moeten worden opgenomen dan nu, waarbij voorzien is dat gemeenten via een koppelvlak zelf hun lokale regels invoeren en bijhouden.
Het vraagt nogal wat om te borgen dat alle Nederlandse gemeenten hun zaken bijhouden in het loket. Hiervoor is namelijk goed lokaal regelbeheer nodig en een standaardprotocol om (lokale) wetgeving mee om te zetten naar de regelhulp. Zover is het nog niet.
Belevingswereld verschilt van systeemwereld
Overheden gaan in hun communicatie vaak uit van hun eigen systeemwereld in plaats van de belevingswereld van de ondernemer. Regelhulpen gaan vaak over één wettelijke regeling, terwijl de ondernemer ook te maken heeft met andere regelingen.
Die werkwijze is wellicht te verklaren vanuit de organisatiewijze van de overheid, maar minder logisch vanuit ondernemersperspectief. De ondernemer denkt niet vanuit een wettelijke regeling, maar vanuit zijn domein. Meer specifiek: een activiteit, life event of gebeurtenis waarmee hij te maken heeft. En daarop kunnen meerdere wettelijke regelingen van toepassing zijn.
Regelhulpen zouden meer vanuit de belevingswereld van ondernemers kunnen worden gemaakt, ‘van buiten naar binnen’. Het ontwikkelen van een domeingerichte regelhulp is alleen geen sinecure. Het vraagt om gedegen afstemming tussen overheidsorganisaties, zodat begripsdefinities uit de verschillende regelingen uniform worden vastgelegd en de contextuele samenhang is geborgd. Dit is niet eenvoudig, maar het kan wel. De regelhulp premiekortingen is een voorbeeld. Daarmee kunnen werkgevers makkelijk bepalen of ze recht hebben op premiekortingen als zij iemand in dienst nemen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De regelhulp omvat meerdere wettelijke regelingen van verschillende overheden.
Tot slot
De kwaliteit van de digitale dienstverlening is in hoge mate afhankelijk van goede overheidsinformatie. Online regelhulpen helpen hierbij; ze leggen wetgeving op maat uit aan ondernemers. Regelhulpen zijn bij uitstek handig voor kleine ondernemers om snel en goed hun weg te vinden in de wet- en regelgeving.
Maar digitalisering van wetgeving in een regelhulp zou een stuk makkelijker zijn als tijdens het wetsontwerp van nieuwe wetgeving al rekening wordt gehouden met die digitalisering. Dat kan met een digitaliseringstoets, maar zo’n toets maakt nu niet standaard deel uit van het wetgevingsproces. Met een toets vooraf kan wetgeving worden afgedwongen waarmee digitale regelhulpen en ook publieke uitvoeringsorganisaties uit de voeten kunnen. En als wetgeving goed te digitaliseren is, dan leidt dat ook tot efficiëntere uitvoeringsprocessen en betere publieke dienstverlening voor burgers en bedrijven.
Enkele regelhulpen
• Rekenhulp berekening btw over privégebruik auto
• Regelhulp premiekortingen en LIV
• Legionellapreventie in leidingwaterinstallaties
• Regelhulp brandveilig gebruik bouwwerken
Meer informatie: team Regelhulpen via contact@e-overheidvoorbedrijven.nl of 088-0424230.
Leuk om te lezen Dirk-Jan. Hier bijten systemen als TenderNed, P-Direkt of GPS (V&J) zich al ook al jaren op stuk. Ik pleit daarom ook voor begrijpelijke regelgeving in de taal van de gebruiker.
Dirk-Jan en Maarten hebben helemaal gelijk, maar dat lokale regelbeheer is vrij eenvoudig te regelen. Als specialist in Regelbeheer hebben we hiervoor concepten ontwikkeld en getoetst in de praktijk. O.a. voor de Omgevingswet.
Zeker met een College voor Gemeenschappelijke Dienstverlening in aantocht is het voor lokale overheden zaak dit goed samen te organiseren, want de andere keuze is het weer bij de diverse leveranciers laten liggen en daarvoor een (hoge) prijs betalen.
De vraag blijft: Wie neemt het initiatief?
Seger, P-Direkt kan op dit vlak te rade gaan bij het ministerie van Defensie, waar momenteel haard wordt gewerkt aan het interpreteren, analyseren en modelleren van de HR-regelgeving om vervolgens direct te kunnen implementeren (model-driven).