Frankrijk stelt alleen 'voltooide documenten beschikbaar', Denemarken beperkt de openheid tot externe e-mails en officiële documenten, Finland geeft hiernaast ook toegang tot SMS-, WhatsApp-, Signal- en andere berichtenapps, Estland stelt ook interne e-mails beschikbaar. De Universiteit Leiden voerde in opdracht van het ministerie van BZK een vergelijkend onderzoek uit.
In Zweden is het recht op toegang beperkt tot de ‘officiële documenten’. | Beeld: Shutterstock
Minister Adriaanse (EZK) informeerde de Eerste en Tweede Kamer per brief over het onderzoek ‘Openbaarmaking van overheidsinformatie’. Hierin vergelijken de onderzoekers de wijze waarop Europese landen informatie openbaar maken op grond van hun wetgeving met de situatie in Nederland. Ook geven ze verschillende alternatieven uit deze landen ter overweging mee die bij kunnen dragen aan de openbaarmaking van overheidsinformatie in ons land. In de eerste helft van 2023 gaat de minister de Kamer informeren over wat ze met de inzichten concreet gaat doen.
Op het programma stonden zes landen om te onderzoeken: Verenigd Koninkrijk, Zweden, Frankrijk, Duitsland, Estland en Slovenië. Het algemene beeld is dat Nederland niet meer informatieverzoeken lijkt te ontvangen dan de onderzochte landen en dat in alle landen sprake is van een stijging van het aantal verzoeken. De meeste landen hanteren een beslistermijn van vier weken. Behalve in Frankrijk, lijkt het halen van deze termijnen niet problematisch.
Ruim documentenbegrip
Nederland blijkt een ruim documentenbegrip te kennen. Het gaat bij ons om brieven en notities, maar ook om e-mails en chatberichten. Ook interne e-mails van ambtenaren vallen onder het begrip ‘documenten’.
In Zweden is het recht op toegang beperkt tot de ‘officiële documenten’. Hier vallen dan ook e-mail of werk- gerelateerde chatberichten onder. Interne berichten worden echter niet als verzonden of ontvangen beschouwd. Memoranda, concepten en presentaties vallen niet onder de officiële documenten.
Ook in Duitsland is het recht op informatie beperkt tot ‘officiële informatie’. Informatie is hier officieel als het permanent onderdeel uit gaat maken van het informatiebestand.
Frankrijk gaat uit van een brede opvatting van wat overheidsdocumenten zijn, maar alleen de ‘voltooide documenten’. Een concept-nota met persoonlijke aantekeningen behoort daar niet toe.
In Estland spreken ze van ‘publieke informatie’. Daarbij gaat het dan om alle informatie rond een bestuurlijke aangelegenheid. Ook concepten en andere concept-documenten vallen onder de definitie van publieke informatie.
In Slovenië strekt het zich tot slot uit tot publieke informatie, uitgezonderd de interne e-mails van ambtenaren.
Werkbezoeken aan Noord-Europese Landen
Naast het onderzoek dat is uitgevoerd door de Universiteit Leiden is een aantal werkbezoeken afgelegd aan verschillende Europese landen, te weten Denemarken (fysiek), Finland, Estland en Letland (alle digitaal). Dit levert een mooi inkijkje in de werkwijze van de verschillende landen, de termijnen waaraan voldaan moet worden en hoe het begrip ‘document’ wordt toegepast. Direct wordt ook duidelijk welke impact het heeft op het werk van de ambtenaar. Als interne e-mails openbaar zijn, dan moeten deze gearchiveerd en gepubliceerd worden. Een Finse DG geeft aan dat hij per dag honderden interne e-mails ontvangt die niet openbaar worden.
