Open Overheid: Vijf aanbevelingen om aan informatiebehoeften te voldoen
Wat zijn de informatiebehoeften van burgers en journalisten aan overheidsinformatie? En hoe zorg je als overheid ervoor om deze op een efficiënte manier te vervullen? Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vroeg het Instituut Maatschappelijke Innovatie onderzoek te doen naar informatiebehoeften. Dit is deel 3 van een korte serie over dit onderzoek; in dit artikel staan de aanbevelingen centraal.
1 . Zorg dat ieder ministerie en iedere gemeente jaarlijks minimaal één topdossier actief openbaar maakt waar veel maatschappelijke belangstelling voor is.
Op lokaal niveau is het openbaar maken van het erfpachtdossier door de gemeente Amsterdam een goed voorbeeld. Op nationaal niveau liggen dan thema’s voor de hand als asielmigratie, de wolf in Nederland, klimaat, of de afhandeling van de Toeslagenaffaire. Dit levert een bijdrage aan de betekenisvolle openbaarheid. Daarbij geldt dat actieve openbaarmaking geen eenmalige exercitie is; deze dossiers dienen periodiek – bijvoorbeeld elk kwartaal) geactualiseerd te worden. Door de eerder gekozen topdossiers te onderhouden en ieder jaar een topdossier toe te voegen ontstaat een geleidelijke uitbreiding van de actieve openbaarheid die ook werkbaar is voor het betreffende bestuursorgaan. Op deze wijze kunnen er op nationaal niveau, met 15 departementen, na vier jaar 60 grote dossiers actief openbaar gemaakt zijn.
2 . Organiseer periodiek overleg met belanghebbenden over hun informatiebehoeften.
Rond ieder ministerie of gemeente zijn er wel een aantal brancheverenigingen, maatschappelijke organisaties of media organisaties actief. Zij hebben belang bij een goede informatievoorziening vanuit de betrokken overheid en hebben mogelijk bruikbare ideeën over hoe dit beter georganiseerd kan worden. Door bijvoorbeeld jaarlijks of iedere twee jaar te overleggen met de verschillende doelgroepen kan geleidelijk een betere informatierelatie worden opgebouwd.
3 . Leg een koppeling tussen actieve openbaarheid en burgerparticipatie.
Laat ieder ministerie jaarlijks een thema kiezen waarbij ingezet wordt op burgerparticipatie. Op gemeentelijk niveau wordt burgerparticipatie vaker toegepast, maar het kabinet heeft de ambitie om ook op nationaal niveau meer gebruik te maken van burgerparticipatie. “Ook betrekken we burgers bij het verder uitdenken (…) van de in het regeerprogramma voorgestelde maatregelen (…). We zorgen ervoor dat burgers betrekken gemeengoed wordt op alle departementen en sturen daarop.” Daarbij hoort dan de actieve openbaarmaking van de relevante feiten, cijfers en achtergronden en het inzicht geven in de verschillende beleidsopties, voorstellen en argumentatielijnen.
4 . Presenteer de belangrijkste documenten via een tijdslijn.
In een tijdslijn wordt het voor geïnteresseerden visueel duidelijk gemaakt welke informatie in welke volgorde door welke actor/gremium is geproduceerd. Dat kunnen bijvoorbeeld onderzoeksrapporten, verslagen van een bestuursraad, MT-overleg, nota’s of Kamerstukken zijn. Op deze wijze wordt overheidsinformatie veel meer inzichtelijk en beter doorzoekbaar gemaakt.
5 . Benut AI-tools voor actieve openbaarheid.
AI-tools kunnen op verschillende manieren bijdragen aan het beter benutten van actief openbaar gemaakte overheidsinformatie. Zo is het mogelijk om met AI grote hoeveelheden gegevens te analyseren om trends en patronen te ontdekken. AI kan helpen bij het zoeken en selecteren van informatie, het maken van inventarislijsten en kan een advies geven over te lakken passages, zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens. Gebruikers kunnen AI-chatbots vragen stellen over specifieke onderwerpen, zoals subsidies, regelgeving of overheidsbeleid. AI kan ook ingewikkelde beleidsdocumenten of datasets samenvatten in begrijpelijke taal. Daarbij geldt dat de huidige AI-tools ook foutieve antwoorden geven. Daarom moet er gebruik gemaakt worden van verantwoord getrainde AI en van AI die verwijst naar de echte bronnen.
Afspraken tussen informatieverzoeker en overheid
Ten slotte zijn in dit onderzoek ook de mogelijkheden van afspraken tussen overheid en informatieverzoeker verkend. Bij complexe en veelomvattende Woo-verzoeken ligt het voor de hand om als overheid in gesprek te gaan met de verzoeker om samen te bekijken hoe zo goed mogelijk in zijn/haar informatiebehoefte kan worden voorzien.
1. Voer binnen veertien dagen een concretiseringsgesprek met als primaire doel om in kaart te brengen naar welke documenten de verzoeker op zoek is.
2. Zorg voor een goede voorbereiding van het gesprek. Denk aan een ‘menukaart’ voor het gesprek tussen overheid en verzoeker waarop verschillende opties staan.
3. De bereidheid om een Woo-verzoek af te bakenen hangt ook af van de houding van de betrokken ambtenaar. “Je voelt snel genoeg of alles erop gericht is om zo snel mogelijk van het verzoek af te zijn. Als iemand echt meedenkt dan wek je vertrouwen en ben je bereid om af te zien van een aantal gevraagde documenten.” (journalist)
4. Zorg daarbij dat een aantal relevante en relatief gemakkelijk leverbare documenten (nota’s, verslagen) binnen de wettelijke termijn van 28 dagen wordt geleverd (art. 4.2a Woo)
5. Spreek een einddatum af en maak daarbij afspraken over deelbesluiten en publicatietermijn.
Ontsluiting
Bij een Woo-verzoek worden de documenten nog te vaak in een samengestelde pdf ter beschikking gesteld. Vaak is er wel een inventarislijst, maar ontbreekt een inhoudsopgave. Woo-verzoeken dienen machine-leesbaar en volgens de FAIR-principes toegankelijk te worden gemaakt.
Dit is deel 3 van een serie over informatiebehoeften van gebruikers van overheidsinformatie. Het onderzoek is aangedragen door de maatschappelijke coalitie Over Informatie Gesproken en maakt deel uit van het Actieplan Open Overheid. Het gehele onderzoek is te vinden via deze link.
Lees ook:
