Voeling houden en met je doelgroep in verbinding zijn. Weten wat er speelt, groepsgewijs kunnen beantwoorden van vragen, voorzien in extra informatie en kunnen doorpraten in kleinere verbanden. Opensourcetoepassingen maken deze werkvormen mogelijk en heffen de afhankelijkheid van één leverancier op. Nu open source steeds meer volwassen wordt, neemt de inzet en het aantal gebruikers alleen maar toe. Ook bij stichting Pleio, één van de pioniers.
We komen uit een tijdperk van wetten, normen en regels. Waarbij de overheid ‘in control’ wil zijn en waar strikte afspraken gelden over openbaarmaking, uniformiteit en verantwoording. Dit frame past niet altijd goed bij de tijd waarin we nu leven. Steeds meer activiteiten in ons dagelijks leven zijn gericht op dialoog, waarin openheid, laagdrempelige toegang en kwaliteit van leven belangrijker worden gevonden. Een tijd waarin luisteren naar en leren van je omgeving vanzelfsprekend zijn.
Deze veranderingen kunnen voor de overheid ongemakkelijk zijn. Zo is een overheidsorganisatie vaak niet gewend om uitgebreid rekening te kunnen en willen houden met meningen, zorgen, vragen, verwachtingen en ideeën. Anders gezegd: om rekening te houden met de belevingswereld van de doelgroep zelf. Bovendien ondersteunen bestaande ICT-voorzieningen – waarvan de overheid gebruikmaakt – de online dialoog met personen buiten de organisatie niet snel. De gekozen ICT werkt bovendien met silo’s voor data en bestanden. Bij een nieuw ICT-vraagstuk wordt vaak een volgende maatwerkoplossing voorgesteld, waardoor het product duurder en ingewikkelder wordt en wat niet altijd in het belang van de eindgebruiker is. En sprake is van een vendor lock met en een (mogelijk kostbare) exit procedure.
De behoefte aan online contact en samenwerken over organisatiegrenzen heen is groot. Twee voorbeelden.
- Grotere gemeenten hebben al snel te maken met enkele honderden ICT-systemen, waardoor innoveren lastig kan zijn. Elke gemeente lijkt bij de dienstverlening vaak zelf het wiel uit te willen vinden, redenerend vanuit de eigen bedrijfsvoering. Common Ground wil deze situatie doorbreken. Het vormt een initiatief van de koepelverenigingen van gemeentelijke informatieprofessionals die de regie terug wil nemen op eigen ICT, door op het gebied van processen en informatievoorziening meer samen te werken. De visie is het geleidelijk ombouwen van bestaande systemen naar een nieuwe, moderne omgeving waar data makkelijker en beter kunnen worden ontsloten.
- Salarisprofessionals hechten veel belang aan een directe ingang bij de Belastingdienst. Zij verzorgen loonaangiftes, waarmee jaarlijks ruim 20 miljard gegevens gemoeid gaan. In 2016 is Forum Salaris opgericht: een online ontmoetingsplek waar salarisprofessionals, Belastingdienst en UWV samenwerken aan tijdige, juiste en volledige loonaangiftes. Gebruikers vinden online specifiek nieuws over loonheffingen, praktische handreikingen, informatie over toezichtthema’s, jurisprudentie, polls, blogs en events. En, niet onbelangrijk: ze kunnen via het forum op een snelle en eenvoudige manier vragen stellen aan vakgenoten. De Belastingdienst en UWV helpen mee bij de beantwoording. Inmiddels kent Forum Salaris ruim 10.000 leden.
Groeipad open source binnen de overheid
Open source is software waarvan de broncode openbaar beschikbaar is. De software is vrij toegankelijk en deze is makkelijk zelf te gebruiken, aan te passen of te verspreiden. Door een hechte groep van samenwerkende ontwikkelaars wordt de software continue doorontwikkeld, in het belang van de gebruiker en zonder te veel centrale sturing. Hierbij komen eindproducten vrij ter beschikking voor het grotere publiek.
Aanvankelijk werd neergekeken op deze leveranciers. De technologie was weliswaar anders en vernieuwend, maar zaken als bedrijfsvoering en financiën waren in het begin niet afdoende geregeld. Bovendien leek het aantal gebruikers aanvankelijk beperkt. Nu in de randvoorwaarden verbetering is gekomen en het aanbod toeneemt, groeit het aantal gebruikers en de toepassingen. Toetreders genieten daarbij steeds meer bekendheid.
Inzichten
De Katholieke Universiteit Leuven – Instituut voor de overheid deed onderzoek naar de ontwikkeling van open source en betrok daarin Pleio. De onderzoekers komen tot een aantal inzichten:
- Open source, zoals Pleio, heeft zich binnen de overheid tot nu toe in drie fases ontwikkeld.
- Het doorbreekt bekende routines, zet aan tot een nieuwe en innovatieve manier van werken en denken.
- Toepassingen kunnen overheidsorganisaties steeds vaker en uitgebreider helpen om online met hun doelgroep in verbinding te komen. Contact dat waardevol is en waarop beleid, uitvoering en informatievoorziening beter kunnen worden afgestemd.
- Deze manier van contact kan worden gezien als een onderdeel van een grotere beweging: een transitie naar een open, extern en collaboratief netwerk met een community gerichte manier van besturen.
Fases
Kenmerken van de drie ontwikkelfases van Pleio zijn:
- Fase 1: Pioniersfase
Een pionier als Stichting Pleio startte 10-15 jaar geleden met eerste ideeën over open source. Daarin centraal het sympathieke verhaal over co-creatie in een netwerksamenleving. Mensen verbinden over organisatiegrenzen heen, kosten besparen door hergebruik van software, veilig data kunnen uitwisselen, waren leidende thema’s. Met deze visie ontstond een bottum-up initiatief. Kleinschalig, met een beperkt aantal ontwikkelaars, enkele visionairs en weinig organisatorische beperkingen werden nieuwe manieren van online samenwerken beproefd. Het businessmodel was ad-hoc en financiering was nog niet goed geregeld.
- Fase 2: Existentiële fase
Het aantal gebruikers en behoefte naar meer functionaliteiten namen toe. Gebruikers werden afhankelijk van de continuïteit van het platform door toenemend gebruik. Ondanks het idee van hergebruik van software, ontstond de situatie dat elke gebruiker een eigen omgeving met (traditioneel) eigen, maatwerkoplossingen wenste. Beheersbaarheid werd een steeds belangrijker thema. Maar door het ontbreken van solide financiering, visie op technologische doorontwikkeling of een sterke bestuuring ontstonden twijfels. Enkele mensen van het eerste uur vertrokken, anderen voegen zich juist toe, al dan niet tijdelijk. De fase van ‘make it of break it’ ontstond. Het MT van één de grootste gebruikers en tevens mede-initiatiefnemer vroeg om duidelijkheid en investeerde in bestuurlijke capaciteit.
- Fase 3: Professionaliseringsfase
De aandacht leidde tot een bedrijfsplan met een visie op positionering en het op orde brengen van de administratie. Gekozen werd voor één generieke technische voorziening voor alle functionaliteiten, op basis van open standaarden. Daarbij wordt toegewerkt naar interoperabiliteit door een nieuwe backend zodat samenwerken tussen softwareleveranciers mogelijk is. Het bestuur werd versterkt, geïnvesteerd werd in het support- en ontwikkelteam en in de band met de gebruiker. Tijdig werd er ook geanticipeerd op nieuwe richtlijnen als AVG, digitale toegankelijkheid en veiligheidsstandaarden als ISO en BIO. Duidelijke, vaste prijsafspraken met gebruikers vormde de basis voor het financiële raamwerk. Bovendien bleek uit onderzoek dat overheidsorganisaties Pleio kunnen inzetten zonder daarvoor een aanbestedingsprocedure te hoeven doorlopen, omdat de samenwerking als uitgangspunt heeft ‘van, voor en door de overheid’. Het sympathieke idee van grenzeloos samenwerken, werd versterkt met sociale bewijskracht en autoriteit. Meer dan 100 verschillende organisaties gingen Pleio inzetten en het aantal gebruikers groeide naar de 500.000.
Open source by default?
Niet alleen in ons eigen land zijn open source en open standaarden gemeengoed aan het worden. Soortgelijke ontwikkelingen spelen ook in omringende landen. De Belgische overheid beschouwt de broncode van software die voor of door publieke diensten is gemaakt als openbare informatie, die op verzoek beschikbaar moet worden gesteld. Deze keuze hangt samen met de Europese richtlijn voor open data en het hergebruik van overheidsinformatie. Deze richtlijn staat bekend als de PSI-richtlijn. PSI is sinds 16 juli 2019 van kracht en is hernoemd tot ‘Open Data-richtlijn’. België is de tweede EU-lidstaat die software als overheidsinformatie beschouwt. Frankrijk deed dit al eerder. In Duitsland gaan inmiddels ook al stemmen op. De Nederlandse regering ondersteunt deze ambitie. Het is nog niet duidelijk hoe Nederland de nieuwe richtlijn gaat omzetten in nationale wetgeving.
Delen van kennis en ervaringen is het nieuwe bezitten. Het beeld bestaat nog steeds dat er binnen de overheid veel dubbelgebruik is. Overheidsinstanties kopen apart in en het wiel wordt vaak opnieuw uitgevonden, terwijl de techniek niet meer een bottleneck hoeft te zijn om slim en veilig van elkaars (sub)diensten en sources gebruik te kunnen maken. Een ontwikkeling die alle overheidsniveaus raakt, zowel gemeentelijk, provinciaal, rijksniveau als waterschappen en zelfstandige bestuursorganisatie.
Koen Geijzers is bestuursadviseur en communicatieadviseur bij de Stichting Pleio
