De overheid moet open werken omarmen. Een aantal gemeenten heeft de stap al genomen. Wat levert dat op in Enschede en Horst aan de Maas? En hoe krijg je de ambtenaren mee in deze nieuwe manier van werken? "Hergebruik biedt zoveel voordelen voor gemeenten, maar nog lang niet iedereen zien dat."
Open werken betekent ook meer samenwerken met de leverancier. “Je gaat echt samen zitten en ontwikkelen, na elke sprint kijk je mee naar wat er is opgeleverd.” | Beeld: Shutterstock
Waarom zou je als gemeente niet gebruikmaken van succesvolle oplossingen van anderen? Den Haag en Utrecht hebben samengewerkt met Den Haag, Utrecht, SED-organisatie en 10 gemeenten in de vereniging Dimpact, de coöperatie van veertig gemeenten die gericht is op het verbeteren en moderniseren van publieke dienstverlening, aan de ontwikkeling van Open Formulieren, een open source e-formulieren-oplossing. Deze open source is door elke gemeente te downloaden op GitHub. Als eerste in Nederland werkt de Limburgse gemeente Horst aan de Maas sinds afgelopen februari ermee om de digitale dienstverlening richting inwoners flink te verbeteren. Die kunnen makkelijker hun online zaken regelen dankzij de Open Formulieren, zoals een subsidie of parkeerontheffing aanvragen of een automatische incasso instellen. Ze kunnen nu bijvoorbeeld meerdere bijlagen tegelijk uploaden en kunnen ze formulieren tussentijds opslaan bij het invullen. Foto’s worden automatisch verkleind.
“We hoeven nu niet meer naar een leverancier toe als we iets willen veranderen.”
Horst aan de Maas is al jaren een voorloper op het gebied van digitale dienstverlening. De komst van Common Ground en open werken is een ontwikkeling, waar de Limburgse gemeente al jaren op wachtte, vertelt Harmke Hulsman, adviseur online dienstverlening van de gemeente. “Open Formulieren is nu concreet de eerste stap waarmee we echt goede formulieren kunnen realiseren en niet meer naar een leverancier toe hoeven stappen als we iets willen veranderen. We kunnen het zelf doen. De volgende stap is nu om een visie te maken waar we naartoe willen en welke applicaties we daarvoor nodig hebben.”
MijnEnschede
Ook in Enschede staat het open werken al langer op de agenda, vertelt Dick Laan, senior adviseur CIO Office. “We zijn al een aantal jaren bezig om in Dimpact-verband een open inwoner platform te ontwikkelen, een omgeving voor inwoners en ondernemers, waarin zij zaken kunnen doen. We noemen dat MijnEnschede. Dit platform hebben we ontwikkeld op basis van de software code van de gemeente Den Haag. Daar hebben we op verder gebouwd. Dat is een mooi voorbeeld van hergebruik van iets dat ergens anders ontwikkeld is.”
“In de toekomst kunnen inwoners en ondernemers vanuit MijnEnschede zaken doen met de gemeente.”
MijnEnschede moet inwoners en ondernemers sneller helpen aan de juiste informatie. “Ze hebben nu nog te maken met een veelheid aan websites en portalen”, legt Laan uit. “Door de informatie veel meer te centreren op MijnEnschede bieden we ze meer handelingsperspectief vanuit een persoonlijke omgeving. In de toekomst kunnen ze vanuit daar zaken doen met de gemeente. Ambtenaren kunnen in die beveiligde omgeving samenwerken met professionals en vrijwilligers. Openstaande vragen of aanvragen zijn voor de inwoner te volgen met track and trace. “Uiteindelijk willen we realiseren dat meer regie hebben.”
Common Ground
Enschede is een van de grondleggers van Dimpact en vaart helemaal op de koers van Common Ground. “Dat begint steeds meer gestalte te krijgen,” vertelt Laan. Ook is Enschede een van de koplopers in het programma Beyond23 waarmee Dimpact werkt aan nieuwe digitale ondersteuning voor zaakgewijs werken op basis van Common Ground en open source.
In Enschede is er geen echt veranderprogramma opgezet om de organisatie over te krijgen op Common Ground, vertelt Laan. “We kijken meer organisch dan dat we echt een actief veranderprogramma hebben, waarin het moet. We kijken waar de behoefte is en zijn vraaggericht. Als een programma moet worden vervangen, brengen wij Common Ground in. We pakken de kansen waar ze liggen.”
“Als je het alleen vanuit technologie aanvliegt gaan mensen het niet snappen.”
Maar hoe krijg je de medewerkers mee in al deze veranderingen? “De ene is er meer aan toe dan de andere,” vertelt Laan. “Het is een continue opgave van vertellen waarom we dit doen, wat het belang is van de inwoner en van de organisatie. Dan zie je dat mensen enthousiast worden. MijnEnschede is een Common Ground ontwikkeling pur sang binnen Enschede. Je ziet dat mensen het beginnen te snappen als je het verbindt aan de klantgerichtheid, aan de inwoners. Als je iets wil realiseren en kan laten zien wat de componenten kunnen bijdragen aan de klantenreis, dan valt het kwartje. Dan krijg je er energie op. Als je het alleen vanuit technologie aanvliegt gaan mensen het niet snappen.”
In Horst aan de Maas zijn de medewerkers al een eind mee, denkt Hulsman. “Veel collega’s willen al geautomatiseerd informatie kunnen ophalen en met de inwoner kunnen praten via applicaties. De verandering die wij nu vooral willen maken zit meer in organisatie. Hoe willen we als gemeente de samenleving ondersteunen? Daar horen een bepaalde houding en gedrag bij die kun je zo plakken op de ontwikkeling voor Common Ground. Ik denk dat de meeste gemeenten in dezelfde fase zitten. Hoe willen we werken met de menselijke maat, van buiten naar binnen gericht en opgavegericht?”
Samenwerken met de leverancier
Open werken maakt het werk van de ambtenaar makkelijker, denkt Hulsman. “We werken bijvoorbeeld allemaal in hetzelfde systeem. Zien we bijvoorbeeld op de website van de gemeente Haarlemmermeer een formulier dat wij ook goed kunnen gebruiken, dan is het een kwestie van dat formulier in onze omgeving zetten, er ons eigen sausje overheen gooien en live gaan. Daarnaast wordt het gemakkelijker om online nieuwe producten en diensten aan te bieden, omdat de basis voor goede formulieren nu staat. Als je met meerdere gemeenten samenwerkt, moet je namelijk iets maken waar iedereen mee uit de voeten kan.”
Open werken betekent ook meer samenwerken met de leverancier. “Je gaat echt samen zitten en ontwikkelen, na elke sprint kijk je mee naar wat er is opgeleverd. Je stuurt als gemeente echt mee in die ontwikkeling, dat is hele een andere rol. Het vraagt om een proactieve deelname. Niet van ik heb het aanbesteed en ga wachten tot het er is. Als je actief meekijkt met de ontwikkeling is het ook makkelijker om die oplossing te migreren naar je eigen organisatie, omdat je ziet hoe het gemaakt is. Je hoeft het niet meer uit te zoeken.”
“Je gaat echt samen zitten en ontwikkelen, na elke sprint kijk je mee naar wat er is opgeleverd.”
Enschede gaat volgend jaar ook Open Formulieren gebruiken. Laan: “We zijn nu aan het kijken hoe we ze kunnen inzetten. Of we de formulieren van Horst aan de Maas overnemen is nog niet bekend. We willen ons open platform en de formulieren zo ontwikkelen dat een andere gemeente er ook gebruik van kan maken, omdat het generiek is. Hergebruik biedt zoveel voordelen voor gemeenten, nog lang niet iedereen ziet dat.”
In de uitwisseling van ervaringen en ideeën is een centrale rol weggelegd voor Dimpact, vertelt business change manager Lucianne Vermeulen. “De kracht van onze vereniging is dat we voor- en nadelen met elkaar verdelen over alle schouders, waardoor de lasten en lusten bij alle leden komen. We voeren actief regie op het samen leren en continu verbeteren, dat blijkt echt van grote waarde ”
Als kleine gemeente kun je dan bijvoorbeeld profiteren van ontwikkelingen bij grotere leden, vult Hulsman aan. “We hebben bijvoorbeeld tijd en snelheid maar geen grote zak geld voor ontwikkelingen, dan is het fijn dat we kunnen leunen op de grotere gemeenten. Zo heeft Den Haag nu een grote doorontwikkeling van de Open Formulieren gefinancierd en teruggegeven aan al die gemeenten die meedoen. Dan profiteer je met elkaar.”
Grote gemeenten kunnen weer profiteren van kleine gemeenten die sneller nieuwe producten live kunnen zetten.”
“Samenwerking werkt wel alleen wanneer je als gemeente minder eigenwijs bent.”
Samenwerken heeft alleen maar voordelen, stelt Laan. “En het bespaart op termijn geld. Samenwerking werkt wel alleen wanneer je als gemeente minder eigenwijs bent. Dimpact gemeenten zijn daar aan gewend.”
Over overheids-ICT-landschap in transformatie
De overheids-ICT staat voor grote uitdagingen. We moeten flexibel inspelen op nieuwe wetgeving en onze burgers en bedrijven verwachten vloeiende dienstverlening. We zitten bovendien in een situatie waarin we voor onze kernprocessen te veel afhankelijk zijn van externe leveranciers. Met de informatiekundige visie Common Ground zijn gemeenten gezamenlijk hun digitale dienstverlening aan het opbouwen. Dat leidt tot een grote rolverschuiving voor de overheid: we moeten met verschillende partners samenwerken in een ecosysteem aan applicaties die door verschillende partijen worden ontwikkeld. Wat betekent dat in de praktijk? Welke vragen roept dit op? Is Common Ground een blauwdruk voor de hele overheid of zijn er meer gamechangers? In een serie artikelen op iBestuur.nl en in podcasts verkennen we deze bewegingen.
Deze serie is een samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, VNG Realisatie, Dimpact en iBestuur.
Goed verhaal dat laat zien waar het (ook) om gaat, namelijk gemeenschappelijke initiatieven ontplooien, software, toepassingen en ervaringen delen. Dit samenwerken op gemeenschappelijke basis zal de gemeentes en uiteindelijk Nederland meer kunnen opleveren dan wanneer iedere gemeente voor zichzelf met zijn eigen oplossing en specifieke leverancier(s) blijft doorwerken.
Ik onderschrijf de enorme meerwaarde van deze vorm van samenwerking. Uit onderzoek is gebleken dat Open Formulieren grote potentie heeft als Formulierendienst voor de gehele Nederlandse overheid.