De aanschaf van ICT door de overheid volgt een weinig rationeel traject. Het beste product komt niet boven drijven, falen wordt niet bestraft en prestaties niet beloond.
Als consument willen we keuzevrijheid. We blijven product en leverancier trouw zolang we tevreden zijn. Die loyaliteit stopt als onze verwachtingen niet meer worden waargemaakt of als er betere alternatieven op de markt komen. Dan hebben we er weinig moeite mee over te stappen naar een andere leverancier. Dat zou de overheid bij falende ICT ook kunnen doen. Het tegenovergestelde lijkt nu het geval.
Het begint al bij de aanschaf van ICT door de overheid. Dat verloopt via een onnatuurlijk bureaucratisch proces. Persoonlijk contact tussen leveranciers en overheid is uitgesloten. Voorwaarden en een programma van eisen worden via internet gepubliceerd. De klantvraag is vaak onduidelijk en sluit onvoldoende aan bij het standaard aanbod in de markt. Inschrijvers moeten dan zelf de vraag achter de vraag proberen te interpreteren en deze vertalen in een aanbod. In de aanbieding moeten inschrijvers vervolgens alle voorwaarden accepteren om niet te worden uitgesloten. Een rekenkundig model bepaalt de score van iedere geldige aanbieding. Daarna valt de keuze niet primair op het beste product, maar op de leverancier met de hoogst scorende offerte.
In de competitieve ICT-markt moeten aanbieders op het randje lopen om de hoogste score te halen. De lacunes in het bestek worden dan benut in het voordeel van de aanbieder. Aan de hand van een rekenkundig model en analyse van de concurrentie wordt slim geschoven met kosten, scope en risico’s om de score te maximaliseren. De interpretatie van de vraag wordt vervolgens vervat in randvoorwaarden in de aanbieding. De kunst is dit op zodanige wijze te verpakken dat de aanbieding niet wordt uitgesloten. Is de opdracht eenmaal gegund, dan kan de relatie niet makkelijk worden verbroken als de verwachtingen niet worden waargemaakt. De leverancier kan ook wijzen op de lacunes in de uitvraag en de randvoorwaarden in de offerte. ‘U wilde een auto met een stuur, maar waar staat dat de auto inclusief motor geleverd moet worden?’ Voor het oplossen van dergelijke problemen moet de overheid dan meestal met extra budget bij dezelfde leverancier aankloppen. Het resultaat is dan uiteindelijk een lagere kwaliteit en een hogere prijs.
Aanbieders moeten bij openbare aanbestedingen op het randje lopen, inkopers doen dat ook. Vaak staat de keuze vooraf al vast. Die moet alleen nog op een slimme wijze in de uitvraag worden vervat. Meer dan eens wordt de technologie in de uitvraag voorgeschreven. Een grote uitvoeringsorganisatie vermeldde recentelijk in een marktconsultatie: onze organisatie hanteert een ‘Microsoft tenzij’-beleid. ‘Betekent dit dat u Java gebaseerde oplossingen uitsluit?’ probeerde ik nog in de schriftelijke vragenronde. Java staat niet in lijn met het beleid van onze organisatie, was het antwoord. In plaats van een opgelegde leverancierskeuze zou deze organisatie, in lijn met het overheidsbeleid, natuurlijk beter de aandacht kunnen richten op een goede integratie op basis van open standaarden. Daardoor wordt ook de leveranciersafhankelijkheid verkleind. In een aanbesteding worden andere leveranciers dan ook niet bij voorbaat uitgesloten.
Een nieuwe aanbesteding volgt automatisch als de contractduur is afgelopen. Leveranciers die naar tevredenheid hebben geleverd worden niet beloond met een mogelijkheid tot verlenging, zoals wij met ons telecomabonnement kunnen doen. Leveranciers die hebben gefaald worden ook niet uitgesloten. Zij worden opnieuw toegelaten bij een nieuwe aanbesteding en maken daarin zelfs een goede kans omdat zij de klant goed hebben leren kennen en geen transitiekosten hebben. Niet de commerciële aanbieding, maar de geleverde prestaties zouden de doorslag moeten geven bij de keuze of het afscheid van een leverancier. Het Deense model ‘fast to failure’, dat voorziet in sturing op kwaliteit en snel kunnen stoppen, laat zien hoe dit kan.
Overheden en semi-overheden zijn verplicht de open standaarden, die op de lijst van Forum Standaardisatie staan te gebruiken.
Bij aanschaf of (ver)bouw van ICT-systemen/-diensten is het zelfs een harde eis (‘pas toe’). Afwijken mag alleen met zwaarwegende redenen en verantwoording hierover moet worden afgelegd in het jaarverslag (‘leg uit’).
Wij helpen u graag.
Vragen kunt u mailen naar: forumstandaardisatie@logius.nl
Onder het fenomeen aanbesteding ligt de gedachte dat een klus alleen door een ‘bedrijf’ kan worden aangenomen. Het maakt het voor de overheid onmogelijk om met qua samenstelling variërende netwerken van individuen/zp’ers en service providers te werken. Ook is het onmogelijk om ‘agile’ te werken, in de zin om doelen, scope en serviceniveau snel aan te passen aan veranderende omstandigheden en politieke prioriteiten.
De overheid is opdrachtgever van mammoettankers, terwijl de maatschappij denkt in termen van bestelbusjes. Gek dat het vaak misgaat?
De aanbestedingsregels belemmeren inderdaad het belonen van goed gedrag. Wat krijg je nu voor het bedrag (voorkomen van de auto met stuur zonder motor) kan voor een belangrijk deel worden opgelost als de overheid het gebruik van de Basis of Estimates (BoE) verplicht zou stellen in aanbestedingen. Dat past zowel in EMVI en als in best value procurement inkoopprocessen.
De “Basis of Estimate” van AACE®, de internationale associatie van cost engineers. De standaard is bekend onder AACE® International Recommended Practice No. 74R-13.