De gemeenschappelijke ICT-voorzieningen van de provincies zijn hard toe aan harmonisatie en standaardisatie. Beheerorganisatie GBO provincies heeft daartoe een aanbesteding lopen die ook het aantal leveranciers waarmee wordt samengewerkt, aanzienlijk moet terugdringen.
GBO is begin 2008 van start gegaan en doet het functioneel beheer van ICT-voorzieningen die door meerdere provincies worden gebruikt. Dat zijn grotendeels geo-informatiesystemen (Risicokaart, Atlas Leefomgeving, Landelijk Grondwater Register), veelal ad hoc ontstaan bij een of enkele provincies. Technisch en applicatiebeheer is uitbesteed; GBO heeft contracten met zo’n dertig bedrijven. Met de aanbesteding wil GBO dit medio 2013 terugbrengen tot één. Dat moet de governance vereenvoudigen en de kosten met zo’n 25 procent reduceren.
De aanbesteding heet Transfer (‘Hosten, beheren en onderhouden in een gestandaardiseerde ICT-omgeving’). In de selectiefase zijn uit zes inschrijvingen vijf kandidaten gekozen. Momenteel loopt de gunningsfase, die eind juli een ‘beheerpartner’ moet opleveren. Negen maanden later moeten alle applicaties (twaalf stuks, de meeste in gebruik bij alle provincies) naar deze leverancier overgebracht zijn, waarna ze tot midden 2017 worden gestroomlijnd en onder provinciale ICT-architectuur worden gebracht. Het contract kan met twee maal twee jaar worden verlengd. GBO-directeur Michelle Fransen denkt dat deze acht jaren, die het voor een aanbieder verantwoord maken te investeren, een slaagfactor van belang vormen.
Slagen is niet vanzelfsprekend, leerde een eerdere aanbesteding begin 2012. Die heette Trans (‘Beheren, ontwikkelen en testen in een generieke ICT-omgeving’). Ofschoon beheer de primaire GBO-taak is, pakte de marktvraag ontwikkelen en testen mee. Drie functies, gericht op generieke en geo-applicaties, betekende aanbesteden in zes percelen. Wie op ontwikkelen inschreef, kon niet ook (functiescheiding) meedingen naar beheer, en omgekeerd.
Het bleek te hoog gegrepen. Er waren voor alle percelen gegadigden, maar op drie ontwikkelaars in het geo-domein na (Atlis, Geodan en Vicrea) scoorden zij onvoldoende. Voor beheer van geo-applicaties meldden zich twee bedrijven, maar het ene kreeg niet tijdig een handtekening van de hoogste bazen en het andere veroorzaakte twijfel over zijn continuïteit door ruim een derde van zijn personeel te ontslaan. Voor de huidige aanbesteding is het vereenvoudigd: alleen ICT-beheer, en generiek en geo gecombineerd. Testen doet GBO – in ieder geval voorlopig – zelf.
Inmiddels heeft GBO ook haar organisatie aangepakt. GBO-medewerkers waren ambtenaren die van hun provincies mochten werken voor de beheerorganisatie; in 2010 vier, momenteel 26, afkomstig van acht provincies. Hun inzet is nu in detacheringscontracten geformaliseerd. Ze hebben regelmatig informele ontmoetingen en gestructureerd overleg. Ook wordt een opleidingsplan uitgevoerd.
De aansturing gebeurt sinds 1 januari door een GBO-raad, bestaande uit de directeuren middelen van Groningen en Overijssel, en geadviseerd door de hoofden informatiemanagement/ICT van alle provincies. Michelle Fransen opereert als directeur onder de GBO-raad. De constructie bevordert de provinciale betrokkenheid bij GBO en de afstemming van vraag en aanbod. De professionaliserings- en consolidatieoperatie moet de organisatie meer dan nu tot vanzelfsprekende partner voor alle provincies maken. De organisatie valt onder het IPO. Bekeken wordt nog of functioneel ICT-beheer, met andere uitvoeringstaken, naar een shared service center kan.
