Het opstellen van een Omgevingsvisie; het beantwoorden van vragen; het melden van overlast of monitoring en risicoanalyse. Het zijn een paar van de zestien processen die de werkgroep Bedrijfsarchitectuur binnen VIVO (Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet) heeft gedefinieerd. In processen waarin zoveel mogelijk wordt gestreefd naar eenheid vraagt dat om de nodige flexibiliteit. “Een uitdaging”, aldus Patricia Croese.
De komst van de Omgevingswet is meer dan alleen het invoeren van een nieuwe wet. Zo heeft de invoering niet alleen invloed op de inhoud, maar ook op de (gemeentelijke) organisatie zelf. Dit houdt in dat ook (interne) bedrijfsprocessen, informatiestromen, samenwerkingen en taakverdelingen anders moeten worden ingericht. Als trekker van het werkpakket Bedrijfsarchitectuur beseft Patricia Croese dit maar al te goed. “Van belang daarbij is te onderkennen dat voor iedere gemeente de uitgangspositie anders is, ook al omdat zij verschillen in grootte, net weer een andere organisatievorm hebben of andere ambities hebben. Het betekent dat iedere gemeente anders bezig is met de Omgevingswet.”
De scope van het werkpakket Bedrijfsarchitectuur binnen VIVO was om te kijken wat het verwachte effect van de Omgevingswet is op de processen, de manier van werken en de informatievoorziening. In vier ateliersessies is onderzocht welke processen voor gemeenten van belang zijn of worden, in relatie tot de Omgevingswet. Daarbij kwamen de deelnemers aan de sessies, afkomstig uit gemeenten, Omgevingsdiensten, en soms aangevuld vanuit provincies en veiligheidsregio’s, uit op een totaal van zestien processen. Een aantal bestaande processen, maar een aantal is ook nieuw ten opzichte van de huidige situatie.
Wat Patricia Croese betreft kunnen de nu zestien gedefinieerde processen (waaronder het opstellen van een Omgevingsvisie; het beantwoorden van vragen; het melden van overlast; het opleggen van een sanctie; monitoring en risicoanalyse) als basis gaan dienen voor een koppeling naar dienstverleningsformules. Tegelijkertijd zijn ze ook van belang voor informatievoorziening. “De uitdaging is om te zorgen dat er een gemeenschappelijke taal komt en dat alle onderdelen dezelfde processen hanteren. De Omgevingswet is een mooie aanleiding om dit op elkaar af te stemmen.”
Andere manier van werken
De werkateliers hebben niet alleen zestien processen opgeleverd, maar hebben ook duidelijk gemaakt dat de Omgevingswet vraagt om een andere manier van werken en denken. Patricia Croese gelooft niet dat alle gemeenten dat al doorgronden. “Een van de gevolgen van de nieuwe wet is dat inwoners en ondernemers meer actief worden betrokken. Zo kunnen zij zelf sensoren ophangen en zelf met rapporten of analyses komen. Het is wel een interessante, want hoe ga je als gemeente daarmee om? Gemeenten worden ook geacht bronhouder te zijn. De informatiehuizen (onder meer op het gebied van lucht, water, geluid, ruimte, bouw en afval), zijn er op ingericht dat de gemeente de informatie als bronhouder aan hen aanlevert. Interessant is waar gemeenten die informatie vandaan moeten gaan halen? Als je minder vergunning verleent, en de komst van de Omgevingswet leidt daar toe, dan heb je ook minder data. Dan moet die data op een andere manier in de informatiehuizen komen. Maar hoe weten gemeenten of de data, die op een andere manier wordt verzameld, betrouwbaar is? Hoe kan zij daar garant voor staan? Gemeenten moeten, veel meer dan nu het geval is, datagestuurd gaan werken en denken en dat is een omschakeling die nog bij lang niet iedereen goed tussen de oren zit. Er zijn veel gemeenten waar alles nog draait om documenten en dat is iets anders dan een verzameling data. Zij zullen veel digitaler moeten werken en zich onder meer moeten toeleggen op het registreren, vastleggen en delen van data. Dat zijn omslagen die gemeenten moeten maken en die veel verder gaan dat alleen visie en planvorming.”
‘Diagnosetool’
Patricia Croese heeft in het VIVO-traject ervaren dat je niet kunt spreken over dé gemeenten. Daarvoor is er tussen hen een te groot verschil, bijvoorbeeld in grootte, ambitie en instelling. “Wij hadden graag een plan voor alle gemeenten gemaakt over wat zij zouden kunnen doen om de Omgevingswet gericht aan te vliegen, maar dat is onmogelijk. Van de 390 gemeenten zijn er circa 300 relatief klein en die zeggen: ‘maak het maar zo concreet mogelijk, dan weten wij waar wij op in moeten prikken’. Daar tegenover staan de grote(re) gemeenten die veel vrijheid willen om zelf beslissingen te kunnen nemen. Een ander punt is het integrale werken, zoals dat met de Omgevingswet wordt beoogd. In de huidige situatie is binnen gemeenten nog regelmatig sprake van verkokering of het hanteren van verschillende interne werkstijlen. Bijvoorbeeld bij thema’s als ruimte, bodem, bouwen of milieu. Die werkvelden hebben vaak allemaal hun eigen vakspecialisten, informatievoorziening, procesgang en wet- en regelgeving. In het kader van de Omgevingswet wordt gewerkt aan een soort diagnose- of verandertool waarmee gemeenten, desnoods per werkveld, zelf kunnen bekijken waar zij staan. Aan de hand daarvan kunnen zij zelf hun prioriteiten bepalen, waarbij ook rekening kan worden gehouden met ambities of lopende zelfstandige ontwikkelingen.”
Diversiteit in de keten
Niet alleen gemeenten verschillen van elkaar. Ook als het gaat om samenwerkingsvormen is er sprake van een grote diversiteit. Patricia Croese geeft aan daar toch wel enigszins van geschrokken te zijn. “In het kader van de Omgevingswet staan niet alleen binnen gemeenten de waarden integraal en samenwerking centraal, maar ook in breder verband. Binnen de ketens. Die ketens bestaan uit veel partijen en momenteel zijn er weinig afspraken over wie wat doet in een keten. Dat kan iedere keten zelf bepalen. Er zijn ongeveer evenveel Omgevingsdiensten als veiligheidsregio’s en GGD’s. Maar iedere uitvoeringsdienst heeft een ander takenpakket. Er zijn wel afspraken over basistakenpakketten, maar daar is van alles op geplust en ook binnen die basistaken kunnen de diensten nog een erg verschillend mandaat hebben gekregen van hun opdrachtgevers. Als je dan nagaat dat iedere Omgevingsdienst tussen de 5 en 30 opdrachtgevers heeft, dan is daar weinig rode lijn in te ontdekken. Tot grote frustratie van de informatiearchitecten, want die zouden graag per processtap willen benoemen welke informatie van de ene partij naar de andere gaat. Maar daar zit nog weinig uniformiteit in. Het is nu de kunst het zo in te richten dat meerdere vormen van samenwerking mogelijk zijn. Dat wordt nog een flinke uitdaging, want gemeenten en andere bevoegde gezagen willen daarin ongetwijfeld hun vrijheid behouden. Desondanks is er behoefte aan een beperkt aantal samenwerkingsvarianten of -scenario’s.”
Aanbevelingen
Het werkpakket rondom Bedrijfsarchitectuur heeft een groot aantal aanbevelingen opgeleverd. Bijvoorbeeld dat er een landelijke producten- en dienstencatalogus nodig is om de ketensamenwerking onder de Omgevingswet te organiseren. Verder zal rekening moeten worden gehouden met de consequenties die volgen uit de zogenoemde klantreizen die in het kader van dienstverlening worden gemaakt. Ook wordt de aanbeveling gedaan om in een vervolgtraject een diepere vertaling te organiseren van de binnengemeentelijke informatiebehoefte naar eisen van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
Dit verhaal is onderdeel van een reeks van verhalen naar aanleiding van het verschijnen van de eindrapportage over de gemeentelijke Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet (VIVO).
