De software is bedoeld om de steeds verder oplopende afhandeltermijn van informatieverzoeken te verkorten. Het biedt de mogelijkheid om met Artificiële Intelligentie (AI) documenten in chronologische volgorde te plaatsen, te ontleden en voor het grootste deel te anonimiseren. Ruim 60 rijksorganisaties sluiten zich nog dit jaar aan op de software.
Leveranciers en opdrachtgevers ondertekenen de overeenkomst op 28 juni 2022. V.l.n.r.: Harry Steenhuisen (Octobox), Wendy ter Horst (Indica), Elmar Pigeaud (Indica), Rob Nijman (IBM), Dany Venema (Doc-Direkt) en Marc van Hilvoorde (CIO Rijk). | Beeld: Ministerie OCW
Gemiddeld moeten burgers en journalisten langer dan 200 dagen wachten op informatie. Volgens de onlangs in werking getreden Wet open overheid (Woo) moet deze termijn worden teruggebracht naar vier weken met een mogelijke verlenging van twee weken.
Dany Venema, directeur van Doc-Direkt: “De nieuwe tools schelen rijksmedewerkers een hoop werk. De software haalt dubbele documenten uit de enorme stapel bronnen, plaats de documenten in volgorde van tijd en gaat na wat er gelakt moet worden. Een medewerker doet hier twee weken over, met software-ondersteuning kan het teruggebracht worden naar één dag.”
Standaardisering proces
Het kabinet stelde vorig jaar 780 miljoen euro beschikbaar voor de rijksbrede verbetering van de informatiehuishouding. Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond drong bij de veranderoperatie aan op verbeterde IT-tooling nu de informatie bij de Rijksoverheid snel groeit. Hij is blij met de nieuwe IT-tooling: “We kunnen nu een standaardproces inrichten en de gevraagde informatie binnen de termijnen verstrekken. Op deze manier kunnen we het vertrouwen herstellen.”
Tool is middel
Betrokkenen benadrukken dat een tool niet de volledige oplossing is. Marc van Hilvoorde (plaatsvervangend directeur CIO Rijk) geeft aan: “Zo’n tool lost alleen niet alles op. Het gaat nu pas beginnen: wie gaat ermee werken? En hoe zorg je dat mensen de tooling op de goede manier gaan gebruiken? Dat is de volgende uitdaging.” Arre Zuurmond beaamt dat: “Het is een middel. Er is meer nodig om alles op orde te krijgen. Aan de voorkant moet ook een hoop gebeuren. We moeten informatie beter vastleggen en archiveren.”
Bron: RDDI
De tool biedt kennelijk de mogelijkheid van een snelle en effectieve bewerking op … heel veel documenten. En daarin schuilt ook het probleem. Dat wat aan de tool wordt aangeboden is niet de verantwoording die er had kunnen zijn als de verantwoording als functie in / bij het proces was geïntegreerd en vanaf het eerste gebruik van dat proces de informatie bruikbaar was vastgelegd. Het aanbod komt grotendeels uit niet gestructureerd vastgelegde bestanden waarvan (het reconstrueren van) de archiefwaarde mede afhankelijk is van informatie die niet bij de documenten beschikbaar is. Het enkele feit dat dubbelen beschikbaar zijn duidt op gebrek aan documentbeheer via versies en andere meta-data.
Eens Hans, ook hier gaat het aloude adagium op: voorkomen is beter dan genezen.
Aangezien er nu eenmaal veel informatie is, moet je daar een medicijn (oplossing) voor vinden. En tegelijk moeten we nu wel aan de slag om gezond om te gaan met de informatie (zodat je niet levenslang afhankelijk blijft van dat medicijn ;-)