Rijk krijgt langzaam maar zeker meer zicht op informatiehuishouding

Alles wat aandacht krijgt groeit. Het belang van een goede informatiehuishouding blijkt de afgelopen jaren nadrukkelijke uitgedragen te worden door de politieke en ambtelijke leiding. Ook is meer capaciteit beschikbaar gesteld en zijn documentsystemen verbeterd. Dit blijkt uit het meest recente onderzoek naar de volwassenheidsmetingen van rijksorganisaties.

Sinds enige tijd voeren rijksorganisaties elk jaar een zelfevaluatie uit om te kijken of ze vooruitgang boeken, de zogenaamde volwassenheidsmetingen. Op vier gebieden wordt het volwassenheidsniveau gemeten: professionals, volume en aard van informatie, systemen en sturing en naleving. Deze vier gebieden vormen samen de basis van een goede informatiehuishouding.

Volwassenheidsniveau 2

Er zijn in totaal vier volwassenheidsniveaus die behaald kunnen worden (1. Ad hoc, 2. Herhaalbaar, 3. Gedefinieerd, 4. Gemanaged). De metingen van 2023 laten een lichte stijging zien ten opzichte van 2022, maar het volwassenheidsniveau blijft 2 “herhaalbaar”.

‘De stijging is te verklaren omdat er gemiddeld  meer capaciteit beschikbaar is voor informatiehuishouding. Ook zijn documentmanagement systemen (DMS) verbeterd. En hebben hebben rijksorganisaties steeds beter inzicht in de (staat van hun) informatiehuishouding. Het belang van een goede informatiehuishouding wordt ook nadrukkelijker uitgedragen door de politieke en ambtelijke leiding’, aldus het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Op niveau 2 is er bewustzijn voor het beschrijven van processen, procedures en beleid, maar deze worden alsnog ad hoc en inconsistent toegepast. Alleen de minimale vaardigheden zijn gedefinieerd. Training is mogelijk, maar wordt zonder achterliggend plan gedaan. Verantwoordelijkheden zijn wel beschreven.

Voor niveau 3 moet gewerkt volgens de vereiste kaders. In deze situatie zijn processen, procedures en beleid gedefinieerd en uitgevoerd en verantwoordelijkheden en KPI’s worden benoemd. Op niveau 4 is sprake van “compliancy by design”. Dan zijn de werkzaamheden gekoppeld aan de visie en strategie van de organisatie. Ook zijn de processen en procedures geïntegreerd in de organisatiestructuur.