Strategische workforce planning bij de overheid: De kracht van Data en Analytics
De overheid staat voor een aantal flinke uitdagingen als het gaat over personeelsmanagement. Een groot aantal overheidsmedewerkers bereikt binnenkort de pensioengerechtigde leeftijd, wat leidt tot een grote uitstroom van ervaren krachten. Ook de beleidsplannen om het personeelsbudget met 22 procent te reduceren legt extra druk op overheidsorganisaties. Hierdoor wordt het noodzakelijk om strategisch en efficiënt om te gaan met het huidige personeelsbestand. Hoe kunnen overheidsorganisaties deze uitdagingen het hoofd bieden? Het korte, misschien niet verrassende, antwoord is: technologie.
Strategische workforce planning
De hierboven genoemde uitdagingen zijn niet de enige waar de overheid mee te maken heeft. Het kabinet wil namelijk ook de zogenoemde Roemer-norm – maximaal 10% externe inhuur – strenger toepassen en de Belastingdienst zal de Wet DBO – het tegengaan van schijnzelfstandigheid – strikt uitvoeren in 2025. Daar bovenop heeft de overheid ook nog te maken met een tekort aan hoogopgeleide professionals. Dit alles bemoeilijkt de invulling van essentiële functies en het behoud van kwaliteit binnen de overheid. Daarnaast vereist de snelle digitalisering een personeelsbestand met digitale vaardigheden.
Om de continuïteit van de overheidsdiensten te waarborgen, is strategische workforce planning van essentieel belang. Zonder het vermogen om medewerkers strategisch te herplaatsen, gaten en risico’s in het personeelsbestand te voorspellen en hierop in te spelen, wordt het moeilijk om operationele en strategische doelen te behalen. Technologie, zoals HR analytics, kan hierbij een uitkomst bieden. Hoewel de toepassing ervan nog in de kinderschoenen staat, neemt de urgentie toe om deze technologie serieus te omarmen en als een strategisch instrument in te zetten.
Wat is HR analytics?
HR analytics maakt het mogelijk om het volledige traject van instroom tot t uitstroom in kaart te brengen, te voorspellen en te ondersteunen met gerichte maatregelen, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft.
Zo biedt HR analytics diverse mogelijkheden om het personeelsmanagement te optimaliseren.
- Matching van profielen
HR analytics biedt inzicht in welke werknemers met bepaalde profielen beschikbaar zijn voor openstaande functies. Dit helpt bij het in stand houden van kritieke processen. - Uitstroom voorspellen
Analyse van het personeelsbestand helpt om het risico op uitstroom te voorspellen, zodat organisaties proactieve maatregelen kunnen nemen, zoals bijvoorbeeld de werknemer in kwestie een aanbod doen. - Medewerkerstevredenheid
Het meten en analyseren van de medewerkerstevredenheid kan helpen bij het verbeteren van werkprocessen en het verhogen van de medewerkerstevredenheid. - Werving
HR analytics ondersteunt het wervingsproces door inzicht te geven in het wervingspotentieel en -effectiviteit.
Een voorbeeld van een organisatie dat HR analytics toepast is en groot regionaal ziekenhuis. Zij zetten de technologie in om vanuit HR- en operationele data trends te identificeren om zo accuratere voorspellingen te doen van de toekomstige personeelsbehoefte. Hierdoor kan personeel effectiever ingepland worden. Alleen al in het eerste jaar resulteerde dit in een netto besparing van circa 2 miljoen euro. En misschien nog wel belangrijker: dit resulteerde erin dat meer FTE’s hun gewenste diensten konden werken, wat leidde tot meer tevredenheid onder personeel én patiënten.
Een ander voorbeeld is een militaire organisatie dat HR analytics inzet voor het samenstellen van operationele teams om specifieke opdrachten uit te voeren. Wat vroeger handmatig werd gedaan aan de hand van kaartenbakken wordt nu via data-analyse sneller en effectiever uitgevoerd. Zo wordt het mogelijk om snel een team samen te stellen dat qua kennis, skills en ervaring het meest optimale team vormt. De ontwikkeling van medewerkers en reservisten staat niet stil. HR analytics volgt die kennisontwikkeling door alle relevante bronnen constant te analyseren.
Een slimme overheid is op de toekomst voorbereid
De overheid zou juist nu HR analytics serieus moeten nemen om beter voorbereid te zijn op toekomstige uitdagingen. Het gebruik van deze technologie biedt een kans om strategische workforce planning te versterken en de impact van personeelsuitdagingen te verminderen. Door zorgvuldig om te gaan met personeelsinformatie en gebruik te maken van data uit verschillende systemen, kan de overheid haar personeelsbeleid versterken en de continuïteit van haar diensten waarborgen.
Auteur bijdrage: André van der Meer, Principal Business Development Manager Overheid en Gezondheidszorg bij SAS
