Techlag

E-mail is al zo lang ingeburgerd dat het bijna achterhaald is. Toch loopt mailgedrag achter bij wat we met papieren correspondentie gewoon vonden: bewaren als naslaginformatie. Bij de overheid wordt naar schatting 99 procent van de mails niet bewaard. Dit hadden we met gewone post niet in ons hoofd gehaald.

Het is ongelooflijk dat anno 2020 er nog steeds geen standaardoplossing is die past bij dit medium. Techlag vertraagt de aanpassing van traditioneel gedrag aan vernieuwing. Bij mail zit dat in de snelheid en informaliteit van het medium. Iedere manier van bewaren en ordenen die daar niet bij past, is gedoemd te mislukken. Ja, een enkel mailtje wordt door de meest gedisciplineerde collega’s opgeslagen. De rest? Weg, onvindbaar of verwijderd. Daarom wordt bij het Rijk geprobeerd een aanpak te introduceren die past bij de aard van het medium. Megasimpele aanpak dachten wij: alle zakelijke mails worden, zonder extra handelingen, standaard in een aparte omgeving opgeslagen. Daar worden ze tien jaar bewaard voor bedrijfsdoeleinden en mogen ze alleen door geautoriseerde personen doorzocht worden voor specifieke zoekvragen. Na tien jaar worden alle mails vernietigd, behalve die van zogenaamde ‘sleutelfunctionarissen’.

Die worden, met hun medeweten, overgebracht naar een archief voor het gebruikelijke doel: het mogelijk maken van een reconstructie van overheidshandelen. De openbare toegankelijkheid kan beperkt worden op wettelijke gronden. Geen big brother aanpak. Iedereen krijgt tien weken de tijd om privémails te verwijderen. Voor archieven is de uitdaging de naar schatting miljard mails per jaar van de Rijksoverheid zo te bewaren, dat ze ook voor de toekomst begrijpelijk en vindbaar zijn. Dat lukt op basis van de gegevens die al vanzelf bij iedere mail zitten. De essentie is: zonder extra werk voor de gebruiker. Op deze aanpak zijn alle mogelijke juridische checks uitgevoerd en OR-adviezen gevraagd. De aanpak kan passen binnen AVG en andere wetgeving. Sommige ministeries deden dit al als backup-voorziening, maar dan zonder de checks & balances die daar bij horen. Door deze aanpak wordt een rijke bron voor de toekomst veiliggesteld.

So far so good zou je zeggen. Maar wat blijkt? In de uitvoering zijn er altijd personen met lumineuze ingevingen! Zou het niet ordelijker zijn mails op te bergen in het digitale dossier waar het thuishoort? Net als in het pre-digitale brievenboek? Nee dus, dat is techlag! Gaat niet lukken! Maar door dit soort heen-en-weerbewegingen is al twintig jaar niet voorzien in deze lacune. En dit is alleen nog maar mail. Hoeveel media en apps zijn we al niet verder? We zullen die techlag nog vaak voelen. Misschien is bewaren en doorzoeken zelf wel een hopeloos ouderwets concept? Wie zal het zeggen? Zolang er geen alternatief is moeten we deze bron veilig stellen. Daarvoor ben ik nog te veel Algemeen rijksarchivaris.

Marens Engelhard is algemeen rijksarchivaris

Dit artikel staat ook in iBestuur magazine 33