Ik hoor en lees het steeds vaker: “Onze organisatie moet datagedreven worden”. Daarom is er binnen de overheid steeds meer aandacht voor datamanagement en -governance. En daar hoort een chief data officer (CDO) bij. Met die aanstelling start ook een levendige discussie over de verschillen tussen documenten en data. In plaats van de focus op mogelijke verschillen zou ik graag de discussie over de relatie en samenhang zien.
Documenten en data zijn sterk met elkaar vervlochten. Dit is terug te zien in bijvoorbeeld de Wet open overheid (Woo), waarin een document gedefinieerd als ‘opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens’. Het gedeelte ‘of ander geheel van vastgelegde gegevens’ vinden we ook terug in de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) en de nieuwe Archiefwet. Eisen die vanuit wetgeving worden gesteld zijn hierin gelijk voor documenten én data. Met deze gelijke eisen is het logisch om een integrale blik op documenten en data te hebben.
Duurzame toegankelijkheid moet hierbij voorop staan. De mate waarin informatie en gegevens vindbaar, beschikbaar, leesbaar, betrouwbaar, interpreteerbaar en toekomstbestendig moeten zijn, dienen vanaf het begin volgens het Archiving by Design principe worden meegenomen. Laten we als voorbeeld inzoomen op de betrouwbaarheid. We willen namelijk als overheid en als burger dat wat in een document staat juist is. Dat daarvoor bijvoorbeeld de juiste persoons- of adresgegevens worden gebruikt. Daarmee zijn deze gegevens dus van essentieel belang voor de betrouwbaarheid van het document. Het zou dan ook vreemd zijn om onze blik te beperken tot alleen data óf alleen documenten. Dat komt simpelweg de kwaliteit van onze documenten en data niet ten goede.
Vraagstukken binnen de informatiehuishouding
Ook de vraagstukken die spelen binnen informatiehuishouding en gegevens- of datamanagement bieden voldoende aanknopingspunten om integraal naar data en documenten te kijken. Informatiehuishouding ontfermt zich over vragen als: welke bewaartermijnen hanteren we voor informatie? Hoe maken we informatie toegankelijk voor (her)gebruik? Hoe zorgen we ervoor dat informatie betrouwbaar is? Binnen gegevensmanagement spelen vragen als: welke bewaartermijnen hanteren we voor gegevens? Hoe maken we gegevens toegankelijk voor (her)gebruik? Hoe zorgen we dat gegevens betrouwbaar zijn? Meer dan genoeg raakvlakken om elkaar te vinden en elkaar te versterken.
Duurzame toegankelijkheid en data-governance
Het is duidelijk dat duurzame toegankelijkheid ook een plek dient te krijgen binnen de data-governance. De werelden van data en documenten, of van gegevens en informatie, zijn zo sterk met elkaar verweven dat het een gemiste kans zou zijn om niet gezamenlijk op te trekken. Alleen dan kunnen we de transparante en betrouwbare overheid zijn die we beogen te zijn. En laten we eerlijk zijn, je wilt toch voorkomen dat we straks bij wijze van spreken met twee CDO’s zitten? Een chief data officer en een chief document officer?
Deze blog is ook gepubliceerd als column in iBestuur Magazine #46 van april 2023
Wetgeving volgt in het algemeen de maatschappelijke ontwikkeling. De (noodzaak tot) overgang van documenten naar gegevens en informatie kent een logische samenhang met het begin van de digitalisering in de jaren ’90. Waar archivering de ruggengraat is voor de (wettelijke) verantwoording is een documentstructuur allang niet meer voldoende voor het beantwoorden van vragen die pas later ontstaan dan het document. Recente parlementair enquêtes duiden op behoefte aan inzicht in zowel de uitvoering als de inrichting van organisatie en proces.
Overheidsorganen die voor taak of opdracht voornamelijk persoonsgegevens verwerken – zeker voor gebonden beschikkingen – hebben geen of slechts weinig bevoegdheid / ruimte voor ander gebruik van de beschikbare informatie en hebben vanuit de taak of opdracht die behoefte ook niet. Ook is een aparte structuur voor het omgaan met data een mogelijke verstoring van die primaire bevoegdheid en de nakoming van de daaraan gekoppelde wettelijke eisen en verantwoording.
Gegevensmanagement is dan een nieuwe term voor de bestaande verantwoordelijkheid om te voldoen aan diverse wettelijke eisen bij gegevensgebruik en bijvoorbeeld de beginselen van behoorlijk bestuur. De verantwoordelijkheid voor gegevensmanagement bestaat dus al lang en is vanuit juridisch perspectief onlosmakelijk verbonden met de strak gedefinieerde bevoegdheid voor de gegevensverwerking.
Ik kan mij niets voorstellen bij de relatie adressering en betrouwbaarheid, ook bij valse bescheiden aan mijn adres zal de adressering wel juist zijn. Het gaat bij betrouwbaarheid meer om de authenticiteit en de herleidbaarheid van de herkomst in relatie met de inhoud en het beoogde rechtsgevolg. Juist die elementen krijgen bij digitalisering een andere vorm en waarde.
Voor overheidsorganen die voornamelijk werken met informatie over niet-personen is de beschouwing over alternatief gegevensgebruik zeker waardevol. Maar ook daarbij is het wenselijk dat de verantwoording op orde blijft en waar nodig vroegtijdig rechtszekerheid over gebruik en gevolg wordt geboden aan belanghebbenden.