Uitvoering Wet open overheid vraagt om duidelijke richtlijnen

Om de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) beter te laten verlopen zijn duidelijke richtlijnen nodig. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mist het aan een werkbaar kader die de balans tussen openbaarheid en privacy respecteert. Gemeente hebben vooral behoefte aan meer duidelijkheid voor verzoekers over wat ze van de overheid kunnen verwachten, en voor de overheid over hoe ze deze verzoeken efficiënt kunnen afhandelen. Dit blijkt uit de verschillende positionpapers die voorafgaand aan het rondetafelgesprek in de Tweede Kamer op 13 februari a.s.zijn ingediend.

Juridische dilemma’s

Er is in de  praktijk sprake van een spanning tussen de Woo en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) constateert de AP. Het openbaar maken van informatie die persoonsgegevens bevat kan in strijd zijn met de AVG, terwijl het achterhouden ervan in strijd kan zijn met de Woo. Een juiste afweging maken is voor veel overheidsorganisaties een complexe aangelegenheid die leidt tot vertragingen, juridische procedures en onzekerheid bij zowel overheidsinstanties als verzoekers.

Kleinere gemeenten worstelen met het maatwerk dat ze moeten leveren, omdat rekening gehouden moet worden met verschillende wetten (Archiefwet, Gemeentewet, Woo, Avg, etc.), schrijft M50 (Middelgrote Gemeenten). ‘Openbaar je te weinig, dan schend je de Woo en loop je risico’s (bezwaar en beroep/politiek gedoe, onrust bij bewoners). Openbaar je te veel, dan veroorzaak je een datalek. Dit terwijl tegelijk vaak ook onduidelijk is wat we nu precies moeten bewaren en voor hoe lang (Grip op informatie). Er is weinig tot geen begrenzing in wat er bewaard moet worden. En dus ook in wat vervolgens ook weer kan worden opgevraagd.’

De Universiteit Leiden merkt op dat de uitzonderingsgronden in de Woo te ruim worden geïnterpreteerd, waardoor de transparantie van overheidsinformatie wordt ondermijnd. Dit geldt met name voor de uitzondering omtrent het “goed functioneren van de staat”.

Werkdruk bij gemeenten

De gemeente Utrecht geeft aan dat ze veel oneigenlijke verzoeken krijgen (40 procent), waar veel tijd mee gemoeid is. Ook zijn de verzoeken vaak zeer omvangrijk. De afhandeling van deze verzoeken kost meer tijd dan de wettelijke termijn van zes weken toestaat. Hiervoor zouden betere richtlijnen voor opgesteld moeten worden. De gemeente worstelt ook met ‘veelvragers’ die buitensporig veel verzoeken indienen, wat leidt tot overbelasting van medewerkers en hoge kosten. Er is behoefte aan een wettelijke regeling om dit aan te pakken.

Ook de M50 noemt de inrichting van het werkproces een uitdaging en waarschuwt dat er structureel meer capaciteit voor nodig is om alle werkzaamheden af te kunnen handelen. Het zou goed zijn als landelijk een digitale Woo/AI tool ontwikkeld zou worden. Nu moet elke gemeente zelfstandig op zoek naar een systeem. Het zelf ontwikkelen van dergelijke tools is voor middelgrote gemeenten financieel niet-haalbaar.

Informatiehuishouding niet op orde

Vanuit de journalistieke hoek wordt vooral geklaagd over de slechte staat van overheidsarchieven. Dit leidt tot lange verwerkingstijden van verzoeken en bemoeilijkt het werk van journalisten die afhankelijk zijn van de informatie die via de Woo beschikbaar moet zijn.

Volgens de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ) ontbreekt het vooral aan transparante en efficiënte systemen voor het verwerken van Woo-verzoeken. De huidige systemen zijn niet digitaal toegankelijk, wat leidt tot handmatige verwerking en aanzienlijke vertragingen. Ze zouden graag zien dat er een digitaal systeem komt dat informatie efficiënt beheert en zowel voor burgers als journalisten direct inzichtelijk maakt welke informatie beschikbaar is.

De gemeente Utrecht erkent dat de informatiehuishouding verbeterd moet worden om Woo-verzoeken efficiënter te kunnen afhandelen. Het vinden van relevante informatie kost de gemeente veel tijd en moeite. Actief gepubliceerde informatie wordt bovendien maar weinig geraadpleegd.

Cultuuromslag nodig

Journalisten hebben het idee dat politieke en bestuurlijke overwegingen een te grote rol spelen bij de besluitvorming over de vrijgave van informatie. De NVJ spreekt van bureaucratische obstructie. Woo-verzoeken worden nogal eens als risico of kostenpost gezien, wat leidt tot strategische vertragingen en onnodige juridische procedures. De werkprocedures zouden zo ontworpen moeten worden dat politieke overwegingen geen rol kunnen spelen bij de beoordeling van de verzoeken. Dit vereist mogelijk wettelijke aanpassingen, maar ook een cultuuromslag binnen de overheid.

Best practices benutten

Pilotprojecten met lokale media en inwoners laten zien dat een meer persoonlijke aanpak de efficiëntie van de verwerking kan verhogen, schrijft de gemeente Utrecht. Best practices, zoals “vertrouwelijke voorinzage” en de “Groningse aanpak” om het Woo-proces te versnellen, worden volgens Follow the Money echter onvoldoende benut.

Lees ook:

• 1 november 2024: een belangrijke stap naar een meer open overheid – iBestuur
• Puntensysteem Woo-verzoeken Utrecht in strijd met de wet – iBestuur
• Hoe Woo-verzoeken te voorkomen of efficiënt af te handelen – iBestuur