Van denken in documenten naar datastromen

Onze overheidsorganisaties zijn gebouwd op documenten. Beleidsnota’s, rapporten, brieven, verslagen — generaties ambtenaren zijn ermee groot geworden. Onze informatiehuishouding is er volledig op ingericht. Met de komst van de digitale ontwikkelingen zijn er nieuwe en andere vormen en stromen van informatie gekomen.  

In onze werkpraktijk van alledag stelt dit ons voor de nodige uitdagingen. Om grip op informatie te krijgen, om onze eigen informatie goed te kunnen (her)gebruiken wordt gekeken naar hetgeen AI ons kan bieden. Onze aanpak om de informatiehuishouding te verbeteren gaat echter nog vaak uit van het ‘papieren’ denken in documenten.  Een veelgehoorde wens is bijvoorbeeld een technische oplossing waarmee met één druk op de knop een email of een chatbericht bij het betreffende dossier in het documentmanagement systeem (DMS) kan worden gevoegd. Dit is gestoeld op de papieren werkelijkheid waarbij de relatie tussen informatie voornamelijk werd gelegd door het fysiek bijeenbrengen van die documenten. In een ordner waarin documenten geordend zijn opgeborgen, in geëtiketteerde omslagen met een touwtje er om; het zijn ingesleten beelden van eeuwenlange praktijken die in de digitale tijdperk niet meer toereikend zijn.  

Dit papieren denken staat ons in de weg wanneer we met AI en algoritmes aan de slag willen. Dan wringt het. 

AI werkt niet met documenten. Het werkt met data. Gestructureerde, actuele, herbruikbare data. Het zoekt verbanden, leert patronen en bouwt voorspellingen – niet vanuit tekstdocumenten, maar vanuit datastromen. Onze klassieke manier van informatie organiseren past niet bij die nieuwe realiteit.  Informatie is steeds meer een datastroom in beweging; het is dynamisch, contextueel en in hoge mate machine leesbaar. Daarvoor is nieuwe informatielogistiek nodig, om de relatie tussen informatie op een andere manier te leggen dan voorheen. Metadata in plaats van mapstructuren, API’s in plaats van een kast met ordners, linked data in plaats van documenten schuiven. 

Om AI daadwerkelijk in te kunnen zetten in de werkprocessen binnen de overheid zal de omslag moeten worden gemaakt van het klassieke denken in documenten naar het denken in datastromen. Niet alleen door te investeren in technologie, maar door het denken over informatie te veranderen. Door ruimte te geven aan datagedreven werken. En door afscheid te nemen van het idee dat documenten actief bijeengebracht moeten worden om een goed dossier te vormen. 

En ja, dat schuurt met oude werkwijzen. Maar het is ook een kans. Want wie informatie zo op orde heeft dat het ook als datastroom kan dienen, kan AI inzetten om bijvoorbeeld sneller in te spelen op nieuwe vragen, om beleidsanalyses automatiseren, en ondersteuning te bieden bij beslissingen. Niet pas na maanden werk, maar real-time. 

Deze blog werd als column gepubliceerd in iBestuur Magazine #55 van juni 2025
Nog geen gratis abonnement? Klik HIER