Vasthouden aan Microsoft 365 is geen natuurwet
Digitale autonomie klinkt mooi en gewichtig, maar hoe breng je het in de praktijk? Bijvoorbeeld door op zoek te gaan naar open source alternatieven voor Microsoft 365, de online kantooromgeving waarmee vrijwel de hele overheid werkt. Onder de noemer Mijn Bureau wordt Europese open source kantoorsoftware van en voor de overheid beproefd en, in de toekomst, waar nodig aangepast aan de wensen van de Nederlandse ambtenaar.
Mijn Bureau is de Nederlandse implementatie van een suite met Europese samenwerksoftware voor de overheid. Denk aan oplossingen als een bureaublad, een chatfunctie, documenten, presentaties en spreadsheets waarin je kunt samenwerken, videovergaderen, email, een kalender, taken, projecten, een wachtwoordmanager en een AI-assistent. De Nederlandse overheid ontwikkelt niet zelf een alternatief voor Microsoft-producten, maar onderzoekt wat er al bestaat aan geschikte open source-oplossingen. Dat valt niet tegen.
De Nederlandse versie van de suite bevindt zich nog in een vroeg stadium: de technische beproevingen zijn net afgerond. Open source kantoorsoftware die is ontwikkeld voor de Franse en Duitse overheid is door het projectteam van Mijn Bureau geïnstalleerd en de bevindingen zijn beschreven in een rapportage. ‘De vraag die centraal staat bij een technische beproeving is: wat krijg je als je deze software installeert en opstart?’ vertelt Rik Hooft, community facilitator open source bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). ‘Wat hebben ze precies gemaakt? Kunnen wij dat bij ons toepassen? Wat leren we ervan?’
Conclusie één: de beproeving ging makkelijk
De beproeving stond gepland van december 2024 tot augustus 2025, maar in mei kon de rapportage al worden opgeleverd. ‘Technisch gezien is het verbazingwekkend hoe snel je dit operationeel kan krijgen’, zegt softwareontwikkelaar Erik Wout van der Steen. Hij is betrokken bij Mijn Bureau namens het Rijks ICT Gilde, onderdeel van de Rijksorganisatie Ontwikkeling, Digitalisering, Innovatie (ODI). ‘Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van standaardtechnieken en open standaarden, dus het opstarten in de eigen omgeving viel erg mee.’ Ook Hooft is te spreken over de robuustheid van de oplossingen die ze aantroffen. ‘Open source-oplossingen als Matrix en NextCloud komen overal terug. Er wordt veel hergebruikt.’
Conclusie twee: er zijn twee varianten beschikbaar, een Duitse en een Franse
Waarschijnlijk heeft Nederland iets ertussenin nodig. ‘De Duitse variant is een vrij strak installatiepakket’, vertelt Van der Steen. ‘Je krijgt één heel geheel, wat mooi is, maar als je iets wil aanpassen is dat niet zo makkelijk. Zoals het gemaakt is, is het ook bedoeld.’
De verleiding is groot om nu in clichés te vervallen, want waar de Duitsers strak te werk gaan, is de Franse software met meer vrijheid ontwikkeld. Interessant genoeg vormt de open source software een reflectie van de manier waarop de politiek van het land in kwestie is georganiseerd. ‘De Duitse oplossing is meer federatief van aard, net als de Duitse politiek’, zegt Hooft. ‘De Fransen kiezen voor een centrale oplossing. Het gebeurt allemaal in Parijs. Hetzelfde zie je terug in de structuur van hun software.’ De Franse oplossing is flexibeler dan de Duitse, met één authenticatielaag waaraan diverse losse componenten worden gekoppeld, maar vormt minder één geheel. De Franse oplossing La Suite numérique is al vijf jaar in ontwikkeling en bevat onder meer de berichtendienst Tchap, die door meer dan 600.000 ambtenaren wordt gebruikt. Van La Suite gebruikt Mijn Bureau Chat, Docs en Meet. De eerste versie van de Duitse oplossing openDesk, ontwikkeld door Zentrum Digitale Souveränität (ZenDiS) in opdracht van het Duitse Federale ministerie van binnenlandse Zaken, is in januari van 2025 uitgebracht. Van openDesk gebruikt Mijn Bureau de Files, Email, Kalender, Taken, Projecten en Kennis.
Nederland is Frankrijk niet en lijkt uiteindelijk ook niet op Duitsland. Mijn Bureau moet op zoek naar een oplossing die ertussenin valt. Daarvoor wordt nauw samengewerkt met de Europese collega’s. Voorlopig zitten ze nog in de kennismakingsfase. Er vindt weliswaar wekelijks overleg plaats met de Franse en Duitse ontwikkelaars, maar het is nog te vroeg is om samen dingen te maken. Het projectteam zet vooral in op hergebruik, met enkele verbeteringen op het gebied van security. Tijdens de beproeving kwamen ze ook geen zaken tegen die echt misten. ‘Er zijn overal zeker twee en vaak nog wel meer alternatieven te vinden die iets kunnen bieden,’ zegt Hooft.
Conclusie drie: open source vraagt om een andere mindset
De ongeveer 150.000 Nederlandse rijksambtenaren zullen niet van vandaag op morgen met een nieuwe desktop worden geconfronteerd. Hoe de grootschalige uitrol van Mijn Bureau in de toekomst wel in zijn werk zal gaan, moet nog worden besloten. Hooft en Van der Steen zien wel wat in de manier waarop de Fransen hun ambtenaren proberen te verleiden om de nieuwe software in gebruik te nemen. Hooft vertelt: ‘In Frankrijk zeggen ze: we zetten iets nieuws naast de software die je nu gebruikt. Dat gaan we geschikter maken voor jou als ambtenaar dan wat je hebt. Gebruik je een nieuwe module niet, dan is het misschien niet helemaal de juiste oplossing voor je, dus die module vervangen ze door een andere open source-oplossing. Dat werkt prima.’
Als het eenmaal zo ver is, hopen ze dat Mijn Bureau een koppelfunctie voor zo veel mogelijk overheden kan vervullen. De ene gemeente heeft misschien een complexe situatie, de andere een simpele, maar door configuratie moet de software straks voor iedereen flexibel te gebruiken zijn. ‘We zien voor onszelf een rol weggelegd als integratieplatform, dat bestaande producten koppelt,’ zegt Hooft. ‘Wij maken zelf geen keuze voor overheden, maar we richten de suite wel in zo dat er steeds meer opties zijn die je kunt aan- en uitzetten, zodat het voor iedereen bruikbaar kan zijn.’
De grootste uitdaging zal volgens hen zitten in het veranderen van de mindset van de Nederlandse ambtenaren die gewend zijn aan Microsoft 365. ‘Er ligt geen kant en klaar voorbeeld van hoe je dit doet binnen de overheid’, zegt Hooft. ‘Ik leen de woorden van de staatssecretaris, die zei dat de samenwerking tussen de gemeentes en de rijksoverheid nog pril is, maar dat hij wel graag wil dat het in één keer goed gaat. Dat geldt ook voor wat wij doen.’
De eerstvolgende stap in het proces is een pilot met de chatmodule. Nu komen ook de functionele vragen aan bod: het testen van de gebruikerservaring en het ophalen van feedback. Dat geeft ook nog wat tijd om het cultuurvraagstuk te bestuderen. ‘Werken met open source software betekent ook open source werken,’ zegt Hooft. ‘Dat is samenwerken, bijdragen, teruggeven, et cetera.’ Relatief nieuwe zaken voor de Nederlandse overheid. Er staan weliswaar inmiddels 783 repositories van de Rijksoverheid online, maar aan het open source werken valt nog wel het een en ander te stimuleren, verwachten ze.
Leuk aan open werken vinden ze dat iedereen alles kan volgen. ‘We zijn natuurlijk een proof-of-concept’, zegt Van der Steen. ‘We werken snel en een beetje ruig, dus je zet niet je beste code online, maar je zet het wel online. Gelukkig krijgen we positieve feedback, bijvoorbeeld van implementatiepartners van gemeenten.’ Aan interesse van overheden geen gebrek. Dat het digitale autonomie-vraagstuk leeft, merken ze dagelijks aan de hoeveelheid uitnodigingen om een presentatie te komen geven.
Beiden zijn ze gecharmeerd geraakt van de open source beweging. ‘Het past beter bij de overheid om open te werken,’ zegt Van der Steen. ‘De overheid moet immers transparant zijn. En als je niet tevreden bent over je kantoorsoftware, dan kun je er zelf aan bijdragen dat de oplossing wordt verbeterd, gewoon door feedback te geven: ‘hé, dit werkt niet lekker voor mij’. Je hebt direct contact met de mensen die het voor je kunnen oplossen. Kom daar maar eens om bij zo’n gigantisch bedrijf als Microsoft.’
Mijn Bureau is een samenwerking van de Rijksoverheid, Gemeente Amsterdam en de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Vanuit de Rijksoverheid werkt het projectteam van Open BSW van het programma Beter Samen Werken aan Mijn Bureau.
Dit artikel werd ook gepubliceerd in iBestuur Magazine #55 van juli 2025
Nog geen (gratis) abonnement? Klik HIER
Lees ook:
