Vijf aanbevelingen van het Adviescollege ICT-toetsing

In 2023 heef het Adviescollege ICT-toetsing zestien adviezen uitgebracht over ICT-projecten van de overheid, waarmee in totaal afgerond 4,9 miljard euro is gemoeid. Een aantal risicofactoren bij ICT-projecten keert geregeld terug in de adviezen. Daarom destilleert het adviescollege in haar jaarverslag vijf overkoepelende aanbevelingen voor een betere beheersing van ICT bij het Rijk.

Het is natuurlijk niet leuk als er stevige kritiek komt op een ICT-project waaraan je enthousiast en met de beste bedoelingen bent begonnen. Daarom is er in 2023 meer aandacht besteed aan nazorg, schrijft het adviescollege in het jaarverslag. In de nazorg zijn de adviezen verder toegelicht aan de organisaties die het betreft.

1. Toets vroegtijdig digitale aspecten van nieuw beleid

‘Pak door op digitaal vaardig beleid’ luidt de eerste aanbeveling in de jaarrapportage 2023. Hoe beleid digitaal vaardig kan zijn, is een semantische kwestie, maar bedoeld wordt dat er bij het maken van wetten, regelgeving en beleid al rekening moet worden gehouden met de uitvoering. Het komt te vaak voor dat de uitvoerbaarheid van digitale aspecten problematisch blijkt. Uit een analyse van alle adviezen van AcICT sinds 2015 blijkt dit voor 17 van de 100 onderzoeken te gelden.

De adviescommissie heeft vragen geformuleerd die kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van een ‘digitale toets’ voor nieuwe wet- en regelgeving door de Tweede Kamer. De hoop is dat de Tweede Kamercommissie voor Digitale Zaken hiermee verder gaat. De ministeries zijn zich wel bewust van het probleem, maar AcICT ziet nog te weinig vooruitgang op het vroegtijdig toetsen van digitale aspecten van nieuw beleid en roept de CIO’s van de departementen op om hier stappen in te zetten.

2. Werk aan de kennis van ICT-beheersing

Vorig jaar zette de adviescommissie de telkens terugkerende adviezen op een rij. Omdat die ook in 2023 weer gelden, luidt het advies dit jaar om actief te werken aan de kennis van ICT-beheersing van management en opdrachtgevers. Managers stromen snel door en nemen hun kennis van ICT-projecten met zich mee. Het is dus van belang om kennis en ervaring te borgen in het project. En vul cruciale rollen binnen een ICT-project op basis van ervaring, aldus AcICT.

3. Hanteer evolutionaire aanpak van legacy

Het derde advies, ‘Verhelp ‘problematische legacy’ evolutionair’, is ook een terugkerend thema. Het gaat om informatiesystemen die niet meer aansluiten bij de eisen van deze tijd, met als mogelijk gevolg dat gewenste veranderingen veel tijd vragen of zelfs niet gerealiseerd worden (denk bijvoorbeeld aan de btw-verlaging op groente en fruit). AcICT merkt dat de kwaliteiten van ‘oude’ informatiesystemen soms niet op waarde worden geschat, waardoor er onnodig grote, risicovolle vervangingsprojecten worden gestart. Ze pleiten ervoor om eerst meer inzicht in bestaande systemen te verwerven en daarna een evolutionaire transitie in te zetten naar de gewenste situatie, oftewel: neem kleine stapjes, geen reuzesprongen.

4. Maak concreet welk probleem je oplost

‘Maak concreet welk probleem het project moet oplossen’ is een advies gericht aan projectverantwoordelijken. Bij een aantal projecten in 2023 bleek het zicht op de gewenste resultaten te algemeen. Daardoor lopen overheden het risico dat ze software laten ontwikkelen die niet aansluit bij wat ze willen.

5. Organiseer ruimte voor tegenvallers

Het laatste advies luidt: ‘Organiseer ruimte en aanpassingsvermogen in projecten’. Het adviescollege ziet te veel optimisme en weinig realistische planningen langskomen. Er wordt nog altijd te weinig ruimte ingecalculeerd voor tegenvallers. Ook wordt er te weinig beheer en onderhoud gedaan aan oude systemen, waardoor die tegenvallers in nieuwe projecten niet zomaar kunnen opvangen.