In een wereld die steeds sneller verandert, is je bedrijf beschermen tegen datalekken en cyberaanvallen van groot belang. Controleren van informatie-uitwisseling is cruciaal; het verbetert niet alleen de beveiliging maar draagt ook bij aan een efficiëntie in het dataverkeer. De balans vinden tussen een sterke beveiliging met een gebruiksvriendelijke ervaring kan hierbij een uitdaging zijn. In deze blog bespreken we vijf praktische oplossingen voor veilige informatie-uitwisseling, waarmee je verder bouwt aan een robuuste beveiligingsstrategie.
Veranderende mindset over veilige informatie-uitwisseling
Traditioneel wisselen bedrijven en overheden data uit via directe verbindingen tussen twee partijen. Maar de stijging in data-aanvragen vanuit verschillende bronnen heeft geleid tot een complexe wirwar van systemen. Dit zorgt voor onveilige situaties, niet alleen vanuit een security- maar ook vanuit een privacy-perspectief. Ook op Europees niveau is er veel aandacht voor dit onderwerp; er wordt gewerkt aan richtlijnen en nieuwe wetgeving met als doel om ervoor te zorgen dat burgers en bedrijven steeds meer zeggenschap krijgen over hun eigen data. Deze veranderende mindset legt de basis voor nieuwe, veiligere methoden van data-uitwisseling.
1. Maak gebruik van een centrale oplossing voor veilige informatie-uitwisseling
Een eenduidige technische oplossing, zoals een datastation, kan ervoor zorgen dat aan belangrijke technische beveiligingseisen wordt voldaan, zoals transportversleuteling met TLS, dataversleuteling met AES-256 en authenticatie met officiële server- en clientcertificaten. Antivirusoplossingen, die bestanden scannen voordat ze binnenkomen, moeten ook deel uitmaken van zo’n systeem.
2. Gebruiksgemak als prioriteit
Naast alle technische vereisten, is ook gebruiksgemak essentieel; iedereen binnen een organisatie moet de geboden oplossing met minimale training kunnen gebruiken. Een oplossing moet simpel te implementeren zijn met een minimale impact op de dagelijkse werkroutines, wat leidt tot hogere acceptatie door werknemers en externe partijen. De extra inspanning voor veilige levering moet bijna nul zijn, of idealiter zelfs minder dan bij onveilige levering via e-mail.
3. Controle en transparantie
Toezicht is belangrijk voor de beveiliging van gegevens, zodat je kunt nagaan welke informatie met externe partijen wordt gedeeld. Het is essentieel dat het verzenden en ontvangen van bestanden volledig en controleerbaar wordt vastgelegd. Transparantie en traceerbaarheid zijn noodzakelijk om snel te kunnen zien welke informatie het bedrijf verlaat, met wie het wordt gedeeld, onder welke beveiligingsmaatregelen het document is verstuurd en welke toegangsrechten zijn ingesteld.
Deze audittrail / informatie biedt een robuust controlemechanisme voor de gegevensuitwisseling met externe partijen, wat van onschatbare waarde kan zijn in gevallen van dataverlies of juridische geschillen. Buiten de organisatie zijn er extra uitdagingen voor de veilige authenticatie van ontvangers, wat intern vaak eenvoudiger te realiseren is.
4. Automatiseer gegevensuitwisseling
Processen zoals veilig verzenden van facturen en contracten, en het automatisch verwerken van personeel- en klantgegevens via digitale werkstromen, zorgen voor robuustheid en efficiëntie. Automatisering vermindert de handmatige inspanning en versnelt doorlooptijden, wat als positief neveneffect heeft dat je kostbare tijd bespaart. Geautomatiseerde uitwisseling via een centraal platform maakt het ook makkelijker om een consistente beveiliging te implementeren en af te dwingen.
5. Neem informatiebeveiliging serieus
Technische oplossingen bieden een solide basis, maar ook menselijk handelen blijft cruciaal. Bij twijfel, bevestig verzoeken altijd via meerdere communicatiekanalen en werk samen met beveiligingsspecialisten binnen je bedrijf. Informatiebeveiliging is integraal onderdeel van risicomanagement. Het gaat om verder kijken dan alleen IT en een holistische aanpak volgen. Of het nu bescherming is door een encryptietechnologie of implementatie van tools zoals SureSync, versterking van je digitale weerbaarheid blijft essentieel voor de toekomst.
Door de bovenstaande oplossingen toe te passen, kan je bedrijf zich voorbereiden op een veilige toekomst die voldoet aan alle eisen op het gebied van gegevensuitwisseling. Zorg ervoor dat je bedrijf is voorbereid op de toekomst en aan alle vereisten voor veilige uitwisseling van data voldoet.
