Een verkenning naar de consequenties van de Omgevingswet voor de gemeentelijke informatievoorziening duurde slechts drie maanden, maar leverde een enorme schat aan informatie op. “Een goudmijn”, aldus Theo van den Brink (VNG/KING).
Vereenvoudiging, heldere, beter voorspelbare en snellere procedures, meer beleidsruimte voor gemeenten, maar ook een gelijkwaardige informatiepositie van de overheid en van de initiatiefnemers (inwoners en ondernemers). In het kort is dat waar met de Omgevingswet naar wordt gestreefd. Sinds eind 2014 is de VNG via het Programma Invoering bezig zich voor te bereiden op de komst van de nieuwe Omgevingswet. Door het Programma Invoering wordt onderkend dat voor het bereiken van de bedoeling van de wet een goede informatievoorziening onmisbaar is. In dat kader is het ministerie van Infrastructuur en Milieu al geruime tijd bezig om het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) vorm te geven.
Op 1 juli 2015 is tussen Rijk en de medeoverheden een Bestuursakkoord getekend waarin een gezamenlijke ambitie en koers is afgesproken over de implementatie van de Omgevingswet. De rol van die medeoverheden bij de ontwikkeling van het DSO werd pas goed zichtbaar in november 2015. “Dat is gebeurd door het Visiedocument en de Doelarchitectuur te reviewen, waarbij geconstateerd werd dat er nog weinig rekening was gehouden met gemeenten, provincies en waterschappen. Dat heeft honderden bevindingen opgeleverd”, aldus Theo van den Brink, vanuit VNG/KING projectleider van de (gemeentelijke) VIVO. Om ervoor te zorgen dat de werkprocessen en informatievoorziening straks goed aansluiten op het DSO en bijdragen aan de bedoeling van de Omgevingswet, is gedurende drie maanden door gemeenten, provincies en de waterschappen parallel een verkenning uitgevoerd naar de consequenties voor de informatievoorziening van die bevoegde gezagen: de VIVO (Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet).
VIVO is uitgevoerd in nauwe afstemming met het genoemde Programma Invoering. “Het reviewen van het Visiedocument en de Doelarchitectuur liet ook zien dat het noodzaak was om de vraagkant in beeld te brengen. In het DSO wordt gesproken over ‘gebruikers’, waarbij het dan gaat om gemeenten, provincies en waterschappen. Maar de wet stelt initiatiefnemers centraal. In de participatiesamenleving moet de burger in de context van zijn omgeving, samen met de overheid, zorgen voor een prettige, gezonde en veilige leefomgeving. Het zou merkwaardig zijn als die initiatiefnemer niet het vertrekpunt en ijkpunt is van de analyses. In VIVO is daarom aan de invalshoek Dienstverlening een belangrijke plaats toegekend.”
Werkpakketten
De vraagkant aan het woord brengen betekent gemeenten aan het woord brengen. Van den Brink zegt daarover: “We hebben, ondanks de korte doorlooptijd, ons ingespannen veel en verschillende gemeenten te betrekken. Om de kennis en opvattingen van zoveel mogelijk gemeenten in de verkenning mee te nemen, zijn er sessies gehouden waarbij met name het ‘doen’ voorop stond in zogenaamde werkateliers. Tot onze vreugde was het enthousiasme voor die sessies zo groot, dat wij zelfs hebben moeten werken met wachtlijsten. Het geeft wel aan dat de Omgevingswet bij gemeenten nu echt begint te leven. We hebben het werk verdeeld in een aantal werkpakketten. Het eerste werkpakket heeft zich gericht op wet- en regelgeving, instrumenten en regelbeheer; er is geanalyseerd wat de consequenties zijn voor de informatievoorziening. In werkpakket twee is de dienstverlening onder de loep genomen. Dat is gedaan door radicaal te denken vanuit de initiatiefnemers en vanuit toekomstmogelijkheden. Dat heeft ertoe geleid dat een flink aantal klantreizen is onderkend, waar serviceformules uitkomen waarmee je de dienstverlening rond de Omgevingswet (met een mate van standaardisatie) in zou kunnen richten.”
Het is een baaierd aan partijen waarvan de inbreng essentieel is qua kennis en voor draagvlak
Centraal in werkpakket drie stond de bedrijfsarchitectuur. “Daarbij zijn, in afstemming met waterschappen en provincies, de ketenhoofdprocessen in kaart gebracht en is met name gekeken naar de impact van de Omgevingswet op die processen. Welke processen worden sterk geraakt, welke zijn nieuw, welke worden lichtjes geraakt en wat betekent dat? Werkpakket vier heeft zich gericht op de informatiearchitectuur vanuit GEMMA-perspectief, waarin onderzoek is gedaan naar de informatiearchitectuur, de applicatiearchitectuur en de gegevensarchitectuur. In werkpakket vijf waren informatiebeveiliging en privacy de rode draad, waarbij er in een vroegtijdig stadium is gekeken naar de aandachtspunten en/of risico’s die er in het traject van de DSO/Omgevingswet zitten. Het laatste werkpakket is gericht op het relatie- en stakeholdermanagement. Het is al gezegd: de belangstelling voor de werkateliers was enorm en naast gemeenten hebben we in deze verkenning ook nog te maken met verschillende vakorganisaties en gremia, zoals het Gemeentelijk Geo-Beraad, de VDP, VIAG, IMG100.000+, veiligheidsregio’s, et cetera. Het is een baaierd aan partijen waarvan de inbreng essentieel is qua kennis en voor draagvlak. Dat moet je managen.”
Waarom ateliersessies?
Theo van den Brink noemt drie redenen waarom gekozen is voor een aanpak met ateliersessies. “In de eerste plaats lukt het ons, als VNG en KING, nooit om al de dingen die in VIVO en in de vervolgprojecten opgeleverd moesten worden, zelf te bedenken. Daarvoor heb je deskundigheid en praktijkkennis van gemeenten nodig. In de tweede plaats gaat het om representativiteit. Een verkenning is juist dan zinvol als meerdere invalshoeken vertegenwoordigd zijn. Dat betekent de inbreng van grote, kleine en middelgrote gemeenten, waarbij ook gekeken wordt naar landelijke spreiding en stedelijke en landelijke gebieden. Het derde punt is draagvlak voor de resultaten van de verkenning. Er ligt nu een document waar ruim honderdveertig mensen uit meer dan vijftig gemeenten, in welke vorm dan ook, bijdragen aan hebben geleverd. Vanuit VNG/KING hebben wij dat gefaciliteerd, maar het zijn de gemeenten samen geweest die het beeld en de uitkomsten van de verkenning hebben bepaald. Wat mij betreft zijn die uitkomsten echt indrukwekkend. Een mooie bijvangst is verder dat deelnemers aan de verkenning nu veel beter begrijpen wat de Omgevingswet gaat betekenen voor hun gemeente en dat zij zien wat voor hun gemeente aan de orde is. Gemeenten helpen het collectief met hun kennis en inzichten, maar halen ook veel wat ze kunnen gebruiken in hun eigen omgeving.”
Digitale Agenda 2020
In de verkenning, maar straks ook in de vervolgprojecten, speelt standaardisatie, innovatie en gezamenlijk (gemeentelijk) optrekken een belangrijke rol. Dat is niet geheel toevallig. Het zijn ook de thema’s die een centrale rol spelen in de Digitale Agenda 2020, waarin de gezamenlijke ambities van gemeenten op het vlak van dienstverlening en informatievoorziening worden gerealiseerd. “Zo wordt er, parallel aan VIVO, momenteel gekeken welke lokale initiatieven relevant zijn op het gebied van informatievoorziening en die ook nog eens nuttig zijn om met elkaar te delen.” Een ander punt uit de Digitale Agenda 2020, waar ook in VIVO en de vervolgprojecten op gefocust wordt, is het versterken van opdrachtgeverschap. “Daarmee continueren wij de lijn die VNG/KING enkele jaren geleden heeft neergezet en onder meer zichtbaar was binnen Operatie NUP. Ook duurzaamheid, de bruikbaarheid en het radicaal denken vanuit initiatiefnemers en gebruikers zijn richtinggevende waarden die vanuit de Digitale Agenda 2020 terugkomen in VIVO en die ook meegegeven zullen worden aan de vervolgprojecten. Ik vind dat het met al dit soort programma’s in de toekomst zo moet gaan.”
Aanstellen contactpersoon
Begin juni is de eindrapportage met betrekking tot VIVO opgeleverd. Daarmee is er weliswaar een eind gekomen aan de parallelle verkenning, maar niet aan het proces dat met die verkenning in gang is gezet. Wat Theo van den Brink betreft is het voor gemeenten juist nu zaak om aan te haken, of aangehaakt te blijven. “Zeker voor gemeenten die niet hebben kunnen deelnemen aan de ateliersessies, is het raadzaam om te volgen wat er gebeurt en daarvan kennis te nemen. Raadzaam is ook om als gemeente een goede contactpersoon aan te stellen, iemand die intern zorgt voor aansluiting op alles wat er in de wereld van de Omgevingswet gebeurt, maar intern ook zorgt dat informatie wordt verspreid, mensen worden betrokken, et cetera. Inmiddels hebben bijna alle gemeenten dat geregeld. De weinige gemeenten die dat nog niet hebben gedaan, zou ik vooral aan willen raden om de rol als contactpersoon serieus te nemen. Het vraagt tijd, het is complex en ongetwijfeld verandert die rol in de loop van de jaren. Nu zul je vooral informatie ophalen en aanhaken, maar in veel gevallen zal je straks voor de eigen organisatie een soort van business change manager worden. Want VIVO en Informatievoorziening zijn slechts een onderdeel van alles wat in het bredere Programma Invoering zal worden georganiseerd. Neem de rol als contactpersoon dan ook serieus, want de komende jaren heb je écht wel wat te doen…”
Dit verhaal is onderdeel van een reeks van verhalen naar aanleiding van het verschijnen van de eindrapportage over de gemeentelijke Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet (VIVO).
