Het klinkt zo logisch. Als je met z’n allen wat koopt kun je afdingen op de prijs en meer eisen stellen aan de kwaliteit van de koopwaar. We weten ook dat het in gemeenteland niet altijd eenvoudig is om de handen ineen te slaan. Niet eenvoudig, maar zeker niet onmogelijk. Kijk naar de ontwikkelingen rond Gemeentelijke Telecommunicatie (GT).
Beeld: Dreamstime
Zoals vaak bij betekenisvolle ontwikkelingen, vielen er op het juiste moment een paar dingen samen. Hamid Golyardi, manager contract- en leveranciersmanagement ICT bij de gemeente Den Haag en lid van de stuurgroep GT: “In 2014 kwam er een nieuw college in Den Haag en dat had een scherpe doelstelling geformuleerd: slimmer inkopen, onder meer door samenwerking te zoeken met andere gemeenten. Dat jaar zou ook de ondersteuning van het verouderde besturingssysteem (Windows XP) ophouden. We hebben toen met de G5 – de gemeente Eindhoven sloot aan – met Microsoft het eerste collectieve onderhoudscontract afgesloten. Maar het ging niet alleen om ons vijven. Uiteindelijk hebben 350 gemeenten zich aangesloten. Waarmee miljoenen zijn bespaard. Daarmee zagen we voor het eerst op grote schaal dat gemeenteland ontzorgd kan worden als we samenwerken.”
In 2014 liep bij de gemeente Den Haag ook het contract voor mobiele telefonie af. “Dat is zo’n moment dat je gaat nadenken over een nieuwe aanbesteding”, vervolgt Golyardi. ‘Door de onderlinge contacten wisten we dat dit ook in Rotterdam aan de hand was. We hebben toen samen het initiatief genomen om met – toen nog – KING en Amsterdam, Utrecht, Eindhoven en de bestuursdienst Ommen-Hardenberg de markt voor mobiele telefonie op te gaan. Mobiel 1 werd de wieg van het programma Gemeentelijke Telecommunicatie.”
Gezamenlijk belang
Mobiel 1 bleek de motor voor de gezamenlijke inkoop door gemeenten. Golyardi: “Het kwartje was gevallen: bij de gemeenten én bij de leveranciers. Kleine gemeenten, die vaak niet voldoende capaciteit hebben voor ingewikkelde, langdurige aanbestedingstrajecten, hebben hiermee een sterke positie ten opzichte van leveranciers. Samen kunnen we gunstige voorwaarden, lagere kosten en betere kwaliteit uitonderhandelen. Maar ook voor de leveranciers kan het goed uitpakken: Microsoft had ineens wél een deal met 350 gemeenten. Het hielp ook enorm dat het zowel bij Windows XP als bij mobiele telefonie om een commodity ging. Iets dat elke gemeente nodig heeft.”
Het succes van GT zit niet alleen in kosten en resultaat. Dat erkent ook Golyardi. “Het succes zit in de mensen. De manier waarop GT is georganiseerd, met VNG Realisatie en de stuurgroep GT als regisseurs, is transparant, open en gericht op het gezamenlijke belang. Ik weet dat er gemeenten zijn die terughoudend zijn. Of omdat ze angst hebben voor het collectief, of gehecht zijn aan hun vertrouwde leveranciers, of omdat er geen politiek draagvlak is. Die gemeenten zou ik graag uitnodigen voor een van onze bijeenkomsten.”
Pierre van den Heuvel, programmamanager en regisseur ICT in Eindhoven en ook lid van de stuurgroep GT, benadrukt dat het succes van GT voor een groot deel op het conto van de deelnemers van het eerste uur geschreven kan worden. “Er was meteen een klik. We zijn allemaal doeners. Bovendien waren wij het er snel over eens dat we vooral de gezamenlijkheid moeten benadrukken. Iedereen moet kunnen aansluiten. Natuurlijk was er hier en daar scepsis: ‘is dit niet weer zo’n Haagse actie?’ Maar door met Mobiel 1 gelijk een miljoenenklapper te maken, hebben we die scepsis weg kunnen nemen.”
Scepsis
Een belangrijke rol bij het wegnemen van die scepsis speelt de klankbordgroep. Die vormt met de projectgroep van VNG Realisatie en de stuurgroep de organisatie van GT. Van den Heuvel: “In de klankborgroep kun je als gemeente jouw wensen en ideeën inbrengen. Belangrijk omdat je niet steeds vanuit je eigen koninkrijkje uit hetzelfde raam moet kijken. GT is er voor alle gemeenten en de projectorganisatie, onder aanvoering van Patrick Sipman, ontzorgt hen in proces en inhoud. Of je doet het zelf en dan is ook het risico voor jezelf, of je laat je faciliteren door de experts van GT en profiteert van de kracht van het collectief.”
We moeten echt af van de situatie dat we allemaal wat anders kopen, terwijl we in de kern hetzelfde doen
Samenwerken is niet de enige pijler in de visie van GT. “Rechtmatigheid is er ook eentje”, aldus Pierre van den Heuvel. “Dat betekent dat we aanbestedingen altijd strikt volgens de richtlijnen uitvoeren. Doelmatigheid is een andere pijler en die gaat over prijs gerelateerd aan prestatie. Door alles langs die pijlers uit te voeren, is het proces transparant.”
Van den Heuvel ziet niet alleen letterlijk, maar ook figuurlijk de winst van het collectief. “We vormen samen een krachtig blok bij de onderhandelingen met leveranciers. Voor die leveranciers was het overigens wel even wennen: ineens zitten ze met één grote gemeentelijke opdrachtgever aan tafel. Maar het belangrijkst is dat we bewijzen dat gemeenten samen iets neer kunnen zetten. GT Mobiele Communicatie 1, GT Mobiele Communicatie 2, GT Vaste Communicatie. Als je eenmaal de business case gemaakt hebt, kun je die kopiëren voor volgende projecten. Zoals nu voor GT Connect.”
In de kern hetzelfde
Wat er van de afgeronde GT-trajecten is geleerd, is dat het goed werkt om (raam)contracten af te sluiten met daarin ruimte voor maatwerk voor de individuele gemeenten. Daar ligt nog steeds een belangrijke taak voor de specialisten in de gemeenten. “Hier in Rotterdam, met onze hoogbouw, hebben we een andere indoordekking voor mobiele telefonie nodig dan in een kleinere gemeente”, vertelt stuurgroeplid Mari Schippers, manager ICT Beheer bij de gemeente Rotterdam. “Ook bij GT Connect gaat het om een gezamenlijke basis met ruimte voor maatwerk: het inrichten en vernieuwen van het telefonieplatform. Wat vroeger de telefooncentrale was, is nu hoogwaardige IT en een cruciaal onderdeel in de dienstverlening. Noodzaak voor elke gemeente, maar het is aan de afzonderlijke gemeenten zelf om te bepalen in welk tempo zij meegaan en welke diensten gekoppeld worden. Maar we moeten echt af van de situatie dat we allemaal wat anders kopen, terwijl gemeenten in de kern hetzelfde doen. Ik zie voor de toekomst bijvoorbeeld ook voor mij dat we een soort software broker zijn: met een centrale plek waar je als gemeente stan- daardsoftware kunt afnemen.”
Beheer naar de lijn
Met Connect is Gemeentelijke Telecommunicatie groot aan het worden. Volgens Schippers schuilt daar ook een gevaar in. “Alle contracten en producten die wij implementeren, moeten beheerd worden. Liefst door een aparte beheerorganisatie die het leveranciers- en contractmanagement doet. Dat kun je niet vragen van de projectorganisatie. Die laatste moet een wendbare en krachtige doe-organisatie zijn die initiatieven neemt en projecten aanjaagt. De beheerorganisatie moet in de lijn worden belegd en een club zijn die het dagelijkse aanspreekpunt is voor vragen en klachten van leveranciers en gemeenten. Daar bewegen we wat mij betreft naartoe. Maar als ik even pas op de plaats maak, zie ik een geweldige ontwikkeling waarin we van praten over samenwerken naar daadwerkelijk samenwerken zijn gegaan. Goede ideeën waren er altijd al bij gemeenten, maar waar het nog weleens aan ontbrak was een projectorganisatie die vorm kon geven aan die ideeën. Voor GT kwam die er met VNG Realisatie. Nu is het vooral een kwestie van doorbouwen.”
