De Stembureau-applicatie en de driedaagse verkiezingen

Beeld: Shutterstock

Het stemproces op een verkiezingsdag kent veel controlemomenten. Klopt de stempas, is degene met de stempas echt wie hij zegt dat hij is en zo ja, woont hij nog steeds in de gemeente waar hij wil stemmen. Wat de Stembureau-applicatie doet (onder andere) is de stempas scannen en een ja of een nee geven. Alleen bij een ‘nee’ moeten stembureaumedewerkers extra controles uitvoeren. Dat scheelt tijd in het hele proces en dat was een van de redenen dat de interesse was gewekt van de gemeente Tilburg naar de applicatie.

De app volgt het proces van het stembureau en dat kent vele controlemomenten.

Jesse Leemput is adviseur dienstverlening en verantwoordelijk voor uitslagverwerking verkiezingen van de gemeente Tilburg. “De applicatie was voor ons ook een coronamaatregel. We wilden de doorlooptijd in stembureaus zo kort mogelijk hebben, dus alles wat sneller kon wilden we aanpakken. Daarbij bood de app kansen om de oude manier van uitslagverwerking te verbeteren. We wilden onderzoeken of de StembureauApp beter zicht gaf op wat er in de stembureaus gebeurde en we wilden het proces van uitslagverwerking optimaliseren.”

Snel beslissen

Voor 1 oktober 2020 moest de gemeente besluiten of ze mee wilde doen met de Stembureau-applicatie. Die knoop moest in 3 weken worden doorgehakt. Niet heel veel tijd voor het doorlopen van alle procedures en protocollen rondom inkoop, privacy, beveiliging en financiën, maar het lukte. De gemeente Eindhoven had al positieve ervaringen met de applicatie en werd aangewezen als buddy. Inez Rastovac kwam in Tilburg aan boord als projectmanager: “We hadden 5 maanden de tijd om het hele proces op orde te krijgen, de technologie in te richten en mensen te trainen.”

De techniek

De technologie achter de Stembureau-applicatie is redelijk overzichtelijk. De toepassing bestaat uit een website met een beveiligde verbinding via Gemnet (en straks ook Diginetwerk). De voorzitters van de stembureaus krijgen allemaal een iPad met een beveiligde (VPN) inbelverbinding. De gegevens die zij met de app verzamelen, voeden de database aan de achterkant van de website. De app heeft een chatfunctie waarmee voorzitters contact houden met het ‘hoofdkantoor uitslagverwerking’ van de gemeente, en vice versa. Ook maakt het eventuele telverschillen zicht en helpt de app stembureauvoorzitters met het invullen van het proces-verbaal. Dit is het uitgebreide formulier waarmee het stembureau verantwoording aflegt over het verloop van de stemming en over de telling van de stemmen.

Dankzij de chatfunctie werd er een stuk minder gebeld.

Versnelling

De app volgt het proces van het stembureau en dat kent vele controlemomenten, zoals eerdergenoemde stempascontrole. Maar ook: zijn alle geplande medewerkers op tijd aanwezig, zijn er nog voldoende stemformulieren, is de stembus niet te vol? Jesse haalt herinneringen op aan eerdere verkiezingen: “Op de dag zelf konden we telefoontjes verwachten als ‘mijn eerste zes medewerkers zijn binnen, maar nummer zeven heeft zich verslapen’, ‘de stemformulieren zijn nu op’ en ‘de beheerder is er nog niet en we hebben geen sleutel’. We belden zelf een paar keer per dag met de voorzitters om te vragen hoe het ging en hoeveel mensen al binnen waren geweest. Gezellig? Dat wel, maar met tachtig stembureaus in onze gemeente wel een tijdrovende klus.” Dankzij de chatfunctie werd er dit jaar een stuk minder gebeld. “Het was soms gewoon stil,” zegt projectmanager Inez Rastovac, die dat weinig had ervaren in de maanden voor de verkiezingen.

Drie dagen

Want in diezelfde maand dat gemeente Tilburg ja zei tegen de applicatie, werd bekend dat de verkiezingen over drie dagen zouden verlopen. En dat ouderen per brief mochten stemmen. De bestaande Stembureau-applicatie moest daarop door VNG Realisatie worden aangepast, want een nieuwe bouwen zou te kostbaar zijn. “Zo’n verandering vraagt nogal wat van software,” zegt Inez. “Gelukkig hadden wij twee technische applicatiebeheerders die heel diep de app zijn ingegaan. Zelfs zo diep dat onze buddy-gemeente Eindhoven vroeg of wij dingen voor hen wilde testen.”
Steven de Graaf van VNG Realisatie is de productspecialist van de StembureauApp. Hij legt uit dat de StembureauApp volledig was gebaseerd op verkiezingen van één dag. “Opeens moest de applicatie binnen 3 maanden worden aangepast naar meerdere dagen. Dit was een gigantische klus met een zeer korte deadline.” Met een gedegen testproces en veel feedback vanuit de gebruikers was de applicatie uiteindelijk klaar om de 16 deelnemende gemeenten te ondersteunen in de uitvoering van de Tweede Kamerverkiezingen.

Werkdruk

Iedere keer als de overheid de regels rondom de verkiezingen aanpaste, had dit gevolgen voor de software en moest die worden aangepast. “Eigenlijk hadden we pas een week voor de verkiezingen een stabiel softwareproduct,” concludeert Inez. “Zelfs tijdens de verkiezingen is de manier van stemmen aangepast, moesten we alles opnieuw testen.” Zowel Jesse als zij haasten zich te zeggen dat de oorzaak lag in de nieuwe situatie, dat er zo kort op de verkiezingen nog ontwikkelingen waren die consequenties hadden voor de software. Inez vult aan: “En toen kregen wij ook nog te maken met de onderwijskoepels. Die gaven drie weken voor de verkiezingen aan dat zij vanwege de coronamaatregelen deze keer niet als stembureau konden fungeren… moesten we dertig nieuwe locaties zoeken. En die moesten allemaal geregistreerd worden in de applicatie. Ja, het was leuk, het was echt crisismanagement! Iedereen was zo toegewijd en het besef dat we het samen moesten doen, de eensgezindheid in de absurde werkdagen, het was heel bijzonder.” Jesse: “Ik ben blij met de ondersteuning die we hadden en hoe goed de Stembureau-applicatie heeft gewerkt. Ik begrijp dat covid-19 de oorzaak was, maar verkiezingen op deze manier – met zo veel wijzigingen in korte tijd – dat moeten we nooit meer willen.”

Tip: Betrek de IT-afdeling erbij, zij weten hoe ze moeten beheren. Applicatiebeheer is een vak.

Rust

Op de dag zelf gaf de StembureauApp het beloofde overzicht. “Er was duidelijk meer rust overdag,” zegt Jesse. “Dankzij de chatfunctie werden we veel minder gebeld. We konden real-time zien hoeveel mensen in stembureaus waren geweest en of er hulp nodig was. Het scannen van de stempas werkte ook heel goed.” Als Jesse vooraf was gevraagd of hij op deze manier de applicatie wilde gaan gebruiken, dan had hij getwijfeld. “Maar achteraf zeg ik: het is goed dat we het hebben gedaan. Voor de gewone verkiezing? Ga het doen. We zijn enthousiast over de applicatie an sich. Het proces er omheen in coronatijd, dat is een ander verhaal.”

Ga multidisciplinair

Hebben beide nog wijze woorden voor andere gemeenten? Jesse adviseert een multidisciplinaire aanpak: “Betrek de IT-afdeling erbij, zij weten hoe ze moeten beheren. Applicatiebeheer is een vak. Verkiezingen leiden is ook een vak, dus zo iemand moet je er ook bij hebben. En neem de stembureauvoorzitters tijdig mee in het proces, zodat ze goed weten wat ze moeten doen op de dag zelf.” Inez: “Zorg voor goede inhoudelijke kennis in het team. De technisch applicatiebeheerders zijn van ongelofelijk belang geweest voor ons. En kies een rustige projectmanager die van aanpakken weet, dit is een echt doe-project.”