Sinds het Besluit SUWI (1-1-2021) moeten alle 35 arbeidsmarktregio’s minimaal één gezamenlijk publiek werkgeversservicepunt hebben met hetzelfde transparante basispakket aan werkgeversdienstverlening. Ze zijn daardoor verplicht om instrumenten en processen transparant te maken en die te harmoniseren. Dennis biedt hulp.
Dennis staat voor ‘Doen met kennis | Beeld: VNG Realisatie
Dennis, kort voor ‘Doen met kennis’, is de digitale instrumentengids die VNG Realisatie heeft ontwikkeld om de berg aan instrumenten voor werkgeversdienstverlening eenduidig en inzichtelijk te maken. Harmonisatie is noodzakelijk om lijn te brengen in de wirwar van regelingen en interpretaties van die regelingen. Dennis heeft de vorm van een website met doorklikmogelijkheden naar de arbeidsmarktregio’s. Door middel van filters kunnen professionals in één oogopslag zien welke lokale, regionale en landelijke instrumenten op het gebied van werkgeversdienstverlening van toepassing zijn voor een specifieke werkzoekende. Doordat de instrumenten openbaar zijn, kunnen arbeidsmarktregio’s elkaars aanbod inzien en elkaar inspireren. Dennis zal op termijn ook beschikbaar zijn voor de werkgevers. Inmiddels zijn veel arbeidsmarktregio’s er druk mee aan de slag; elk in een eigen tempo en volgorde. Waar de een begin met harmoniseren, vult de ander eerst de instrumentengids met lokale instrumenten. Waar ze allemaal mee te maken hebben is draagvlak vinden binnen de gemeenten en ketenorganisaties om daadwerkelijk met Dennis in zee te gaan.
23 juni: Praktijkdag Dennis instrumentengids: de weg naar harmonisatie in de regio
Op 23 juni 2022 organiseert de Programmaraad Regionale Arbeidsmarkt een speciale Praktijkdag. Ook Dennis komt tijdens die dag aan bod. Hoe pak je de harmonisatie van instrumenten het beste aan? We zetten de voors en tegens op een rij aan de hand van de praktijk.
Iedereen mee in het waarom
Ana Rekar is als implementatieconsultant verantwoordelijk voor de inrichting van Dennis en het opstellen en implementeren van processen om Dennis actueel te houden. Ze doet dat voor het WerkgeversServicepunt Zaanstreek-Waterland (WSP), het regionaal samenwerkingsverband van zeven gemeenten en UWV. “Veel instrumenten waren al geharmoniseerd met het doel om alle arbeidsmarktprofessionals en werkgevers in de regio toegang te geven tot de instrumenten. Daarna kwam de volgende vraag: alles moet op één plek bewaard worden. De oplossing is Dennis. We hebben een format ontwikkeld waarmee de partijen de instrumenten kunnen aanleveren voor plaatsing in Dennis.” Klinkt eenvoudig. Maar de werkelijkheid is altijd net iets complexer. “Je moet iedereen wel meekrijgen,” weet Rekar. “Mensen werken al jaren op hun eigen manier; iets nieuws wordt ervaren als ‘extra’. Daarom hebben we een kick-off georganiseerd voor de collega’s van het WSP. We wilden hen meenemen in het waarom; dat het handig is om alles op één vindplaats te hebben; dat wijzigingen en toevoegingen in één keer worden doorgevoerd; dat je werkgevers alleen nog maar door hoeft te sturen naar de website; dat we in de hele regio dezelfde taal spreken.”
Cruciaal is dat de processen goed beschreven zijn.
De reacties waren positief. “Maar je bent er nog niet als je alle instrumenten ingevoerd hebt. Dennis moet up-to-date gehouden worden. Daar hebben we een regiobeheerder voor aangesteld die daar verantwoordelijk is, evenals voor het signaleren, opslaan en behandelen van risico’s. Een risico is bijvoorbeeld een bestandje dat ontbreekt. Is daar wat mee gedaan, moet daar een actie op volgen?”
Cruciaal is dat de processen goed beschreven zijn. Hoe voer je een wijziging door, hoe richt je dat in. Ana Rekar heeft daarvoor de procesbeschrijving opgesteld. “Er moet één, maximaal twee mensen verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de instrumentengids, want Dennis biedt veel opties voor zaken als lay-out. Daar moet je een standaard voor neerleggen, anders verlies je de uniformiteit. Het is ook belangrijk voor de continuïteit; een opvolger van de regiobeheerder moet het zo over kunnen nemen.”
Dat WSP Zaanstreek-Waterland veel waarde hecht aan communicatie blijkt uit de nieuwsbrief die elk kwartaal verschijnt. “Daarin delen we updates, maar ook de succesverhalen. Alles om draagvlak te creëren. Ook op bestuurlijk niveau; elke partner van het WSP heeft een aanjager die ‘van bovenaf’ het gebruik van Dennis onder de aandacht blijft brengen.”
Waarde ligt in actualiteit
Caroline Rijnbeek stuurt namens VNO–NCW Midden voor WSP Stedendriehoek en Noordwest Veluwe (dertien gemeenten en UWV) de werkgroep aan die gaat over de uitvoering van Dennis. “Alle dienstverlening vanuit UWV, gemeenten en het leerwerkloket inzichtelijk maken. Gebundeld op één plek, up-to-date en zodanig dat een werkgever in Deventer hetzelfde aanbod krijgt als die in Apeldoorn. Dat was de doelstelling. Daartoe hebben we eerst alle instrumenten voor werkgeversdienstverlening geïnventariseerd en in Dennis gezet. Het is voor werkgevers belangrijk om alles in kaart te hebben, want het maakt hen huiverig als dienstverlening ondoorzichtig is; het is al complex genoeg. Het WSP moet hen goed faciliteren.”
WSP Stedendriehoek koos ervoor om eerst Dennis te vullen. “Dat is echt geen tijdrovend karwei; per afzonderlijke gemeente heb je een overzichtelijk aantal regelingen en UVW is voor de landelijke regelingen. Wel moet je aan de voorkant zorgen voor een goede instructie. Daarvoor hebben we een workshop georganiseerd en een vraagbaak ingericht.”
Het is nu zaak om de betreffende gemeenteambtenaren te stimuleren tot het gebruik van Dennis.
Door ‘gewoon’ te gaan vullen, werd snel helder dat er veel overlap is en dus is de vraag om te harmoniseren aan de orde. “Parallel aan de werkgroep die over het vullen van Dennis gaat, is er ook een werkgroep SUWI bezig met harmonisatie. Dat vult elkaar snel en effectief aan,” aldus Rijnbeek. “De basis is inmiddels gevuld, wel willen we de regionale leerwerktrajecten er nog in. Maar mijn opdracht zit erop; het is nu aan de SUWI-werkgroep om verder te harmoniseren, en aan het beheer in de arbeidsmarktregio’s zelf om Dennis actueel te houden. Want daarin ligt de waarde van de digitale instrumentengids.”
En vooral is het zaak om de betreffende gemeenteambtenaren te stimuleren tot het gebruik van Dennis. “De accountmanagers van de gemeenten moeten het promoten. Aan hun medewerkers laten zien dat blijven werken met allerlei eigen lijstjes niet efficiënt is. Dat doen we bijvoorbeeld met een regionaal mobiliteitsteam dat naast de mensen gaat zitten om letterlijk te laten zien hoe Dennis werkt. Draagvlak creëren, dat is de uitdaging. Daar zijn allerlei mooie middelen voor zoals flyers, presentaties en een filmpje. Want om bij de ervaringen van collega-WSP Zaanstreek-Waterland aan te sluiten: “Het is vooral een kwestie van communicatie.”
Uitvoering op de eerste rij
Eerst Dennis vullen en dan harmoniseren of andersom? Beide hebben voor- en nadelen weet Monique van Ingen, beleidsadviseur WSP Midden-Gelderland. Van Ingen is binnen haar organisatie (negen gemeenten en UWV) verantwoordelijk voor de portefeuille kwaliteit. “Het Regionale handboek was een dik boekwerk waarin zowel de procesbeschrijvingen als de instrumenten, brieven en rapportageformats waren opgenomen. Aan mij de vraag om dat te actualiseren. We waren in onze arbeidsmarktregio al vroeg bezig geweest met harmonisatie, maar dat was inmiddels ingehaald door de tijd. Komt bij dat elke gemeente haar eigen uitvoeringsafspraken had.”
“Dennis is hier uitgebreid geïntroduceerd met informatiebijeenkomsten over ontwikkeling en gebruik.”
Dat leidde tot het volgende plan: het 120 pagina’s tellende handboek moest behalve actueel ook in een moderne vorm worden gegoten en bij dat proces moest de uitvoering een plek op de eerste rij krijgen. Van Ingen: “Bij de zoektocht naar hoe we de uitvoeringsafspraken rond de werkgeversdienstverlening beter konden inrichten bleek dat er onvoldoende aansluiting was tussen beleid aan uitvoering. En we hadden juist input van de uitvoering nodig. Daarom zijn we teruggegaan naar de basis. We hebben vertegenwoordigers van de uitvoering uit alle deelnemende gemeenten uitgenodigd en hen laten vertellen wat zij wilden harmoniseren en hoe we dat aan moeten pakken. Daar kwam heel veel input uit en we merkten dat de uitvoerders het waardevol vonden om hun ervaringen en vragen te delen met elkaar. En nog belangrijker; op deze manier konden we nieuwe afspraken maken over concrete zaken als proefplaatsingen en de loonkostenvoorziening. Dat zijn gedragen besluiten waar het management snel akkoord op kon geven, omdat de uitvoering nu eenmaal het beste weet hoe het in de praktijk werkt. Met als opbrengst uniforme rapportages, documenten, termijnen en tarieven. En er is een toolkit ontwikkeld voor de implementatie zodat die overal hetzelfde verloopt.”
Dennis kwam daarbij als geroepen; het was dé manier om het oude handboek in een moderne toegankelijke vorm te gieten: een applicatie oftewel de digitale instrumentengids. “Dennis is hier uitgebreid geïntroduceerd met informatiebijeenkomsten over ontwikkeling en gebruik. En tussentijds monitoren we hoe het werkt en of de gebruikers er tevreden over zijn. Dat doen we onder meer met een enquête en daarnaast willen we een klankbordgroep met werkgevers opzetten waarin we voeling houden met de praktijk.”
