Ook binnen de vele samenwerkingsverbanden die gemeenteland kent zijn ze positief verrast door zoiets als Samen Organiseren. “Het past in een trend waarbij een nieuwe generatie ambtenaren op school getraind is om meer samen te werken.”
Beeld: Blinkerd
Dat er in de afgelopen jaren door gemeenten grote stappen zijn gemaakt als het gaat om zaken gezamen- lijk oppakken, komt ook de vele samenwerkingsverbanden die ons land rijk is goed uit. Het zorgt ervoor dat die samenwerkingsverbanden nog sneller de maatschappelijke en financiële voordelen ervaren dan voorheen. ICT Rijk van Nijmegen en de BUCH-werkorganisatie zijn twee van die samenwerkingsverbanden. Ton van Gemert is directeur van ICT Rijk van Nijmegen, de club die de totale ICT-infrastructuur van de gemeenten Druten, Beuningen, Wijchen, Nijmegen, Heumen, Mook en Middelaar en Berg en Dal beheert. “De gemeenten bepalen zelf welke applicaties en welke informatiesystemen zij gebruiken en hoe ze het gebruiken.”
Van Gemert is erg te spreken over de ontwikkeling van de afgelopen tien jaar in gemeenteland. “Ja, ik ben enthousiast over wat er vanuit VNG en VNG Realisatie komt, zoals de verschillende landelijke voorzieningen, maar ook over wetten die gerealiseerd zijn in het kader van de digitale overheid of over het streven om meer gezamenlijk op te pakken. Het is ook volstrekt logisch. Er komen ongelooflijk veel vraagstukken op gemeenten af, zoals de Omgevingswet, de Digitale Agenda en de AVG. De meeste gemeenten behappen dat niet meer zelfstandig. Je moet het samen doen. Dat past in een trend waarbij een nieuwe generatie ambtenaren op school getraind is om meer samen te werken. Dat zie je ook terug in projecten als Samen Organiseren. Het feit dat we er als gemeenten voor kiezen om samen te gaan organiseren, is prachtig. Er is ook geen weg meer terug. Dat wil overigens niet zeggen dat alles meteen succesvol wordt!”
Voordelen
Ook Rob Santen ziet de vele voordelen van Samen Organiseren. Hij is domeinmanager Inwoners en Ondernemers en programmamanager Dienstverlening bij de BUCH-werkorganisatie, de ambtelijke samenvoeging van de gemeenten Uitgeest, Castricum, Heiloo en Bergen die op 1 januari 2017 van kracht werd. “De werkorganisatie is gestart om de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers te verbeteren en om als vier gemeenten nauwer met elkaar samen te werken. Als het voor die inwoners en ondernemers makkelijker wordt, wordt het voor ons als gemeenten leuker. Samen Organiseren, ook binnen onze werkorganisatie, speelt daar een belangrijke rol in. Zo hebben we nu één callcenter in plaats van vier, komt er dit jaar één zaaksysteem in plaats van vier, komt er eind 2018 één centrale postkamer met één scanstraat in plaats van vier, et cetera. Dat alles maakt ons minder kwetsbaar. Bovendien kost het minder geld en uiteindelijk gaat ook de kwaliteit van onze dienstverlening richting inwoners en ondernemers omhoog.”
Irma Pijpers, projectleider samenwerkingsverbanden en GDI bij VNG Realisatie, vindt de problematiek en gekozen oplossingen van de BUCH-organisatie erg herkenbaar. “Ambtelijke fusiegemeenten kennen hun eigen dynamiek en daarmee ook hun eigen uitdagingen die zij zelf als beste kunnen aanpakken. Communiceren is bij deze aanpak het centrale woord. Door nieuwe innovatieve werkwijzen, successen én doodlopende wegen met elkaar te delen kan het spreekwoordelijke vliegwiel van Samen Organiseren daadwerkelijk volop gaan draaien.”
Waarom bouwt iedere gemeente haar eigen website, terwijl ze in de kern allemaal hetzelfde zijn?
Wat betreft Santen zouden producten en diensten vanuit gemeenten meer centraal mogen. “Waarom bouwt iedere gemeente haar eigen website, terwijl ze in de kern allemaal hetzelfde zijn? Waarom is er niet één proces voor het verstrekken van reisdocumenten? Waarom is er niet één landelijk zaaksysteem, telefoonsysteem of Document Management Systeem? Ik pleit er daarom voor dat Samen Organiseren nog veel méér samen gaat organiseren. Zodat we allemaal ink meer gebruik kunnen en gaan maken van landelijke uniforme processen en applicaties.”
Landelijk opschalen
Net als Santen zou ook Ton van Gemert graag zien dat meer zaken op landelijk niveau worden geregeld. “Mijn droom is dat alles op het gebied van digitale dienstverlening op den duur op landelijk niveau wordt geregeld met behulp van MijnOverheid. Geen gemeenten meer die hun eigen dienstverleningsproces of –site hebben. Vijftien jaar geleden begon iedere gemeente haar eigen website en eigen digitale formulieren te maken. Langzaamaan komen we erachter dat het eigenlijk onzin is al die eigen identiteit op dienstverlening. Dat zie je nu ook. Het begint allemaal richting dezelfde lay-out te gaan. Stop er dan een keer mee en maak er een keer een wet van die stelt dat je het centraal doet. Wat mij betreft is dat wel nodig.”
Ook op andere terreinen pleit Van Gemert ervoor om veel meer landelijk op te schalen. “Bijvoorbeeld daar waar het gaat om het beheer van de ICT. Als ICT Rijk van Nijmegen beheren wij de technische infrastructuur van de regio, maar dat zou overheidsbreed veel ef ciënter kunnen. Maak vier of vijf landelijk datacenters en laat die beheren door een paar mensen die het leuk vinden en er veel verstand van hebben, en ga dat niet meer als gemeente zelf doen. Dat geldt ook voor ICT Rijk van Nijmegen. Wij hebben hier regionaal een prachtig netwerk ontworpen, waar we nog een paar jaar van kunnen genieten, maar het is wel de laatste keer dat we dat proces hebben doorlopen. Als ons netwerk ‘op’ is, sluiten we aan op de landelijke voorzieningen en klaar is Kees. De Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en de Gemeentelijke Gemeenschappelijk Infrastructuur (GGI): ik vind het fantastische ontwikkelingen waar wij graag op aansluiten.”
De werkwijze van Samen Organiseren kenmerkt zich door een grote betrokkenheid en sturing van de gemeenten zelf. “De ingezette lijn van ICT Rijk van Nijmegen en de BUCH-werkorganisatie zien wij als een mooi voorbeeld hiervan”, zo schetst Irma Pijpers. Zij hoopt dat die lijn andere samenwerkingsverbanden inspireert om samen zaken vanuit de eigen kracht op te pakken. “Het verlangen dat door Van Gemert en Santen uitgesproken wordt naar nóg meer samen en nóg meer uniform, stemt ons positief. Wij zien het als onze taak om gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden daarbij te ondersteunen en te faciliteren.”
Doorpakken
Hoewel Ton van Gemert de ontwikkelingen van de afgelopen jaren in alle bewoordingen toejuicht, verwacht hij nog wel dat er een ‘terugval’ komt in de beweging rond Samen Organiseren. “Wat dat betreft zie ik een aantal vergelijkingen met de ontwikkeling van ICT Rijk van Nijmegen. De verwachtingen zijn hoog, dat merk je aan alles. Er is de verwachting dat er snel stappen worden gezet, maar ongetwijfeld komen er ook hier beren op de weg en lopen dingen minder snel dan verwacht. Dat soort curves zijn voorspelbaar, maar uiteindelijk zal het succes zeker komen.”
Ook Rob Santen is positief gestemd. “Eind januari was ik op een congres van de VDP en VNG Realisatie. De sfeer was positief en de energie om door te pakken was er absoluut. Voor mij is dat reden om te zeggen dat we nu nog veel meer en sneller samen moeten organiseren om het voor onze inwoners en ondernemers en voor onszelf makkelijker en leuker te maken.”
Goed verhaal. Om een punt eruit te lichten: eens dat het raar is dat elke gemeente zijn eigen website laat bouwen. Het zou mooi zijn als de VNG eens inventariseert welke open source websites er al zijn en welke daarvan geschikt zijn om verder op te schalen. Begin hier eens: http://www.200ok.nl/cms. De trend is toch al richting open source content management systemen, laat Samen Organiseren nog eens een duwtje in de goede richting geven. Dat scheelt een hoop geld en dubbel ontwikkelwerk. Bovendien maakt dit integraties met de beschreven centraal ontwikkelde diensten veel goedkoper. Dit is een transitiepad vanuit de huidige versnippering naar meer centraal ontwikkelde diensten. Zie ook dit artikel op iBestuur hierover: ibestuur.nl/weblog/samenwerken