Het moet al raar lopen willen de Tweede en Eerste Kamer niet akkoord gaan met de "wijzigingswet Wet open overheid":https://vng.nl/onderwerpenindex/recht/wet-openbaarheid-van-bestuur-wob/wetsvoorstellen/wijzigingswet-woo (Woo). Maar wat betekent die Woo eigenlijk voor gemeenten en hoe moeten zij zich daarop voorbereiden? Een Meetup in Utrecht gaf antwoorden op een groot aantal vragen.
Beeld: Pixabay/analogicus
Eerst maar een stukje voorgeschiedenis. In april 2016 werd het wetsvoorstel Wet open overheid, een initiatief van GroenLinks en D66, door de Tweede Kamer aangenomen. Doel van de wet is om ‘overheden en semi-overheden transparanter te maken om zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen’. In de meeste gevallen is de volgende stap dat de Eerste Kamer een wetsvoorstel aftikt, maar in dit geval liep het anders. Verschillende partijen, waaronder de VNG, lieten weten het wel eens te zijn met de uitgangspunten van de Woo, maar grote moeite te hebben met de uitvoerbaarheid en de kosten van de wet. Tot diezelfde conslusie kwam ABDTOPConsult, onderdeel van de algemene bestuursdienst van het Rijk. Voor de Eerste-Kamercommissie was dat reden om het wetsvoorstel aan te houden en te wachten op een gewijzigd voorstel. Dat gewijzigde voorstel, uitgewerkt door de initiatiefnemende partijen van de wet en het ministerie van Binnenlandse Zaken, de VNG, IPO (provincies) en Unie van Waterschappen, stond ook centraal stond tijdens de Meetup Wet open overheid, die op woensdag 10 april gehouden werd in Utrecht.
Circa tweehonderd deelnemers (juristen en mensen uit de wereld van de archivering en DIV) waren afgekomen op de Meetup, georganiseerd door Kennisnetwerk Data & Smart Society van VNG Realisatie. Tijdens de bijeenkomst werd onder meer ingegaan op de achtergrond en het juridisch kader rondom de Woo en werd ook ingezoomd op welke stappen gemeenten moeten maken in het kader van die nieuwe wet. De bijeenkomst maakte al direct duidelijk dat de impact van de Woo op gemeenten groot is. Zo creëert de Woo de urgentie bij gemeenten om de informatiehuidshouding op orde te brengen en vraagt het ook om een cultuurverandering binnen gemeenten.
Roel van Beelen is binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken programmamanager van MOOI (Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie). In een korte presentatie ging hij in op wat het wijzigingsvoorstel onder meer behelst. Zo is, in vergelijking met het originele wetsvoorstel, de registerverplichting geschrapt. Ook gaat de verplichting tot actief openbaar maken van informatie gefaseerd in. “Het betekent dat het ‘morgen’ niet af hoeft te zijn. Dat is prettig voor iedereen.” Verder wordt er een tijdelijk adviesorgaan ingesteld, dat onder meer advies moet geven over het (verplichte) meerjarenplan bij overheden met betrekking tot een betere informatiehuishouding.
Van Beelen stipte in zijn presentatie ook de lijst aan met actief openbaar te maken documenten. “Veel van die documenten worden nu ook al gepubliceerd. Vaak zijn dat eigen beleidskeuzes geweest van het Rijk of van mede-overheden.” Een punt waar veel over gesproken is tussen Rijk en de initiatiefnemers is de agenda van de ministerraad, een tot nu toe gesloten bolwerk. “Tot dusver is die agenda geheim. Nederland is een van de laatste landen in Europa waar die agenda geheim is.”
PLOOI
Van MOOI naar PLOOI. Het is een kleine stap. PLOOI is een afkorting die staat voor Platform Openbare OverheidsInformatie en de term rolde tijdens de bijeenkomst in Utrecht veelvuldig over tafel. PLOOI, dat uit de koker komt van het BZK-programma KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties), is een centrale voorziening die openbare overheidsinformatie vindbaar moet maken, waarbij overheden informatie handmatig of geautomatiseerd aan kunnen leveren. Aan de hand van een demo werden deelnemers meegenomen in wat PLOOI te bieden heeft. Volgens Lucien de Moor, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van publicatie- en informatiediensten bij KOOP, zoals PLOOI, is misschien wel het grootste voordeel van de toepassing dat het een permanente vindplaats is voor overheidsdocumenten. Ook al zijn die op verschillende plaatsen gepubliceerd. “Daaraan debet zijn niet alleen de metadata, maar met name de unieke URI (Uniform resource identifier), die aan ieder document hangt.”
PLOOI mag dan geen wettelijke verplichting zijn, maar verschillende sprekers en deelnemers aan de Meetup deden wel een dringende oproep richting overheden om aan te sluiten. Zoals Marco Klerks, recordmanager bij de gemeente Rotterdam: “Niet alleen gezien vanuit de burger, maar ook vanuit de gemeente is PLOOI een prima oplossing. Waarom zou je het als gemeente allemaal zelf willen plaatsen op je website?” Ook Tom Kunzler, adjunct-directeur van de Open State Foundation, raadde overheden aan om aan te sluiten op PLOOI. “Kies nou allemaal voor PLOOI, mensen.” Bij de deelnemers aan de bijeenkomst viel de oproep van Klerks en Kunzler in ieder geval in goede aarde. Een Kahoot!-peiling wees uit dat circa tachtig procent van de aanwezigen aansluiting wenst met PLOOI.
Uitvoeringstoets
Laura van Essen is senior adviseur analyses bij VNG Realisatie en zij nam de deelnemers aan de Meetup mee in de uitvoeringstoets die de VNG heeft gehouden met betrekking tot de consequenties van de Woo voor gemeenten. In dat kader is er onder meer gesproken met elf gemeenten, groot en klein, en is er een schriftelijke uitvraag gedaan. De uitvoeringstoets had als doel om antwoord te krijgen op een aantal vragen. Zoals wat er nog moet worden aangepast aan de Woo, wat er nodig is om de Woo te implementeren, wat de Woo betekent voor gemeentelijke organisaties en of er mogelijk nog iets over het hoofd is gezien op het gebied van kosten.
Volgens Van Essen is er een aantal elementen dat voortdurend terugkeert als je bezig bent met de openbaarheid van informatie. “Zoals het op orde hebben van de informatiehuishouding, het van te voren weten welke documenten binnen welke informatiecategorieën openbaar gemaakt moeten worden of weten welke metadata toegevoegd moeten worden.” Wat betreft Laura van Essen is de impact van de Woo (en andere wetten die te maken hebben met openbaarheid van informatie) groot. “De wet stelt dat elf categorieën openbaar gemaakt moeten worden, maar daarnaast is er ook nog een inspanningsverplichting om andere informatie openbaar te maken als dat toegevoegde waarde heeft voor belanghebbenden. Dat betekent dat het niet alleen gaat om een juridisch vraagstuk of een vraagstuk op het gebied van informatiehuishouding of techniek, maar het is ook een andere mindset van hoe om te gaan met informatie, wetende dat die informatie naar buiten gaat.”
Rotterdam
Een van de gemeenten waar al stevig wordt nagedacht over de Woo, en de consequenties daarvan, is Rotterdam. “We bekijken wat implementatie van de Woo voor ons betekent”, aldus Marco Klerks, die constateert dat overheden “van alles moeten, maar het moet ook kunnen. Voor ons als gemeente is het veel belangrijker wat wij willen. “Wat willen we? Wat wil de raad, wat wil het college, het topmanagement, de ambtenaren? Daar zitten verschillen tussen. De raad kan de ambitie hebben om de meest transparante gemeente van Nederland te zijn, maar de ambtenaren zien daar misschien helemaal niets in. Willen we alleen de Woo pakken, of ook actief zijn op de andere wetten die te maken hebben met openbaarheid van informatie? Gaat het alleen om documenten of gaat het om alle data? Willen we alleen voldoen aan de wet of gaan we écht voor een transparante gemeente?”
Een kant-en-klare oplossing hoe om te gaan met de Woo, heeft ook Klerks niet. Wel adviseert hij om als gemeente beleid op te stellen hoe om te gaan met openbaarheid van informatie en hoe om te gaan met transparantie richting burgers. “Heb verder aandacht voor sturende, ondersteunende en primaire processen binnen je organisatie en zorg voor voldoende ICT-middelen ten behoeve van een open overheid. Belangrijk is ook om te investeren in bewustwordingstrajecten bij je medewerkers.”
Alexandra Janssen is i-adviseur duurzaamheid bij de gemeente Coevorden en zij houdt zich specifiek bezig met e-depots. Ook binnen de e-depots is openbaarheid van informatie een hot item, ook al omdat de Archiefwet aangepast wordt en ook die wet neigt naar meer openbaarheid van informatie. Wat betreft Janssen reikt de invloed van de actieve openbaarheid best ver. In dat kader geeft zij gemeenten het advies om goed te inventariseren wat voor informatie zij al in huis hebben. “Welke informatie heb je, waar gaat het naartoe en wat mag er openbaar? Wat daarbij speelt is dat archivering bij ons niet het eerste doel was van de aansluiting op een e-depot. Dat was dienstverlening”, zo schetste Janssen die in haar presentatie met name liet zien hoe je als gemeente vanuit een lokaal systeem actief openbaar kan maken en kan publiceren.
Tot voor kort werkte Alexandra Janssen bij de gemeente Oldambt. Een van de problemen waar zij daar in de praktijk op stuitte, is dat veel informatie in het e-depot niet bereikbaar is. “Je weet dat het er is, maar het mag nu nog niet openbaar gemaakt worden”, aldus Janssen, die zegt trots te zijn dat de videotulen van de gemeenteraad al wel overgebracht zijn naar het e-depot.
Open Wob
Tom Kunzler is adjunct-directeur van de Open State Foundation (“een constructief activitische organisatie”) en hij benadrukte in zijn bijdrage met name het belang van Open Raadsinformatie, open data, hergebruik van open data (“Als je ergens open data op een website zet en niemand doet er vervolgens iets mee, dan is het allemaal een beetje zinloos”) en de waarde van Open Wob, een online toepassing die Wob-verzoeken vindbaar en doorzoekbaar maakt. “De toepassing Open Wob is er ook omdat, naast Utrecht en Amsterdam, er geen gemeenten zijn die de uitkomsten van Wob-verzoeken op hun eigen website plaatsen. Een beetje vreemd. Informatie is volgens de Wob openbaar gemaakt, maar die verkregen informatie is vervolgens nergens te vinden. Alleen bij de indiener van zo’n verzoek.” Kunzler vindt het een goede zaak dat de Woo de verplichting heeft om alle documenten, besluiten, et cetera, die te maken hebben met een Wob-verzoek, als open data actief openbaar te maken.
Een van de dingen die gemeenten nodig hebben om Wob-verzoeken wel te plaatsen, is een vorm van standaardisatie. Kunzler geeft aan dat daar, met VNG Realisatie, aan wordt gewerkt. Daarnaast is het zaak dat gemeenten de uitkomsten van het Wob-verzoek ook daadwerkelijk gaan publiceren. “Voordat de Woo van kracht wordt, willen we het aantal gemeenten dat publiceert, flink verhogen.”
Afsluitende presentaties tijdens de bijeenkomst in Utrecht waren van Koen van Hoogstraten en André Plat (beiden VNG Realisatie). Van Hoogstraten, projectleider Digitale Archieven Op Orde (“Niet een onderwerp waar bestuurders echt warm voor lopen”), benutte de tijd om de deelnemers aan de Meetup bij te praten over de stand van zaken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding bij gemeenten. Dat is best nog wel een opgave, want vandaag de dag zit informatie niet alleen in document managent systemen. “Dat maakt het informatiebeheer best wel ingewikkeld”, aldus Van Hoogstraten, die verder een oproep deed aan gemeenten om mee te doen aan een proeftuin actieve openbaarmaking. Almere, Apeldoorn en Amersfoort toonden initiatief en zeiden ‘ja’.
Ook André Plat probeerde gemeenten nog over te halen om mee te doen aan de proeftuin. “Kleine gemeenten moeten ook meedoen. Eventueel kan dat ook op afstand, als je weinig tijd hebt.” Het leverde nog minimaal twee gemeenten op: Bergen op Zoom en Waddinxveen.
Meer informatie
Website Kennisnetwerk Data en Smart Society
