Op de slotdag van het Fieldlab Common Ground (zie: kader) was de blik met name gericht op de rol van de bestuurders. Burgemeester Wobine Buijs van de gemeente Oss hield een boeiend betoog over het belang van ICT en Common Ground en deed een appèl op al haar collega-bestuurders deze ontwikkeling actief te steunen.
Wobine Buijs, burgemeester van Oss: “Als gemeente moeten wij zorgen dat die gegevens juist zijn. Wij zijn in dat proces de poortwachters”. Beeld: Hardfieldmedia
ICT en bestuurders. Het is een combinatie die vaak moeizaam is. ICT’ers zijn niet altijd even goed in staat om de brug te slaan naar de wereld van bestuurders en bestuurders op hun beurt beseffen vaak niet goed (genoeg) wat de impact van ICT op hun organisatie is. “Dat is meer dan jammer”, aldus Wobine Buijs, sinds 29 september 2011 burgemeester van Oss (ruim 90.000 inwoners). “ICT is de ruggengraat van de gemeentelijke organisatie. Het college en de gemeenteraad denken vaak dat zij dat zijn, maar dat is niet zo.” Om het belang van ICT te duiden maakt Buijs de vergelijking met een skelet, dat dient voor de aanhechting van spieren en ledematen. “Als een afdeling zijn werk goed wil doen en wil zorgen dat er energie, vaart en voortgang in zit, dan heb je een stevig en degelijk ICT-systeem nodig. Met een skelet is het net zo. Zonder skelet kun je niet lopen. Als je vooruit wilt heb je stevigheid nodig. Tegelijkertijd biedt het ook ruimte. Als de ICT binnen een organisatie goed op orde is, krijgt bijvoorbeeld een collega van de afdeling zorg de ruimte om met dingen bezig te zijn die de kern van zijn of haar werk raken. Of zo krijgt een agent op straat de ruimte om in gesprek te gaan met inwoners, in plaats van dat hij vooral bezig is met het inkloppen van gegevens achter zijn computer.”
Dat Wobine Buijs het belang van ICT goed snapt, is minder uitzonderlijk dan het lijkt. In een ver verleden werkte zij als programmeur voor Volmac (“op tweehonderd meter van waar we nu zitten”), het automatiseringsbedrijf dat in 1992 werd overgenomen door Capgemini. “Ook al werkte ik er maar twee maanden, je neemt het toch mee voor de rest van je leven.” Een reden waarom ICT een steeds voornamere rol speelt binnen gemeenten, heeft te maken met de verwachting die inwoners hebben van hun gemeente. “Vandaag de dag doen inwoners online gemakkelijk zaken, bijvoorbeeld met Bol.com of met Zalando. Eenzelfde manier van werken verwachten zij ook van gemeenten. Wie neemt er nog een dag vrij om iets te regelen bij de gemeente, terwijl je onderhand moet zorgen voor je schoonmoeder, je kinderen, noem maar op? Dat ga je toch niet meer vragen van je inwoners? Die willen tijd- en plaatsonafhankelijk met gemeenten kunnen communiceren en als gemeenten moeten wij daar in mee.”
Common Ground
Als we het hebben over inwoners en de rol die ICT heeft bij gemeenten, dan hebben we het ook, of misschien wel vooral, over Common Ground: de gemeenschappelijke informatiekundige visie op ICT-infrastructuur voor gegevensverkeer binnen en tussen gemeenten. Wobine Buijs is een hartstochtelijk pleitbezorger van Common Ground. Wat betreft de Osse burgemeester is de winst van Common Ground met name dat gemeenten tot het inzicht zijn gekomen dat zij het samen moeten doen. “We moeten toe naar één gezamenlijk systeem. Het maakt inwoners niet uit welk systeem dat is, als de gegevens maar uitwisselbaar zijn. Dat betekent onder meer dat vol moeten worden ingezet op het ontsluiten van de gegevens uit de basisregistraties. Die gegevens zijn de basis van veel gemeentelijke basisprocessen, waarvan inwoners afhankelijk zijn. Het betekent dat die basisregistraties goed gestandaardiseerd ontsloten moeten zijn en goed moeten worden onderhouden. Maar het belangrijkste is toch dat we het als gemeenten gezamenlijk oppakken. Ik kan mij niet voorstellen dat je het vandaag de dag als gemeente allemaal zelf nog oppakt. En ook als je (nog) niet meewerkt aan de ontwikkeling van Common Ground, bijvoorbeeld omdat je een ander route volgt, dan is het toch belangrijk dat je je als gemeente committeert aan de ontwikkeling van Common Ground.”
Dat het proces rond Common Ground de nodige tijd in beslag neemt, schrikt Buijs niet af. Ze heeft er alle begrip voor. “Het is ook niet even iets dat je snel regelt. Daarnaast moeten we vermijden dat we het volgende ICT-project van de overheid worden. Net als bij andere, grote projecten is het bij Common Ground noodzaak om in het begin de tijd te nemen om de fundamentele basis uit te denken. Daar moet op hoofdlijnen overeenstemming over zijn. De stap erna is om aan de hand van diverse processen de zaak iteratief, in kleine stappen, in te richten en in gebruik te nemen. Dat past ook beter bij de samenleving waarin we nu leven. Wat mij betreft is de tijd van het grote plannen voorbij”, aldus Buijs, die graag uitgaat van een verhouding 80/20. “Zorg dat je met 20 procent van de energie 80 procent van de basis geregeld krijgt.”
Poortwachters
De basisregistraties. Ze zijn al genoemd, ook als onderdeel van Common Ground. Wobine Buijs onderstreept in het gesprek een aantal keer het belang van die gegevens en de rol die de gemeente daarbij speelt. “Als gemeente moeten wij zorgen dat die gegevens juist zijn. Wij zijn in dat proces de poortwachters.” Als het over poortwachters gaat, stipt Buijs de paspoortenhandel aan op Malta, die recent in het nieuws kwam. Voor een bedrag van rond de 900.000 euro zouden mensen van buiten de Europese Unie zich kunnen naturaliseren tot Maltees staatsburger en gelijk ook het recht hebben om, als EU-inwoner, een bankrekening te openen of een bedrijf te starten.
Wat betreft Buijs moet misbruik van systemen of gegevens stevig worden aangepakt. “Als gemeente moeten wij een integer systeem hebben, waarbij je ervan uit mag gaan dat het werkt met juiste en actuele gegevens. In dat kader hebben wij een aantal processen nog eens tegen het licht gehouden, zoals de uitgifte van paspoorten. Dagelijks geven wij paspoorten uit, waarbij iedere keer ‘gedipt’ wordt in de gegevens van de basisregistraties. Wij merkten dat gegevens wel eens niet klopten en dat heeft ons aan het denken gezet. Ons proces is nu zo aangepast dat wij iedere keer als er iemand bij de balie komt, alle gegevens natrekken om te kijken of ze nog kloppen. Klopt het dat iemand woont in het huis waar hij zegt te wonen? Wie wonen er verder in het huis? Is er sprake van leegstand op een adres? Niet alleen wij hebben baat bij dat proces, maar ook de inwoners die het betreft. Want als een systeem niet op orde is, dan krijgt die inwoner op een gegeven moment mogelijk ook problemen met zijn bank of hypotheekverstrekker of bij het invullen van een belastingaangifte of het aanvragen van een uitkering.”
Bestuurders meenemen
Nog even terug naar het gegeven dat de meeste collega-bestuurders van Wobine Buijs niet veel op hebben met het onderwerp ICT. Volgens Buijs zijn die op meerdere manieren te ‘verleiden’, waarbij zij zich specifiek richt op de afdelingen ICT en informatievoorziening binnen gemeenten. “Zorg dat bestuurders zien dat jullie snappen waarom zij ontzorgd moeten worden. Zorg ook dat bestuurders weten dat het thema ICT bij jullie in goede handen is. Dat is de discussie die gevoerd moet worden met bestuurders. Daarnaast is het zaak dat je de brug weet te slaan naar de wereld van de bestuurders, maar ook naar die van de inwoners. Probeer hun taal te spreken en kom met klip-en-klare voorbeelden, waarbij het belang van goed werkende ICT tot uitdrukking wordt gebracht.”
Een voorbeeld waar Buijs op doelt, speelde zich onlangs af binnen haar eigen gemeente. “De rekenkamer wilde graag kijken waar in ons systeem de zwakke plekken zaten. Zij zijn ons wezen hacken en wisten binnen no time het gebouw binnen te komen en privé informatie van medewerkers te achterhalen, waaronder wachtwoorden. Dit soort voorbeelden, hoe vervelend ook, laten de noodzaak zien van ICT en informatieveiligheid die op orde moeten zijn. Of denk aan de aanpak van ondermijning, iets waar veel gemeenten mee te maken hebben. Die aanpak slaagt eigenlijk alleen als de gegevens op orde zijn.”
Vroege volger
Buijs benadrukt dat haar eigen gemeente (nog) geen grote ambities heeft als het gaat om Common Ground. “We hebben in eerste instantie geprobeerd om het hele gebeuren rondom ICT en informatievoorziening samen te doen met buurgemeenten, maar dat is door tal van omstandigheden uiteindelijk niet gelukt. Voor ons was dat het moment om de stap naar Common Ground te maken. Het betekent dat we nog maar net begonnen zijn met Common Ground. Daarbij zorgen we dat we partner in de ontwikkelingen zijn en zorgen we voor het fundament onder onze informatievoorziening. Dat fundament, die basis, moet bij ons nog op orde worden gebracht. Als het gaat om Common Ground zijn wij een vroege volger of een middenmotor. Een vroege volger zijn we op die processen waarvan we weten dat we die bij ons goed georganiseerd hebben en waar we iets aan bij kunnen dragen voor de ontwikkelingen in Nederland. Daarnaast weten we dat veel processen elders beter georganiseerd zijn en daar gaan we mooi achter op de fiets zitten. Overigens zonder ons ervan af te maken…”
Fieldlab Common Ground
Wobine Buijs hield een presentatie tijdens de laatste dag van de 3de Fieldlab Common Ground, die gehouden werd van maandag 23 tot en met vrijdag 27 september in Utrecht. Tijdens het Fieldlab werkten zo’n honderd medewerkers van gemeenten samen met marktpartijen, uitvoeringsinstellingen, software-ontwikkelaars, ontwerpers (en bestuurders) meerdere dagen aan innovatieve concepten voor gemeentelijke dienstverlening. De eerste dag stond met name in het teken van ‘kijken’. Terugkijken op de afgelopen maanden en vooruitkijken aan de hand van onder meer de meerjarige transitiestrategie. Op de dinsdag stond vooral het denken centraal, waarbij afstemming binnen de ontwikkelteams de rode draad was. De derde dag draaide niet alleen om het kijken en het denken, maar vooral om het doen. Zo was er de gelegenheid om speed dates en netwerkgesprekken met leveranciers te houden en werd er de nodige tijd gestoken in een hackaton. De hackaton speelde ook een voorname rol op de donderdag, waarbij ook partners, bestuurders en beleidsmakers de gelegenheid hadden om mee te denken en mee te kijken. Tot slot de vrijdag, een dag die in het teken stond van bestuurders en hoe die mee te nemen in het proces en het opleveren van de eerste resultaten van een week samen ontwikkelen op locatie.
Meer over het Fieldlab Common Ground is te vinden op de website van Common Ground
