Open Webconcept als motor voor Common Ground

Beeld: Shutterstock

Het begon in Buren met het vaststellen van een heel nieuw informatieplan, vertelt strategisch informatieadviseur Holger Peters. “Dit uitvoeringsprogramma 2020-2025 is gericht op een geleidelijke transitie waarbij we steeds meer onderdelen uit ons informatievoorzieningslandschap vervangen door datadiensten met daarop losstaande toepassingen. Common Ground-proof dus. Cruciaal hierin is dat de continuïteit en betrouwbaarheid van onze informatievoorziening voorop staan. Dat vraagt best veel van een organisatie. Daarom zijn we een intern programma aan het vormgeven die de organisatie gaat helpen. Het idee is dat we een Digitaal Implementatie Team (DIT) opzetten. Met de slogan ‘DIT helpt’ gaan we stapsgewijs processen omzetten naar Common Ground. En DIT staat óók voor ‘Dromen Is Toegestaan’. We vragen aan onze collega’s om goed aan te geven wat ze nu echt willen hebben. Dus niet simpelweg kiezen uit de oplossing van leverancier a, b of c, maar samen kijken hoe we het proces echt vorm willen geven. Natuurlijk vraagt het om investeringen in de migratieperiode als zaken naast elkaar draaien, maar de verwachting is dat dat in de toekomst juist tot structurele besparingen leidt. Zeker als we als gemeenten steeds meer samen gaan ontwikkelen en ontwikkelkosten kunt delen naar draagkracht.”

Leidraad

En juist in het ontwikkelen nam Buren zelf het voortouw: met het Open Webconcept. De uitgangspunten van het Open Webconcept vormen de leidraad van de Burense transitie richting Common Ground. Een concept dat is voortgekomen uit belemmeringen. Peters: “In 2016 wilde ik de website van de gemeente grondig aanpakken. Ik merkte dat we niet eens bij onze eigen data konden; alleen de websitebouwer kon bij de beschrijvingen van onze producten en diensten.” Dat bracht Peters tot de gedachte dat data en processen van elkaar gescheiden moeten worden; precies zoals Common Ground als kernprincipe voorschrijft. De pijlers onder het Open Webconcept zijn marktwerking en een open architectuur. “De basis is dat je open source software en code ontwikkelt die voor alle partijen te gebruiken zijn. Het staat elke gemeente vrij om dat op haar eigen manier en met zelfgekozen partners op te pakken. We besteden dat in het Open Webconcept aan in componenten. Die zetten we in de markt met de vraag: wie wil en kan met deze oplossingen voor ons aan de slag? Leveranciers die de code oppakken zetten die vervolgens ook in als dienst voor andere gemeenten. Het grote voordeel voor de gemeente is dat je samen met de door jou gekozen marktpartij bepaalt hoe je interne en externe dienstverlening eruitziet; dat je niet afhankelijk ben van de standaardpakketten en roadmaps van die leveranciers. Nee, je werkt samen. Bovendien bepaal je zelf welke componenten (ook bouwstenen genoemd) je wilt ontwikkelen en je blijft als gemeente eigenaar van die componenten. De codes staan in een openbare codebibliotheek die weer beschikbaar zijn voor alle marktpartijen die hiermee gemeenten kunnen ondersteunen bij hun digitale dienstverlening. Op die manier zit je als gemeente zelf aan het stuur, stimuleer je innovatie en marktwerking én bespaar je kosten. En nogmaals: data worden open opgeslagen, dus los van applicaties, wat helemaal Common Ground-proof is.”

Blokkendoos

Het Open Webconcept is een soort blokkendoos waarin bouwblokken zitten die je als gemeente panklaar uit de doos kunt halen voor gebruik (de code is immers vrij beschikbaar) of naar eigen smaak en behoeften door een zelfgekozen leverancier kunt laten aanpassen. Met de bouwblokken voor toepassingen kun je diensten opzetten voor online dienstverlening, zoals onder andere Buren en Hoeksche Waard dat gedaan hebben voor hun websites. Daarnaast zijn er bouwblokken voor datadiensten. Peters: “Buren gaat parallel aan de bestaande IT-oplossingen steeds vaker nieuwe Open Webconcept bouwblokken inzetten. Zo zal het intranet uitgroeien tot het nieuwe bedrijfsplatform dat is opgebouwd uit Open Webconceptcomponenten. Hierbij kun je denken aan het stapsgewijs overhevelen van digitale werkprocessen van ons bestaande DMS/zaaksysteem (totaaloplossing van één leverancier) naar een separate datadienst voor zaak- en documentregistraties (bijvoorbeeld OpenZaak) met daarop verschillende toepassingen als componenten op het intranet. Als alle werkprocessen en documenten dan in de nieuwe toepassing zitten faseren we het oude systeem uit.”

Beste dienstverlening

Wethouder Pieter Neven is nieuw in de gemeente, en als IT-aficionado is hij blij met een collega die durft te pionieren op IT-gebied. “We zien nu dat wat Holger geïnitieerd heeft snel groeit. We zijn met vier gemeenten begonnen, nu zijn het er acht en binnenkort komen Gouda en Wageningen erbij. Hoe groter de club wordt, hoe meer we kunnen uitwisselen en ontwikkelen en hoe interessanter het wordt. Dat is samen organiseren in optima forma.”

En wat goed is voor de gemeentelijke organisatie, is goed voor de burgers; en daar doen we het uiteindelijk voor, onderstreept Neven: “De vernieuwde website van Hoeksche Waard is een mooi voorbeeld. Die is opgezet volgens het Open Webconcept in WordPress, het meest gebruikte open source CMS. In deze combinatie kunnen gemeenten zelf bepalen welke functionaliteiten de website moet bieden; zij kennen hun inwoners en hun behoeften immers het beste. En dan komen daar weer die voordelen van open source bij: je kiest welke leveranciers je in wilt schakelen en andere gemeenten kunnen vervolgens ook met die functionaliteiten aan de slag. Bottomline blijft dat je zelf de beschikking hebt over je data in plaats dat die, zoals nu meestal het geval is, opgesloten zitten in het systeem van de leverancier. Daardoor kun je ook veel sneller schakelen en de beste dienstverlening voor de burger organiseren.”

Buiten de gemeente

Naast het concept zelf is ook de manier van samenwerken binnen het Open Webconcept bijzonder. “We doen dit niet als vereniging of enig ander geformaliseerd verband,” benadrukt Peters. “Natuurlijk zijn er regels; als jij een bepaald legoblokje maakt, beheer jij die ook. Maar veel meer is het een ecosysteem van gemeenten en leveranciers die echt samen optrekken. En dat breidt zich snel uit, ook buiten de muren van het gemeentehuis. Zo ontwikkelt de gemeente Den Haag het komende jaar een app voor ‘mijn Den Haag’ (innovatieproject BZK) als een bouwblok binnen het Open Webconcept en gaan we als gemeente Buren hier ook mee aan de slag. Ook nieuwe Europese regels als de Single Digital Gateway en Wetgeving als de WEP en de WOO zijn we nu samen met de VNG aan het implementeren binnen de OpenPDC (Producten en Dienstencatalogus) en de OpenPub (publicatieplatform voor nieuwsberichten) zodat we die nieuwe regels snel en eenvoudig kunnen uitvoeren.”

Bestuurlijk lef

Wethouder Neven: “Als bestuurders moeten wij deze ontwikkelingen nauwlettend volgen en vooral het perspectief van de burger daarin meenemen. Én het bestuurlijke lef tonen om er ook echt mee aan de gang te gaan. Je moet je daarbij realiseren dat het onderdeel is van een complex transitietraject dat we stap voor stap afleggen. Intern moet je er betrokkenheid voor creëren, want het vraagt wel wat van de organisatie. Toepassingen moeten gekoppeld worden aan de bestaande systemen Daar moet je je leveranciers in meekrijgen dus ook extern is er werk aan de winkel. Maar het mooie is; hoe groter de groep, hoe beter je samen aan oplossingen kunt werken. Dus open die blokkendoos, pak eruit wat je wilt ontwikkelen, zoek er een leverancier bij en maak er iets moois van. Zo eenvoudig is het!”