Zes manieren om innovatie in te kopen voor gemeenten

Het i-Café is een netwerkevenement van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) voor ICT-leveranciers en gemeenten. In de september aflevering in ‘s-Hertogenbosch ging het over innovatie in gemeenten en het innovatief aanbesteden: welke manieren zijn er voor gemeenten om vernieuwing binnen te halen?

Wie innovatie wil toepassen in de organisatie heeft een cultuur van veiligheid nodig, zei Floor Lekkerkerker van de VNG in haar opening van het i-Café. “Zelfs het gekste plan moet met liefde worden ontvangen en niet met hoongelach, alleen zo komen de beste ideeën ook naar boven.” Daarna is het zaak om het juiste idee te omarmen en door testen en ontwikkelen te evolueren naar een werkende dienst of product. Dat zelf doen vraagt tijd. Vaak is het sneller om innovatie of begeleiding van innovatie in te kopen.  En dan zijn er meerdere wegen die tot innovatie leiden.

1. Doe mee aan een pilot

De Jheronimus Academy of Data Science (JADS) in Den Bosch is met regelmaat op zoek naar partners en/of plaatsen om mee te doen met pilots. Hun onderzoek start altijd met hetzelfde uitgangspunt: als data het antwoord zijn, wat is dan uw vraag? De vraag van alumnus Nadine Beks van Raaij van de PNA Group was: hoe kan AI helpen om brieven van de overheid geautomatiseerd begrijpelijker te maken? Zij las dat dit probleem in 1996 al bestond en was geïntrigeerd dat het nog steeds speelt, ondanks alle trainingen en initiatieven rondom duidelijke taal.

Nadine Beks van Raaij ontwikkelde tijdens haar opleiding een medium taalmodel (MLM) dat getraind werd met echte overheidscommunicatie en de begrippenlijst van GebruikerCentraal. Het resultaat is HIP, wat staat voor helder, intelligent en productief. Dit is een geavanceerde taalmodule die brieven van de overheid geautomatiseerd vertaald naar begrijpelijke taal. Inwoners en experts hebben bijgedragen aan het onderzoek, door te controleren of het resultaat inhoudelijk en taalkundig klopte. Beks van Raaij werkt inmiddels bij de PNA Group en de verfijning van het taalmodel loopt nog. Gemeenten kunnen daaraan bijdragen door gratis met HIP te werken. Neem daarvoor contact op met Nadine Beks van Raaij.

2. Doe het in een coöperatief

Dimpact is een coöperatieve vereniging van 42 gemeenten en koploper voor Common Ground. De (opensource) producten die beschikbaar zijn voor de leden staan verzameld op PodiumD. ““Een snoepdoos voor gemeenten,” aldus Martin de Bijl, adviseur e-dienstverlening & innovatie bij Dimpact, dat aanbestedingen uitvoert namens de leden. Gemeenten bepalen gezamenlijk hun ontwikkelwensen en budget. Bijvoorbeeld voor bestaande opensource producten, die dan verder worden ontwikkeld voor de eigen praktijk. “Het innovatieve is dat we met 42 gemeenten samen sterker staan. Alleen is het niet voor iedereen mogelijk te innoveren.”

De Bijl zegt dat het doel van Dimpact is om de dienstverlening van de leden beter te maken. “We maken praktische dingen. En de inspanningen van één gemeente komen ons allemaal ten goede.” De vraag van gemeenten aan leveranciers verschuift hierdoor van producten naar (onder andere) integratieondersteuning en hosting.

3. Vraag begeleiding

Hello New Day begeleidt innovatieve consortia en pilots, aldus Johan Treur, mede-eigenaar en programmamanager. Dat doet het adviesbureau onder andere door de samenwerkingspuzzel te leggen. Hoe gewoontjes ‘samenwerken’ ook klinkt, in de praktijk blijkt het namelijk iedere keer weer een uitdaging waar de partijen hulp bij kunnen gebruiken. Commitment, verwachtingen, niet praten maar doen, niet alleen halen maar ook brengen. Dat soort zaken moeten duidelijk zijn en doorgesproken worden. “Ons doel is om dingen samen in gang te zetten,” zegt Treur.  Hij vertelt dat het succes van innoveren niet zozeer zit in techniek, maar in de alle randvoorwaarden eromheen. Inkoopvoorwaarden, gewoonten, oude regels. Gevraagd naar hoe hij het momentum vasthoudt wanneer iets in gang is gezet, zegt hij: “Voornamelijk door alle kikkers in de kruiwagen te houden.”  Samenwerken is niet opeens klaar, dat blijft aandacht nodig hebben.

4. Zet een aanbesteding uit

PIANOO is een expertisecentrum aanbesteden voor de publieke sector. Voor aanbesteden zijn verschillende strategieën, zegt programmamanager René Broekhuizen, maar de eerste stap is altijd om het probleem centraal te zetten. Niet de oplossing. Zelfs een mogelijke oplossingsrichting (app, platform, digital twin) is al een beperking. Laat ruimte aan de markt om daarmee te komen. Spreek wel uit dat er een innovatiebehoefte is en bedenk in hoeverre de organisatie daar klaar voor is. “Breng de belemmeringen in kaart,” adviseert Broekhuizen. “Zorg dat u als organisatie klaar bent om innovatie aan te kopen.” Kijk ook op de website van PIANOO voor meer informatie over strategieën en hulpmiddelen op het gebied van innovatie(f) aanbesteden.

5. Maak de missie leidend

Signalen is opensource software voor gemeenten voor het ontvangen en afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte. Inmiddels gebruiken 39 gemeenten Signalen en samen bedienen zijn bijna 30 procent van de Nederlandse bevolking. Signalen is ook een servicegedreven verdienmodel dat de samenwerkende gemeenten ten goede komt.
Bij het verder brengen van een innovatie is het zaak de missie leidend te maken en te houden, aldus samenwerkingsregisseur Jacco Brouwer van de VNG. Al het andere vloeit daar uit voort. De missie hier is en blijft het verbeteren van de klanttevredenheid op meldingen. “Die focus maakt de verhouding met de markt anders. De missie is het ecosysteem, de overheid leidt de dans en de marktpartijen brengen het verder brengen.” Aanhaken en/of implementeren? Klik hier.

6. Vraag het een startup

InterGov’s Startup in Residence (SiR) zet overheidsvraagstukken uit als ‘challenges’ waar kleine, jonge bedrijven op kunnen reageren met oplossingen met eventueel een technische component. Join Seven won vrij recent 2 challenges, vertelt mede-oprichter Bart Geurts. Een ervan was een antwoord op de vraag: ‘hoe kunnen we Kamervragen sneller, nauwkeuriger en consistenter beantwoorden?’ Hun AI-assistent Codi doorzoekt openbare bronnen op de laatste beleidsmatige informatie en als een Kamervraag al eerder is gesteld, vindt hij dat ook. De procedure van de challenge is eenvoudig en aantrekkelijk voor bedrijven die opzien tegen formele aanbestedingen. Inschrijven vraagt om een paar A4-tjes, daarna volgt een selectie van de beste 3 ideeën. Na een pitch en een gesprek worden pas offertes gemaakt. Een succesvolle eerste fase van een POC kan zonder nieuwe aanbesteding leiden tot het maken van de oplossing. De aanbestedingsmethodiek is Innovatiepartnerschap, een Europese aanbesteding. De werkvorm Startup in Residence zou voor veel gemeenten uitkomst bieden om nieuwe maatschappelijke problemen aan te besteden en de markt uit te dagen om met oplossingen te komen.