In mijn werk als trainer en adviseur valt het me op dat de algemene computervaardigheden bij een groot deel van de werkende bevolking beperkt zijn.
Regelmatig vragen organisaties om vaardigheid met of kennis van bepaalde standaard kantoorapplicaties, zoals Word, Powerpoint of Excel. In mijn werk als trainer en adviseur ontmoet ik veel verschillende mensen. De laatste tijd valt het me op dat de algemene computervaardigheden bij een groot deel van de werkende bevolking beperkt zijn.
Bij het uitleggen hoe netwerken of systemen werken moet ik steeds vaker in mijn geheugen graven hoe bepaalde basale handelingen uit gevoerd moeten worden. De handelingen die ik automatisch doe, moet ik uitleggen. Zoals linker- of rechtermuisknop klikken, SHIFT of CTRL ingeduwd houden bij het selecteren van meerdere documenten tegelijkertijd.
Ik kan me nog goed mijn verbazing herinneren toen jaren geleden een collega in Outlook zijn aantekeningen van een vergadering terugzocht. Hij had zijn aantekeningen vastgelegd in de afspraak in zijn agenda. In Outlook kon hij daarom snel en eenvoudig zijn aantekeningen terugvinden. Hierdoor hoefde ik niet lang op antwoord te wachten.
De mogelijkheden van verschillende standaard kantoorapplicaties ken ik inmiddels redelijk hoewel ze nog steeds verrassingen voor me verbergen. Een draaitabel of een bewegende animatie voeg ik niet dagelijks toe. Wanneer ze nodig zijn, zoek ik deze mogelijkheden op met behulp van de helpfunctie of op internet. Net zoals ik vroeger een onbekend woord opzocht in een woordenboek.
Mijn ICT-kennis schat ik (zeer) beperkt in. Collega’s die als tester, projectmanager, architect of ontwikkelaar werkten, begreep ik tot op een bepaalde hoogte. Ik dacht bijvoorbeeld dat Ubuntu een Afrikaanse taal is. Nu blijkt dat ik de verkeerde maatstaf hanteer. Vergelijk ik mijn kennisniveau met dat van whizzkids of experts die dagelijks deze applicaties gebruiken, dan is de conclusie inderdaad dat ik weinig tot geen ICT-kennis en of -vaardigheden bezit. Echter bij het vergelijken van mijn kennisniveau met de gemiddelde werknemer, valt de balans uit naar de andere kant. Is dit de reden waarom mijn werkzaamheden met grote regelmaat in de ICT-hoek plaatsvinden?
De samenleving kan niet meer zonder computers. De hoop van de werkgever dat medewerkers basisvaardigheden om kantoorapplicaties te bedienen bezitten of zelfstandig in de vrije tijd (aan)leren, lijkt ijdel. Zonder basisvaardigheden lijkt het bedienen van een computer steeds meer op een ongewis avontuur. Een nachtmerrie voor de een en een ontdekkingsreis voor de ander. De laatste groep bevat talenten. Zij gaan zwemmen als ze in het diepe worden gegooid. Koester deze talenten in de organisatie. Geef ze ruimte en een coachende taak. Laat de talenten de mensen die met moeite blijven drijven, ondersteunen door ze te trainen via ‘train je collega’. Benoem talenten tot ‘super user’ of ‘key user’.
Is de return-on-investment niet veel groter wanneer medewerkers de middelen die ze ter beschikking krijgen om hun werk uit te voeren ook goed leren beheersen? Dit levert voordelen op wanneer nieuwe applicaties of updates van applicaties uitkomen. Het voorkomt vragen zoals: ‘Waar is het bureaublad?’ of ‘Hoe sla je een document op het bureaublad op?’.
Stelt u middelen ter beschikking zonder medewerkers in de functionaliteiten te trainen?
Helemaal eens met je betoog.
Tijdens een train je collega sessie heb ik een standaard cursus word gegeven. Ik verbaasde me erover hoe
1) dat daar interesse voor was
2) hoe weinig basiskennis er aanwezig was
3) hoe “mijn cursisten” mij bleven benaderen als ze nog een vraag hadden ná de cursus.
Blijkbaar is de drempel ook steeds hoger om naar een helpdesk te stappen met dit soort basale kennisvragen.
Hoi Jessica,
Aan de ene kant ben ik blij met je reactie omdat het vaak voor komt. Aan de andere kant vind ik het jammer omdat het eigenlijk niet zo zou mogen zijn.
Nu heb ik zelf wel eens een helpdesk gebeld met een eenvoudige vraag met betrekking tot Office. Het duurde langer om daar een antwoord op te krijgen dan een hardware / connectiviteit gerelateerde vraag. Ik vraag me daarom af of de helpdesk-medewerkers zelf wel voldoende kennis in huis hebben om deze vragen te beantwoorden.
Bij een van mijn werkgevers waren super- / key-users aangewezen. Het waren medewerkers die deze software dagelijks gebruikten. Zij kregen bij elke update van de software een bijscholing. Voor de overige medewerkers waren zij het aanspreekpunt bij vragen. Voor hun was dat een leuke bijkomstigheid omdat ze ook eens op een andere manier contact hadden met hun collega’s.
Aan de andere kant moeten medewerkers hun vragen (h)erkennen en deze durven stellen.
Binnen onze provincie hebben we laagdrempelige “inloopsessies” op de maandagmiddag. Een bepaalde toepassing staat centraal en medewerkers kunnen komen om er meer over te leren: tips en trucs van medewerkers die er daadwerkelijk mee werken. Na de sessie wordt nog een samenvatting gedeeld op Yammer. Dit alles wordt georganiseerd als één van de acties onder de noemer van “digitaal werken”.
Hoi Cathy,
Wat een goed idee. Heb je misschien meer managementinformatie? Ik ben namelijk benieuwd hoeveel medewerkers naar de bijeenkomsten komen. Kunnen de medewerkers op dat moment ook oefenen met de applicatie?
groet,
Fatou