Overheden betaalden te veel voor het laten archiveren van hun websites en het overdragen van archiefbestanden. Dat blijkt uit een onderzoek van Follow The Money (FTM). Door een gebrek aan transparantie was de ene overheid veel meer geld kwijt voor vergelijkbare diensten dan de andere. Ook het Rijk zou te veel betalen.
Gebrek aan transparantie
GW Cross Media is marktleider op het gebied van het archiveren van websites. Onder de merknaam Archiefweb archiveert het bedrijf de websites van tachtig procent van de gemeenten, alle provincies en waterschappen, plus de sites van bijna alle Nederlandse universiteiten. In de meeste gevallen is Archiefweb, tegenwoordig onderdeel van de Noorse softwareleverancier Visma, bij de overheden binnengekomen zonder openbare aanbesteding, omdat het gaat om relatief kleine opdrachten.
Doordat overheden nauwelijks informatie uitwisselden over offertes, betalen ze verschillende prijzen voor vergelijkbare diensten, achterhaalde FTM. Zo legde de gemeente Vlaardingen in 2025 voor de archivering van vlaardingen.nl bijna 4000 euro neer, terwijl ’s-Hertogenbosch bijna 5000 euro betaalde voor s-hertogenbosch.nl, een website die de helft kleiner is.
‘Ook als het onder een aanbestedingsdrempel valt, mag je aanbesteden om een beetje concurrentie te organiseren,’ zegt Fredo Schotanus, hoogleraar publieke inkoop aan de Universiteit Utrecht, tegen FTM. ‘Als je dat liever niet doet, kun je in elk geval een belletje plegen met een andere gemeente om te vragen hoeveel zij betalen. Het gaat tenslotte om belastinggeld.’
‘Gegijzeld’
In februari 2025 berichtten Binnenlands Bestuur en iBestuur dat decentrale overheden zich ‘gegijzeld’ voelden door Archiefweb: op het moment dat ze hun bestanden wilden verplaatsen naar een e-depot, een eis uit de nieuwe Archiefwet, liet het bedrijf de hoofdprijs betalen.
Het onderzoek van FTM bevestigt deze praktijk. Ook overheden die overstapten naar een goedkopere concurrent moesten flink in de buidel tasten voor hun archiefbestanden, met grote onderlinge verschillen. ‘s-Hertogenbosch betaalde 2750 euro voor de archiefbestanden van drie websites, maar de gemeente Coevorden was bij een overstap bijna 25.000 euro kwijt voor de bestanden van acht websites.
Andere situatie Rijk
iBestuur vroeg na of de rijksoverheid dezelfde problemen ondervindt. Een woordvoerder van BZK laat weten dat dit niet speelt bij de rijksoverheid en dat de ontwikkelingen bij gemeenten worden gevolgd. Een exitplan maakt deel uit van de overeenkomst die het Rijk met Archiefweb heeft gesloten. Hierin zijn ook afspraken vastgelegd voor het overbrengen naar de blijvende bewaarplaats van de archiefbestanden, zodat de rijksoverheid niet voor onverwachte verrassingen komt te staan.
De situatie bij het Rijk ziet er inderdaad anders uit, reconstrueerde FTM. De rijksoverheid deed in 2020 een aanbesteding voor de archivering van 1500 websites, die werd gewonnen door GW Cross Media. Het zesjarige contract is 24 miljoen euro waard. Omdat het totaal aantal gearchiveerde websites uiteindelijk hoger uitviel, betaalde de rijksoverheid ruim 2200 euro per website, inclusief data-overdracht. Dit gemiddelde ligt onder de prijs die gemeenten de afgelopen jaren betaalden per website, maar is volgens concurrenten van Archiefweb nog steeds veel te hoog vanwege het schaalvoordeel.
Volgens het ministerie van Algemene zaken is het risico op te veel betalen nihil, omdat GW Cross Media wordt betaald op factuurbasis voor daadwerkelijke diensten. Hoogleraar Schotanus wijst erop dat die logica niet opgaat op het moment dat je een te hoge uurprijs betaalt.
Miljoenen aan dividend
De voormalig eigenaar van GW Cross Media, oud-gemeenteambtenaar John Heins, werd multimiljonair met het bedrijf. In 2022 keerde Heins zichzelf 2,6 miljoen euro dividend uit, het jaar erop nog eens 2,7 miljoen euro. Het was winst die grotendeels voortkwam uit contracten met klanten in de publieke sector. In 2024 verkocht hij het bedrijf aan de Noorse softwaregroep Visma, vermoedelijk voor tientallen miljoenen, schrijft FTM. Inmiddels is Heins niet meer werkzaam bij GW Cross Media. Hij had geen behoefte aan een interview met FTM.
Lees ook:
