Wilt u even tekenen?

Beeld: Meysa Boers

Visual notes is een visualisatiemethode en een werkvorm. Het helpt om verhalen en concepten te verduidelijken en ondersteunt het (besluitvormings)proces. Het idee is simpel: je maakt aantekeningen in de vorm van een illustratie. Visual notes is dus een vorm van notuleren, maar dan veelzijdiger. Er zijn al voorbeelden te vinden van geïllustreerde samenvattingen van conferenties en beleidsdocumenten. In de gemeente Raalte willen ze zelfs een raadsvoorstel begeleiden met een visual note. Visual notes is geen 100 procent vervanging van tekst, maar de inzet ervan zorgt ervoor dat inhoud wordt verhelderd en informatie langer beklijft.

Iedereen kan tekenen

Dat beelden meer zeggen dan duizend woorden is een cliché en dus waar. Toch zetten we onze tekenvaardigheden maar weinig in. Terwijl in iedere vergaderruimte tekenmaterialen te vinden zijn. In principe kan iedereen meteen beginnen. Bijvoorbeeld door op een flip-over te tekenen in plaats van een laptop te pakken en informatie uit te tikken. Dit zal eerst wat ongemakkelijk voelen, maar de voordelen worden snel zichtbaar. Mensen gaan vragen stellen over de tekening. Hoe visualiseer je bijvoorbeeld ‘samenwerken’? Waar de een kiest voor twee schuddende handen, zal een ander misschien een harkje tekenen. Dit leidt automatisch tot een gesprek over het concept en dus tot een discussie over aannames die wij doen bij een concept. Zo creëer je samen een beeld, een gedeeld concept.

In Leiden werkt het

Ceryl de Heer is bij de gemeente Leiden al tijden geleden aan de slag gegaan met visual notes. Ze haast zich te zeggen dat je geen tekentalent hoeft te hebben: “Je hoeft geen tekenaar te zijn, al maakt dat het natuurlijk wel makkelijker. Vooral woorden die jargon zijn of nogal conceptueel, teken je niet zomaar even. Door vooraf een aantal concepten te googelen deed ik inspiratie op.”

Eenmaal aan de slag, merkte De Heer dat mensen makkelijker gingen praten over het te bespreken onderwerp. Door de beelden bleef haar verhaal beter hangen. “Dat blijkt ook uit het feit dat bepaalde beelden na een paar jaar nog hergebruikt worden in de organisatie. Door ‘oude’ illustraties te gebruiken, geef je meteen context en een herkenbare rode draad aan in nieuwe stukken. Hoe vaak zie je dat bij tekstverslagen?” De Heer geeft aan dat er nog iets anders gebeurde: “Via ons intranet was over een bepaald project in getekende vorm gecommuniceerd. Ik had alleen voor de toelichting aan de directie een aantal exemplaren uitgeprint. Maar kort na de presentatie zag ik de tekeningen overal in de gangen hangen! Het verhaal in deze vorm sprak aan en werd gedeeld. Visual notes zorgde zo voor meer discussie, meer plezier én voor het beklijven van de informatie.”

Niet voor iedereen

Een valkuil bij de inzet van visual notes is dat het verleidelijk kan zijn om toch op tekst terug te vallen. Woorden geven soms net even meer context dan alleen een tekening, en we zijn nu eenmaal gewend aan het geschreven woord. Dit kun je visueel oplossen door steekwoorden op te nemen in de illustratie. Visual notes maakt gebruik van vormen, tekst, kaders, figuren, iconen en metaforen. Dat vergt oefening, maar alleen al verschillende lettergroottes en lettertypes zorgen snel voor een sterker visueel effect. Alles om een zo duidelijk mogelijk plaatje te krijgen. En dat is volgens Ceryl de Heer meteen nog een valkuil: “Als je aan tekeningen denkt, krijg je meteen zo’n fantastische prent van een professional in je hoofd. Je weet dat je dat zelf niet kunt, waardoor je terugvalt op het veilige schrijven van woorden. Toch is mijn ervaring dat de kwaliteit van een tekening niet belangrijk is voor het doel. Uiteindelijk zorg je met een illustratie voor veel meer interactie dan als je alleen een gesprek voert. Door tijdens een bijeenkomst meerdere zintuigen te prikkelen, zorg je voor een betere afstemming van afspraken en voor een duidelijker beeld van wat er gedaan moet worden of al gedaan is.”

Hoe leer je het?

Een korte zoekactie op Google levert al veel informatie op over het starten met visual notes. Online zijn er vele cursussen te vinden om visual notes te leren (soms heet het sketchnote). Er zijn korte cursussen die gratis zijn en iets langere offline- cursussen. Daar leer je met basisvormen al snel een eenvoudige tekening te maken. De volgende stap is de meer conceptuele tekening. Met een beetje oefening tovert iedereen eenvoudige maar duidelijke tekeningen uit de pen. Het belangrijkste advies blijft: probeer het uit en ervaar de effecten.