De 'Quick scan impact Wet open overheid (Woo)' is af. Als overheid grip krijgen op je documentenstroom blijkt opeens miljarden te kosten.
De ambitie van Ronald Plasterk om per 2017 een overheid te krijgen waar je echt digitaal zaken mee kunt doen, is mislukt. Als de cijfers kloppen dan kost allen het inzicht krijgen in de documentenstroom al snel miljarden euro’s per jaar. Nederland ligt mijlenver achter op andere landen.
Dat is het droevige beeld dat ambtenaren (Drs. R.IJ.M. Kuipers, Drs. K. van der Steenhoven en J.B.M. Staal) schetsen in de Quick scan impact Wet open overheid in opdracht van Plasterk. De centrale vraag bij het kijken naar de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur is wat een register met aanwezige documenten zou gaan kosten.
Alles met informatie (dus ook Facebook-berichten, video’s, foto’s en mails) is een document onder de Wob en ook onder de Woo als deze wet door de Eerste Kamer komt. Dat maakt zo’n register ingewikkeld en duur, stellen de schrijvers. Inmiddels is er al goed onderbouwde kritiek op het rapport die dat in twijfel trekt.
Achterlopen
Nederland loopt achter. Veel overheden hebben nog altijd niet een lijst met welke informatie eigenlijk in huis is. In landen, zoals Noorwegen bijvoorbeeld, worden documenten tot e-mails aan toe in een register opgenomen. Wie informatie wil zoekt die op een website op en krijgt die – tenzij het document niet openbaar mag worden – binnen drie werkdagen. Dat systeem heeft moeite gekost om in te voeren, maar de kosten zijn overzichtelijk gebleken.
In Nederland is dat anders. Het bijhouden van de documenten zou al snel honderden miljoenen of mogelijk meer dan een miljard euro aan investering vergen. Het veranderen van de cultuur bij ambtenaren zou nogmaals honderden miljoenen gaan kosten. Het vervolgens in het register te verwerken en ook actief openbaar maken van documenten zou nogmaals jaarlijks meer dan een miljard euro kunnen gaan kosten. Daarvoor zouden duizenden ambtenaren extra nodig zijn.
Duurder
Dat lijkt misschien vreemd, omdat we weten dat verschillende soorten informatie bij elkaar brengen niet zo ingewikkeld is. Bijvoorbeeld de NSA doet dat met het PRISM-systeem, dat telefoongesprekken, e-mails, chatberichten, Facetime-gesprekken, Skype-gesprekken, Whatsapp-berichten, Facebook-postings, enzovoort opslaat. Die gegevens harkt de organisatie bij elkaar voor alle wereldbewoners waar ze maar bij kunnen komen. De beheerskosten van dat systeem zijn niet meer dan 20 miljoen dollar per jaar. Let wel: wij hebben het alleen over een index.
Voor een deel zit er een verschil in de onbekendheid in het goed bijhouden wat je in huis hebt en stellen de makers van het rapport dat er miljarden nodig zijn om te lezen of documenten actief openbaar mogen worden. Maar dat verklaart nog niet waarom het maken van een index zoveel meer werk is. Ook fouten in het rapport met betrekking tot wat er moet gebeuren aan actieve openbaarmaking of het niet inzetten van kunstmatige intelligentie of big data kunnen dit allemaal niet verklaren.
Slecht geregeld
Terecht wijzen de ambtenaren op de excessief hoge kosten van de afhandeling van een Wob-verzoek. Waar dat in andere landen (soms binnen minuten) heel weinig kost, stelt de overheid al snel 5.000 euro per verzoek kwijt te zijn. De toegang tot documenten, het klaar maken om ze vrij te geven en het realiseren van de transparantie is dan ook veel duurder. Voor een goed gedigitaliseerd land als Nederland blijft de overheid kennelijk ernstig steken.
Dat is slecht voor het bestuur. Want volgens de opstellers van de quick scan zou met de introductie van de Woo een zee van 2,5 miljard documenten openbaar worden gemaakt. Documenten die u en ik nu niet zien, ondanks al het actief openbaren en het wobben.
Het rapport – met alle tekortkomingen zoals het ontbreken van harde onderbouwing – is een duidelijk nekschot voor de Wet open overheid. Maar pijnlijker is de snoeiharde beschuldiging dat fatsoenlijk grip krijgen op je documentenstroom als overheid en de inhoud ervan in tegenstelling tot veel andere landen miljarden kost. Plasterk’s erfenis van een overheid die geschikt is voor digitale communicatie is met het gegeven dat we niets een lijst van documenten kunnen maken volledig mislukt. Natuurlijk onder voorbehoud dat dit rapport klopt. Hopelijk gaat een volgende minister orde op zaken stellen.
Transparantie is een prima uitgangspunt, waarmee een organisatie een grote kwaliteitsslag kan bereiken, en gezonde belangstelling voor hoe het er aan toe gaat bij de overheid is noodzakelijk. Een actueel en goed ontsloten archief is daarom een uitstekend idee en daar valt een wereld te winnen.
Echter, het moet geen afluisteren worden want geloof het of niet, ambtenaren zijn ook mensen. Alles wat te maken heeft met het tot stand komen van een besluit verdient het om in detail openbaar te worden gemaakt, tenzij er zware belangen zijn die zich daartegen verzetten. Maar mensen moeten wel vrij zijn om persoonlijk te communiceren en af te stemmen zonder vrees dat ze voortdurend onder het vergrootglas van internet kunnen belanden, zoals je weet de woonplaats van trollen.
Tussen haakjes: whatsapp is tegenwoordig dusdanig beveiligd dat ik niet zou weten hoe we daar de informatie uit zouden moeten halen.
Bedrijven die radicale transparantie hebben doorgevoerd leggen echt niet de mailserver van hun organisatie aan het internet. Ze gebruiken het wel om hun keuzen en hun aanpak te verantwoorden en nodigen uit tot inhoudelijke kritiek. Dat is precies wat je ook mag verwachten van de overheid.
Brenno en Open State stellen m.i. terecht vraagtekens bij dit onderzoek en haar conclusies. Met verwijzing naar buitenland dichtbij lijkt NL als kennisland zich te manifesteren met een achterlijke (ambtelijk/bestuurlijke) cultuur. Een fenomeen dat ik nergens lees, wel eerder door de Algemeen Rijksarchivaris ingebracht, dat registratie van ambtshalve ontvangen en opgemaakte documenten al vanaf 1968 (en eerder) worden geregistreerd. Dus die kosten komen er niet bij: die maakt de overheid al. Ik stel voor dat de transparante overheid vorm krijgt onder het motto: zo ambtenaar, zo belanghebbenden, zo bestuurder, zo burger, zo ondernemer. Normaal is wie betaalt, die bepaald. Hier is sprake van: het is al betaald, kost dus niks extra: maar mag niet gebruikt, en als het gebruikt moet gaan worden, doen we net alsof er iets nieuws gemaakt moet worden. Registers ‘as in use’ openbaar maken kan volgens mij voor 80%…..een filter voor beperkingen….kost echt geen miljarden. Ophouden met zeuren: gewoon volwassen besturen aub!