Woo-monitor toont vooruitgang, maar nog veel werk voor de boeg
De Woo-monitor is dit jaar voor de derde keer afgenomen onder gemeenten, gemeentelijke regelingen, provincies en waterschappen door de respectievelijke koepels, in samenwerking met het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Elke koepel openbaart de uitkomsten op een eigen platform.
Op de iBestuur Conferentie in Utrecht op 2 september werd de Woo-monitor feestelijk overhandigd aan Eva Heijblom, directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie.
Grote verschillen aantallen
Uit de monitor van de VNG naar de stand van zaken van de implementatie van de Wet open overheid, blijkt dat gemeenten en gemeentelijke regelingen hard bezig zijn met de uitvoering van de Woo, maar ook dat er nog veel werk te doen is.
De vraagstelling over het aantal ontvangen Woo-verzoeken is veranderd, wat het lastig maakt om vergelijkingen met voorgaande jaren te maken. Wel blijkt uit de monitor dat gemeenten en gemeentelijke regelingen vaker dan voorheen hun Woo-verzoeken tijdig afhandelen. Gemiddeld wordt 74 procent tijdig afgehandeld, veel meer dan bij het Rijk. De verschillen tussen het aantal Woo-verzoeken zijn echter groot; bij gemeenten die veel Woo-verzoeken krijgen, neemt het percentage tijdig afgehandelde verzoeken snel af.
Het aantal Woo-verzoeken aan waterschappen nam toe van 317 verzoeken in 2023 naar 353 in 2024. Vaak gaat het om grootschalige verzoeken. Toch slagen de waterschappen er vooralsnog in om 89 procent van de verzoeken op tijd af te handelen. De resultaten van de provincies staan op het moment van schrijven nog niet online.
Cultuurverandering
De Woo stelt allerlei eisen aan de digitale informatiehuishouding van overheidsorganisaties. De Unie van Waterschappen concludeert dat de waterschappen meer waarde hechten aan goede informatiehuishouding dan vorig jaar. Zo is 75 procent bezig met een informatiebeheerplan. Paradoxaal genoeg zijn de percentages vaak wat verslechterd ten opzichte van vorig jaar, omdat meer waterschappen de vragenlijst hebben ingevuld.
Technische oplossingen
De regie op openbaarmaking en informatiebeheer is bij de meeste gemeentelijke organisaties inmiddels belegd. Ook wordt er in toenemende mate geïnvesteerd in technische oplossingen voor actieve openbaarmaking, liefst via de bestaande systemen, zoals de eigen website of het DMS. Het gebruik van standaarden voor metadata, archivering en kwaliteitssystemen groeit gestaag. 44 procent van de gemeentelijke organisaties heeft een e-depotvoorziening of is erop aangesloten. Nog eens 38 procent is ermee bezig. Bij de waterschappen is 50 procent ermee bezig en heeft 45 procent al een e-depotvoorzieing.
In één ding zijn bijna alle gemeenten en gemeentelijke regelingen ver: 80 procent heeft tooling om te anonimiseren (‘zwartlakken’) en 8 procent is hiermee bezig. Uit een eerdere inventarisatie van TNO bleek dat anonimiseringstools tot de meeste populaire AI-tools onder gemeenten behoren.
‘Work in progress’
Zelf geven gemeenten en gemeentelijke regelingen hun eigen informatiehuishouding een 2.78 op een schaal van 1 tot 5. De waterschappen komen gemiddeld op een 2,86. Dat is niet zo gek, want veel onderdelen zijn ‘work in progress’. Neem e-mailarchivering en het beheer van tekstberichten (het opslaan van appjes). Het grootste deel van de ondervraagde gemeenten en gemeentelijke regelingen (55 procent) geeft aan dat het beheer hiervan nog niet is geregeld, maar dat ze ermee bezig zijn. De waterschappen hebben vergelijkbare percentages.
Een belangrijk knelpunt voor de uitvoering van de Woo is de tijdige vernietiging van data en documenten. 11 procent van de gemeenten en gemeentelijke regelingen heeft deze wettige verplichting geregeld. Maar liefst 67 procent is er nog mee bezig (Deze vraag komt niet voor in de monitor voor de waterschappen.). Het tijdig vernietigen van data is onder meer lastig te organiseren omdat de applicaties die overheidsorganisaties gebruiken dit niet altijd faciliteren.
Lees ook:
