Wordt het weer een ‘bonnetje’ dat zoek is….?
Al meer dan een kwart eeuw drijft digitalisering de aanpak van maatschappelijke problemen en de dienstverlening door gemeenten. Steeds is er belangstelling voor nieuwe digitale ontwikkelingen geweest, zoals nu voor cyberdreigingen, AI en algoritmes. Maar ook steeds kwam het informatiebeheer bij gemeenten er bekaaid af. En dat werkt nu remmend op nieuwe ontwikkelingen. Bijvoorbeeld omdat een modern informatiebeheer een noodzakelijke voorwaarde is voor de inzet van AI en algoritmes in de dienstverlening en voor het authentiseren en openbaar maken van documenten. Er is grote behoefte aan leiderschap om het informatiebeheer te toekomstgericht te moderniseren.
Al weer bijna tien jaar geleden richtten de lessen uit de ‘bonnetjesaffaire’ onze aandacht daarop. Nadat tussen 2015 en 2017 drie (!) bewindslieden en de Kamervoorzitter aftraden vanwege het ‘bonnetje’, ontstond er urgentie om het digitale informatiebeheer aan te pakken. Na een Kamerbrede motie Segers c.s. uit 2016 werd het werk aan de nieuwe Archiefwet in gang gezet. Echter de crisis is lang voorbij en we modderen weer door. En dus is er nu grote behoefte aan transformatief leiderschap om de noodzakelijke verbeteringen in het informatiebeheer tot stand te brengen. Het kabinet Schoof wil blijkens het Regeerprogramma eraan werken dat ‘overheidsorganisaties hun (digitale) informatie vanaf het moment van creatie effectief gaan beheren’. Zou dat gaan lukken? Of toch weer een ‘bonnetje’ dat zoek is …?
Investeren
Ook de huidige Archiefwet en de Wet open overheid verplichten gemeenten al om digitale documenten in duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden. Vooral bij kleine en middelgrote gemeenten vallen echter steeds dezelfde redenen te beluisteren om niet voldoende in informatiebeheer te investeren: naast kostenoverwegingen een gebrek aan prioriteit, maar ook een ontbreken van zicht op de opgave. Het karakter van het Nederlandse bestuur als lekenbestuur lijkt hier mee te spelen: nog te weinig politici en bestuurders beschikken inzake het informatiebeheer over zelfde deskundigheid of affiniteit die zij wel hebben op andere gebieden van de bedrijfsvoering of dienstverlening. En het provinciaal toezicht is in de regel geduldig. Verder werkt het opnieuw dreigende uitstel van de nieuwe Archiefwet niet bevorderend voor investeringen in informatiebeheer.
Wanneer er geen directe problemen of crises in het informatiebeheer zijn, geven politiek en bestuur er dikwijls de voorkeur aan de beschikbare middelen in te zetten voor lokale politieke of maatschappelijke prioriteiten, begrijpelijkerwijs zeker wanneer daar wel urgentie is. Bovendien kunnen korte termijn maatschappelijke resultaten electoraal interessanter zijn, dan lange termijn verbetering van het informatiebeheer. Ook de VNG zelf was hier een paar jaar geleden gevoelig voor. Een goed onderbouwde claim van circa € 500 miljoen om het informatiebeheer op orde te brengen kreeg niet dezelfde prioriteit in de interbestuurlijke lobby als de eveneens goed onderbouwde claims in het sociaal domein. Wat het zwaarst was, moest het zwaarst wegen, maar gemeenten betreuren het nu regelmatig dat het rijk met het programma Open op Orde circa € 800 miljoen beschikbaar heeft gesteld voor het eigen informatiebeheer, maar dat gemeenten er zelf voor staan.
Er zijn welbeschouwd ook nu al veel redenen voor gemeenten om wel te investeren in informatiebeheer. En niet uitsluitend vanuit de optiek van archivering, openheid en transparantie bezien, is duurzame toegankelijkheid van documenten essentieel. Het is immers een open deur dat effectief informatiebeheer de kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid van de dienstverlening kan verbeteren. Een interessante open deur, in een tijd van toenemende krapte op de arbeidsmarkt en afnemende tolerantie voor fouten door de overheid.
Sommige ‘verhalen’ moeten lang herhaald worden, voor ze impact hebben. Al zo’n 25 jaar wijzen internationale onderzoeken bij herhaling uit dat kenniswerkers rond 20% tot wel 30% van hun werktijd besteden aan het zoeken naar informatie. Iedereen die bij een gemeente werkt herkent dat dit, afhankelijk van hun functie en werkomgeving, ook gemeenteambtenaren betreft. Omgerekend één tot twee dagen per week. Dit zoeken naar informatie die in de meeste gevallen intern voorhanden zou moeten zijn, net als het ‘bonnetje’ van Teeven, wordt in de regel niet als het leukste werk beschouwd. Zeker niet als er dubbelslagen moeten worden gemaakt.
Productiviteit
Het optimaliseren van informatiebeheer kan binnen gemeenten dus grote voordelen hebben voor de productiviteit en het werkplezier. Maar ook voor de kwaliteit. Met nauwkeurige en actuele informatie kunnen fouten worden vermeden, wordt gepersonaliseerde dienstverlening beter mogelijk en kan worden ingespeeld op toekomstige behoeften en patronen in gedrag. Bijvoorbeeld zijn toekomstgerichte digitale diensten zoals chatbots, gepersonaliseerde onlineservices of real-time klantondersteuning afhankelijk van goed informatiebeheer om effectief te functioneren.
Laten we doorpakken in plaats van doormodderen. Liever dan op een nieuw ‘bonnetje’ dat zoek is, zou ik inzetten op transformatief leiderschap. Voor gemeenten houdt dat allereerst meer politieke en bestuurlijke prioriteit in voor informatiebeheer. Voor regering en parlement de voortzetting van de behandeling van de nieuwe Archiefwet. En voor kabinet en Tweede Kamer het beschikbaar stellen aan gemeenten, desnoods via een specifieke uitkering, van de financiële middelen voor een modern en toekomstgericht informatiebeheer.
Lees ook:
