Innovatie is hot. Dat blijkt uit het feit dat innoverend vermogen steevast in de top 10 van eigenschappen van succesvolle organisaties staat. Maar hoe zorg je er nu voor dat jouw organisatie daadwerkelijk innovatiever wordt? In Den Haag en Zwolle doen ze dat vaak met de methode Ynnovate.
Beeld: Dreamstime
Den Haag heeft sinds kort de Stadskamer. In de Stadskamer doet de gemeente gebruikersonderzoek met inwoners naar producten en diensten. Dit betekent dat medewerkers in de denkwereld van een gebruiker moeten duiken én een vertaling kunnen maken naar wat dat betekent voor het eindproduct. De uitdaging bij het vormgeven van zo’n testlocatie zit dus niet zozeer in de technologie, maar in het meekrijgen van collega’s. Dat vraagt om een stevige procesbegeleiding en daarom zette Den Haag een zogenaamde Ynnovator in. De Ynnovate-methode is een aanpak die breed worden toegepast door de Ynnovators: een netwerk van procesbegeleiders die door Ynnovate zijn getraind om innovatiesessies bij de overheid te begeleiden.
Ynnovator Rob van Berlo faciliteerde de brainstorm over de conceptontwikkeling van de Stadskamer. “Om na te denken over de vorm van de testlocatie zijn een groep medewerkers, de opdrachtgever én enkele niet-direct betrokkenen bij elkaar gezet. In Ynnovate-termen heten die laatsten ‘wilde ganzen’; zij kunnen een creatieve doorbraak forceren, omdat zij zich niet laten weerhouden door aannames. In een brainstorm werd aan de groep gevraagd wat voor vragen zij wilden voorleggen aan de inwoners van Den Haag, waarna gekeken werd welke concrete resultaten daarbij horen. Vervolgens kregen ze de opdracht om een aantal van deze oplossingen uit te werken. Dit leverde vijf posters op waarin het concept visueel gemaakt werd.”
Via een prijsvraag onder medewerkers kreeg de testlocatie haar naam ‘Stadskamer’. Het is een ruimte met alle hardware en software die nodig is voor gebruikersonderzoek. Daarnaast is er aandacht voor de sfeer: onderzoeken met inwoners moeten plaatsvinden in een huiselijke setting. Want niet alleen de techniek doet ertoe, maar ook de context waarin je techniek inzet. Doordat medewerkers én opdrachtgevers op verschillende manieren betrokken waren bij de totstandkoming van de Stadskamer, is het een organisatiebreed succes.
Energietransitie Overijssel
De provincie Overijssel wilde aan de slag met de energietransitie. Ook daar begon het met een brainstorm. Maar die leverde vooral ideeën op die niet erg innovatief waren. Of zoals Koen de Groot, Informatieadviseur bij de provincie Overijssel, zegt: “Het was meer een braindump. Het lukte niet om een stapje verder te denken dan de ideeën die we al hadden.” Besloten werd om Ynnovate in te zetten. “We vroegen een groep medewerkers, zowel bekend als onbekend met het onderwerp, om door een ruimte te lopen waarin we afbeeldingen hadden gelegd die symbool stonden voor de laatste trends op het energiegebied. De deelnemers werd gevraagd om hun favoriete trend eruit te pakken en hiermee verder te lopen. Op het moment dat de Ynnovator stop zei, legde je aan de persoon naast je uit waarom jij die trend het interessantst vindt en hoe dit kan bijdragen aan de energietransitie. De ander deed vervolgens hetzelfde. Daarna is aan alle deelnemers gevraagd om met nieuwe ideeën te komen op basis van de dingen die zij net tegen elkaar verteld hadden. Ineens bleken er veel meer ideeën te zijn dan de 30 uit de eerste sessie. Het werden er bijna 300! Ook de ‘gekke’ ideeën (kunnen we met het lawaai van kinderen energie opwekken?) kunnen door te associeren tot nieuwe inzichten leiden. Het gaat vooral om het vinden van niet-alledaagse oplossingen. In een volgende ronde hebben we een selectie gemaakt van de beste vijf ideeën. Deze vijf zijn uitgewerkt en met het programmateam hebben we daarna nog gekeken of onder de overige 295 nog juweeltjes zaten die we alsnog wilden opnemen in het programma.”
Vertel het verhaal
Een Ynnovate-sessie brengt veel innovatieve ideeën, maar dan? Hoe voorkom je dat de organisatie na een tijd vervalt in de oude werkwijze? Van Berlo: “Wat belangrijk is bij de Stadskamer, is de ontmoeting tussen inwoners en medewerkers. Tijdens onderzoeken en in andere gesprekken word je geconfronteerd met wat jouw actie betekent voor de personen voor wie je het doet. Via de meekijkruimte faciliteren we het gesprek met alle betrokken afdelingen en medewerkers. Verschillende soorten gebruikersonderzoek kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van diensten en beleid: van idee tot prototype en uitvoering. De inzichten die je ter plekke krijgt, maken continue innovatie praktisch en haalbaar.”
Terugkijkend op de totstandkoming van de Stadskamer: “Het valt me op dat mensen steeds vatbaarder worden voor creatieve technieken als Ynnovate. Zeker omdat het energieniveau veel hoger is dan bij gewone vergadersettings. Daarnaast is het cruciaal dat de opdrachtgever bij de sessies aanwezig is, zodat hij medeverantwoordelijk wordt voor de besluitvorming. Verder is de beste methode om innovatie verder te brengen het opleiden van eigen medewerkers. Niet altijd makkelijk, omdat zij dan hun ‘normale’ werk niet kunnen doen. Daarom is het handig om medewerkers op vaste dagen vrij te spelen. En tot slot; begin gewoon en maak tempo. Eigenlijk moet een oplossing zo eenvoudig zijn dat je het eerste concept in een dag uitwerkt en de dag later begint met uittesten. Juist daarin heeft de Stadskamer een grote toegevoegde waarde, mede dankzij de Ynnovate-methode.”
Dit artikel is een geactualiseerde versie van het artikel uit iBestuur nummer 26.
Website Ynnovate
Let’s Ynnovate: Fleur Pullen en Esther Van der Storm
Download iBestuur magazine nummer 26 als PDF
