Zijn er bij onze organisaties nog oude dragers en oude bestandsformaten?

Volgens de Archiefwet zijn zorg­dragers verplicht om na twintig jaar bepaalde informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Ervaring leert dat dit niet meteen gebeurt; op afzienbare termijn wordt ook de informatie uit de periode 1990-2000 overgebracht. In dit tijdvak deed het digitale werken de intrede. Van een handvol computers tot aan een computer op elk bureau. Brommende grote kasten met gleuven voor dragers in allerlei formaten waarop we met trage besturingssystemen informatie produceerden in programma’s die allang zijn verdwenen. Opstarten vanaf een grote floppy met een MS-DOS-commando om daarna aan de slag te gaan met WordPerfect 4.3. Klinkt als een ver verleden, dat is het niet.

Ik moest hieraan denken toen ik thuis met mijn eigen digitale archief bezig was. Wellicht beroepsdeformatie, maar eens in de zoveel tijd doe ik aan waardering en selectie van mijn persoonlijke digitale bestanden. Ik gooi weg wat ik niet meer wil, zet bestanden op externe harde schijven en synchroniseer die zodat ik back-ups heb. Daarbij check ik of ik iets moet doen met oude bestandsformaten. De Word­Perfect bestanden van mijn afstudeerscriptie Geschiedenis heb ik elke keer in een nieuwer bestandsformaat opgeslagen, waarmee de informatie nog steeds toegankelijk is.

Zo heb ik thuis de uitdagingen waar we in overheidsorganisaties ook mee te maken hebben; de toegankelijkheid van digitale informatie. En dan staat er wezenlijk iets anders op het spel, namelijk het recht op informatie en het belang van de burger. Zijn er bij onze organisaties nog oude dragers en oude bestandsformaten? Kunnen we daar nog in en kunnen we bestanden nog openen met programma’s van nu? Kortom, hoe zit het met de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie, zeker van die uit de eerste jaren van digitaal werken? Als we dit niet geregeld controleren en maatregelen nemen gaat informatie verloren.

Dat dit geen denkbeeldig scenario is maar werkelijkheid, blijkt uit de bevindingen van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed rond de staat van de digitale missie-archieven Afghanistan van Defensie. De omstandigheden waarin de betreffende informatie tot stand is gekomen en opgeslagen spelen zeker een rol, maar dit neemt niet weg dat er harde schijven defect of niet te openen zijn. De kans bestaat dat de informatie verloren is of deels ontoegankelijk zal blijven.

Laten we voorkomen dat dit ook werkelijkheid wordt in andere organisaties. In de strategische informatie-overleggen zal ik hier blijvend aandacht voor vragen. Ik schrijf deze column in de laatste dagen van 2023 en het lijkt me een mooi voornemen voor 2024 om digitale informatie, zeker die ouder dan tien jaar, in de eigen organisatie onder de loep te nemen en te toetsen op duurzame toegankelijkheid. Beloofd?