Zo kreeg Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant grip op datastromen

Datagedreven werken is de ambitie van veel overheden. Dit vraagt echter om een strakke controle over de beschikbaarheid en performance van datastromen en- bronnen binnen de organisatie. Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant ging aan de slag met de bouw van een dataplatform.

In de snel evoluerende digitale wereld speelt data een cruciale rol binnen overheidsinstanties. Gemeenten, provincies, omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s zijn geëvolueerd tot regisseurs van complexe, maatschappelijke processen. Deze verschuiving heeft geleid tot een explosieve toename van data, waarbij de behoefte aan data-uitwisseling en-beheer groter is dan ooit tevoren. Op deze manier waarborg en beheer je de efficiency van interne processen. Zo blijf je digitaal weerbaar en compliant met wet- en regelgeving en krijgt kwaliteitsbeheersing een impuls

Impact op infrastructuur

De opkomst van cloud-technologieën zoals Azure, Google en AWS heeft het speelveld verder getransformeerd. Dit gaat niet zonder slag of stoot. Organisaties zijn zich bewust van de mogelijke impact op zowel de IT-infrastructuur als de organisatie zelf, zoals werkmethoden en cultuur. Er zijn verschillende redenen waarom veel overheidsorganisaties nu voor de uitdaging staan om hun IT-infrastructuur te moderniseren en zo te voldoen aan de groeiende eisen op het gebied van data.

De verschuiving naar de rol van dataregisseur vereist een gebalanceerde mix van technische vaardigheden en strategisch inzicht. Overheidsinstanties moeten aan de ene kant omgaan met een overvloed aan data uit verschillende bronnen. Aan de andere kant is het waarborgen van veilige data-uitwisseling van cruciaal belang. Hierbij botst men soms met de traditionele IT-cultuur, die vooral gefocust is op on-premise expertise. Kennis richt zich vooral op deze omgeving, wat tot terughoudendheid kan leiden bij het inrichten van een data-omgeving in de cloud.

Transitie bij Omgevingsdienst Zuidoost Brabant

Een treffend voorbeeld van deze transitie is te vinden bij de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant. Zij liepen tegen problemen aan met de bestaande on-premise omgeving (gebaseerd op SQL). Deze werd gebruikt om data uit interne bronnen te ontsluiten, externe bronnen toegankelijk te maken, zoals het Kadaster of de Kamer van Koophandel en data te genereren.

De dienst merkte dat informatie in systemen bleef steken en liep tegen performance issues. Hierdoor konden zowel interne als externe data niet optimaal benut worden. Men heeft vervolgens een gestandaardiseerd Azure-dataframework geïmplementeerd om grip te krijgen op datastromen en -bronnen. De inzichten die hieruit voortkomen bieden waardevolle best practices die van toepassing zijn op overheidsinstanties met vergelijkbare uitdagingen.

Het framework

Gezien het gebruik van Microsoft-producten binnen de omgevingsdienst was de keuze voor Microsoft Azure als Cloud Provider logisch. Zo kon er immers naadloos geïntegreerd worden met andere producten binnen de organisatie, waaronder Power BI. Binnen deze omgeving wordt nu een cloud dataplatform voor het beheer van clouddata gebruikt, dat bijdraagt aan de datavolwassenheid binnen de organisatie.

Dit alomvattende cloud dataplatform maakt het mogelijk om:

• Data te ontsluiten en te verwerken.
• Beschikbaar stellen van data (informatie op maat) voor het creëren van (nieuwe) inzichten
• Data beschikbaar te stellen aan andere (keten)partners, waarbij cruciale beveiligings- en privacyaspecten strikte aandacht krijgen.

Daarnaast beschikt de dienst nu over een gecentraliseerd overzicht van beschikbare data en uitgevoerde transformaties. Op deze manier heeft de organisatie meer inzicht gekregen in het gebruik van data door middel van een datacatalogus.

Datagedreven werken

Deze elementen vormen de basis om datagedreven te kunnen werken. Datagedreven werken betekent dat beslissingen worden genomen op basis van data. Om echter de juiste beslissingen te nemen, is het van groot belang om te weten waar de data vandaan komt en wat de betekenis hiervan is, wat er mee gedaan mag worden en wat de kwaliteit van deze data is. Wanneer Omgevingsdienst een verzoek krijgt, bijvoorbeeld in het kader van de Wet Open Overheid (Woo) of een vraag van een ketenpartner, kan direct inzichtelijk worden gemaakt of de data daadwerkelijk ‘in huis’ is, en wat er mee gedaan mag worden. Medewerkers hoeven niet meer, zoals in het verleden, te wachten tot er capaciteit is bij IT om deze query uit te voeren.

Geautomatiseerde scripts

Door gebruik te maken van DevOps-praktijken en geautomatiseerde scripts, is de organisatie in staat snel en consistent een solide datafundament in de cloud op te bouwen. Zo kunnen bronnen en bewezen systeemconfiguraties automatisch uitgerold en beheerd worden, met als resultaat een snellere implementatie, verminderde kans op fouten en verbeterde schaalbaarheid. Dezelfde configuraties kunnen gemakkelijk herhaaldelijk worden toegepast in verschillende omgevingen, waarbij volledige controle en keuzes van instellingen zijn vastgelegd in het script. Dit vereenvoudigt de samenwerking, verbetert de efficiëntie binnen dienst.

Pragmatische implementatie

De manier waarop de omgevingsdienst te werk is gegaan, laat zien dat men allereerst goed heeft gekeken naar de bestaande situatie. Het is belangrijk een grondig begrip te ontwikkelen van het bestaande data-ecosysteem, inclusief de bronnen, datastromen en knelpunten. Deze analyse vormt de basis voor een succesvolle modernisering.

Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant heeft vervolgens gekozen voor een pragmatische implementatie, wat heeft geleid tot snelle en tastbare resultaten. Met een beperkte investering als uitgangspunt kon snel worden beoordeeld of de voorgestelde oplossing voldeed aan de eisen en verwachtingen. Op deze manier is de oplossing binnen enkele maanden opgeleverd. De aanbeveling luidt om klein te beginnen, met het opleveren van één specifieke rapportage (use case), om zo ervaring op te doen en tegelijkertijd de kosten onder controle te houden. Na een succesvolle oplevering van deze eerste rapportage kunnen er meerdere rapportages of datasets stap voor stap gerealiseerd of beschikbaar gesteld worden en kunnen er ook meerdere bronnen worden toegevoegd. Gedurende dit proces werden medewerkers van de ‘business’ erbij betrokken, ook wanneer zij beschikten over beperkte IT-kennis. Door te leren en ervaring op te doen, was de dienst uiteindelijk binnen enkele maanden in staat om zelfstandig de cloud data-omgeving te beheren, te onderhouden en verder te ontwikkelen.

Zelfredzaam worden

De benadering van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant toont voor mij aan hoe een data-fundament, gecombineerd met geleidelijke groei en samenwerking, aanzienlijk meer grip biedt op datastromen. Samenwerking met externe experts tijdens de implementatie zorgt voor een stevige basis en een geleidelijke overdracht van kennis en ervaring naar de organisatie. Het uiteindelijke doel is om de organisatie zelfredzaam te maken in het beheer en de ontwikkeling van de cloud-omgeving en daarmee een toekomstvaste datahuishouding te realiseren die recht doet aan de ambities van overheidsinstellingen als het gaat om dienstverlening, security, compliance en accountability.