eerder verschenen nummers

zoeken binnen de website

Aanbestedingen & Alzheimer

door: Peter van Schelven | 14 augustus 2014

ICT-aanbestedingen zijn in mijn ogen een vreemd soort gedrag, waarvan de waarde en het nut soms verregaand kunnen worden betwijfeld. Eén belangrijke bron van de problemen die zich in de praktijk voordoen, is de soms zeer dominante en doorgeslagen rol die externe aanbestedingsadviseurs zichzelf in aanbestedingstrajecten toebedelen.

Peter van Schelven

ICT-aanbestedingen vertonen soms spastische trekjes. Aanbestedende diensten vragen in hun tenderdocumenten de aanbieders van producten en diensten niet zelden het hemd van het lijf. Zij zadelen de ICT-sector daarmee soms met forse administratieve en financiële lasten op. Meer dan eens staan de kosten die een ICT-bedrijf voor een inschrijving moet maken niet in redelijke verhouding tot de kans op het binnenhalen van de overheidsopdracht. En voor de overheid zélf is het een slechte zaak als marktpartijen om die reden afhaken.

ICT-aanbestedingen zijn in mijn ogen een vreemd soort gedrag, waarvan de waarde en het nut soms verregaand kunnen worden betwijfeld. Eén belangrijke bron van de problemen die zich in de praktijk voordoen, is de soms zeer dominante en doorgeslagen rol die externe aanbestedingsadviseurs zichzelf in aanbestedingstrajecten toebedelen. Door een gebrek aan bekwame mensen in eigen huis schakelen aanbestedende diensten dikwijls (dure) externe adviesbureaus in. Veel juristen en inkoopadviseurs van die bureaus hebben de neiging om hun diensten in vol ornaat te verkopen. Het is immers hun corebusiness. Aanbestedingen worden daardoor buitensporig opgetuigd met alle denkbare toeters en bellen. Tenderdocumenten blijken al snel gevuld met nutteloze en onnodige ballast. Deze adviseurs – uiteraard enkele goeden buiten beschouwing gelaten – verzieken de aanbestedingspraktijk in ons land. Het ICT-bedrijfsleven betaalt daarvoor een hoge prijs. Ik ben ervan overtuigd dat de wereld van de aanbestedingsadviseurs ‘a part of the problem’ is.

De problemen worden zelfs verergerd als de adviseur er bovendien een janboel van maakt. Ook dat komt voor. Onlangs nog liep ik tegen een aanbesteding aan waarin de betrokken aanbestedingsadviseur, werkzaam bij zeker niet het geringste bureau in ons land, het wel heel erg bont had gemaakt. De adviseur, die namens de aanbestedende dienst ‘de papieren afhandelde’, had eenvoudigweg twee inschrijvingen in een verkeerd mapje gestopt en deze bij de afhandeling verder over het hoofd gezien. De inschrijver was dus gewoonweg vergeten: een aanbesteding met Alzheimer… Uiterst pijnlijk voor het ICT-bedrijf dat het aanging.

Begin dit jaar heeft de Europese wetgever nieuwe aanbestedingsregels aangenomen. Die zullen binnen twee jaar moeten worden omgezet in nationale wetgeving. Ook Den Haag moet dus weer aan de bak. Ongetwijfeld zal er weer veel gediscussieerd gaan worden over de vraag hoe de komende nieuwe wetgeving eruit zal moeten zien. Die discussies leveren praktisch weinig op als niet ook gekeken wordt naar de feitelijke rol van de talloze aanbestedingsadviseurs die ons land rijk is. Het zou goed zijn als de ICT-sector samen met de overheid een dialoog met de wereld van de aanbestedingsadviseurs aangaat. Dat is nog niet eerder gebeurd. Ik zou zeggen: niet vergeten!

Peter van Schelven is juridisch adviseur inzake ICT

reacties: 2

tags: , ,

  • Harrie Gooskens (ITEM-C) #

    15 augustus 2014, 14:30

    Als je een willekeurig aantal aanbestedingen op aanbestedingskalender.nl of op TenderNet onderzoekt wordt hetgeen Peter van Schelven beweert regelmatig bevestigd. Misschien is wel het meest storend dat dergelijke adviseurs voor bedrijfssoftware een programma van eisen en wensen opstellen alsof de software op maat moet worden gebouwd (een dienst), terwijl de klant eigenlijk op zoek is naar een standaard pakket (een levering).

    Daarom adviseer ik mijn klanten doorgaans om eerst een korte marktconsultatie uit te voeren die een aardig beeld oplevert van hetgeen er allemaal te koop is. Daaruit stel je vervolgens een programma van eisen en wensen voor de daadwerkelijke aanbesteding samen. Dat voorkomt niet alleen een ellenlange (dus kostbare) lijst met onhaalbare eisen en wensen maar ook veel kostbaar (al dan niet aanvullend) maatwerk.

    Het lijkt wel alsof menig aanbestedingsadviseur het verschil tussen een dienst (maatwerksoftware) en een levering (softwarepakket) niet kent of niet kan doorgronden. Dat herbergt niet alleen de genoemde risico’s maar ook een ongewenste juridische noodzaak tot vervanging na 4 jaar.

  • Derk Kremer (Eestum Management) #

    15 augustus 2014, 21:35

    Ben het voor een belangrijk deel met Peter van Schelven eens. Terecht de opmerking dat er teveel verantwoordelijkheid komt te liggen bij externe adviseurs. Deze hebben de neiging zich in te dekken en dus te overvragen. Verder is het in de advieswereld gebruikelijk om te kopiëren. Uiteraard moet je het wiel niet opnieuw uitvinden, maar blijf dan wel kritisch.
    Maar hiermee komt gelijk ook de rol van de opdrachtgever: hij of zij huurt te gemakkelijk een adviseur in. Een goede voorbereiding van de aanbesteding is essentieel. Dat laat je niet aan externe adviseurs over. Je zult als opdrachtgever hierin een strakke regie moeten gaan voeren en weten wat je wilt.
    Te weinig wordt het middel van een Request for Information toegepast: een oriëntering wat er op de markt voor handen is en wat de mogelijke serieuze kandidaten zijn. Dit leidt tot een shortlist.
    Maar ook het omgekeerde gebeurd: regelmatig maak ik mee dat partijen die uitgenodigd worden voor een Rfi amper lezen wat er van hen gevraagd wordt en komen met een uitgebreid voorstel, lijkend op een tenderdocument. Om nog maar te zwijgen van het platbellen van de opdrachtgever. En deze vindt het dan maar wat makkelijk dat er een schil tussenzit in de vorm van een externe adviseur.

    Maar dat alles neemt niet weg dat een opdrachtgever, als startpunt van een investeringstraject waar een aanbesteding onderdeel van is, zijn of haar rol serieuzer neemt. Maar dat is het doorbreken van een bestaande cultuur. Niet onmogelijk, maar wel lastig. En tijdrovend.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.