IT-falen overheid nader verklaard
Overheids-IT wordt veelvuldig aanbesteed. Dat kan op laagste prijs of op economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). In de praktijk wordt een deal ook voor een EMVI-aanbesteding toch op prijs uitgevochten omdat het onderscheidend vermogen van de niet-prijsonderdelen vaak te klein is ten opzichte van de verschillen in prijzen waarmee leveranciers komen om de klus te krijgen. De leverancier die het geld het hardste nodig heeft krijgt dan de klus.
Niets mis mee, zou je denken: die heeft dan ook het grootste belang om je te helpen.
Uitgebreid onderzoek aan een representatieve doorsnede van de IT-outsourcingdeals in Nederland laat zien dat als een leverancier een kortetermijnmotivatie heeft om een klus te willen, dat de kans op succes verlaagt. Maar als er een langetermijnreden is, dan verhoogt dat juist de kans op succes. Bij de korte termijn kun je denken aan het verhogen van de omzet, het halen van de kwartaaldoelen enzovoort. Bij de lange termijn aan het worden van een (nog) sterkere speler of het nastreven van een groter marktaandeel.
Om je kansen op een geslaagde deal te verhogen is het dus raadzaam een partij te selecteren die niet koste wat het kost het werk nodig heeft; die niet primair de omzet moet verhogen; die niet aan kwartaalcijfers denkt maar aan het op te lossen probleem. Bij de overheid werkt de huidige praktijk van aanbesteden echter juist in de hand dat de leverancier die het verst door de knieën gaat in termen van prijsstelling, de klus veelal gegund zal worden. Kortom, de leverancier waarvan men kan vermoeden dat er een kortetermijndoelstelling in het spel is en dat – weten we nu – is risicovol: die keuze verhoogt de kans dat de deal zal gaan falen.
In de markt tref ik leveranciers aan met een zeer goed trackrecord en die het heel druk hebben met klanten die ze zelf uit kunnen kiezen. Dit soort partijen heeft zich van de overheid afgewend; zij doen niet of nauwelijks mee aan selecties. Veelgehoorde redenen van niet meedoen zijn dat het selectieproces te lang duurt, te veel kost, onzinnigheid uitstraalt of veel te krampachtig is.
Bij overheden tref ik een stoplap aan om toch goede mensen te kunnen binnenhalen: via een partij die als doorgeefluik fungeert. Goede partijen werken gewoon voor het geld dat ze kosten en de overheid betaalt een premie aan de tussenpartij die de opdracht krijgt om bepaalde mensen of partijen in te huren. Waar een wil is, is een weg. Nu nog de goede weg nemen.
Dag professor,
Uw artikel gelezen, helemaal mee eens. Ik probeer niet eens meer om aan te bieden. Er wordt alléén gekeken naar geld. Destijds zijn er brokers ingeschakeld, o.a. met de bedoeling om ook kleinere bedrijven de kans te geven om mee te doen, maar het zijn nu de brokers die de dienst uitmaken. Ik heb meerdere malen ambtenaren horen verzuchten dat ze graag met mijn bedrijf in zee wilden maar dat de aanbieding via de brokers moet lopen die vervolgens hun eigen ‘vriendjes’ hebben en die bepalen wat er uiteindelijk bij de ambtenaren op tafel wordt gelegd.
Het gaat dus, uitzonderingen daargelaten, niet om kwaliteit, vakmanschap en betrokkenheid maar om geld, geld, geld en vriendjes.
Wat ik ook nog kwijt wil is dat ik van mening ben dat er bij grote projecten, om fiasco’s te voorkomen, een scheiding moet komen tussen programma/projectleiding en uitvoerende leverancier(s). Het is vaak zo dat er binnen ambtelijke omgevingen te weinig inhoudelijke kennis aanwezig is. Dit speelt o.a. bij IT- en informatievoorzieningsprojecten. Meestal wordt dan de klus gegund aan een leverancier die mooie verhalen vertelt, gouden bergen belooft, de klus binnenhaalt en vervolgens een wereld aan smoezen gaat ophangen om tijd te winnen, geld te besparen en om zijn mooie praatjes te verdoezelen. Tijdens mijn huidige opdracht ben ik meerdere keren tegen dergelijke verlakkerij aangelopen, recentelijk nog bij een grotere gemeente in Zuid-Holland. Door beide verantwoordelijkheden te scheiden in een uitvoerende en toezichthoudende partij, zal er een beter toezicht zijn op de kwaliteit van het product of dienst, komt er beter zicht op de kosten en kan er beter gestuurd worden op de doorlooptijd.
Eens Chris, eens.
Met permissie : is dit niet een beetje achterhaalde kost?
EMVI heet tegenwoordig Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Nog steeds een term waar ik kromme tenen van krijg.
Zelfs Best Value Procurement (BVP) is een kwestie van toepassen van gezond verstand, zoals ervaringsdeskundigen weten en Dean Kashiwagi zélf ook toegeeft.
En even gezond verstand is dat goedkoop duurkoop is. Hetgeen óf leidt tot een faalproject, óf tot een tsunami aan Change Requests en Exceptions.
Waardoor de Opdrachtgever – die beter had kúnnen en dus had móeten weten – uiteindelijk minstens zo duur uit is als wanneer hij direct voor de beste kwaliteit had gekozen.
Alles begint bij de Opdrachtgever, maar eindigt meestal bij klant of belastingbetaler.
Ik heb wel vaker voorgesteld om de Opdrachtgever persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk te stellen voor de project-resultaten en benefits.
Zodat bonussen daarvan afhankelijk zijn, in plaats van semi-automatisch en bij voorbaat te worden uitbetaald. En bij verwijtbare verliezen de Opdrachtgever de eigen portemonnee mag trekken.
Dat zal in de (semi-)publieke sector – waaronder tegenwoordig óók de groot-banken vallen – waarschijnlijk snel tot een kwaliteitsverbetering bij bestuurders leiden.
Want ‘accountability’ is bij B&W en RvB/RvC nog steeds een kwestie van afwachten.
Het is een feit dat de aanbestedingsprocedures voor ICT projecten bij de overheid ingewikkeld zijn en tijd en geld rovend voor de deelnemers. Geen wonder dat het maar aan een paar bedrijven is voorbehouden hier aan mee doen. Misschien loop je daarmee goede ICT leveranciers mis maar dat is naar mijn mening niet de reden waarom ICT projecten bij de overheid zo uit de klauwen lopen.
Ik begrijp dat er bij de selectie gekeken wordt naar de beste kwaliteit tegen een zo laag mogelijke prijs (EMVI, BPKV) maar ik denk dat dat het evengoed kan zijn wat ‘Naam en reactie bij de redactie bekend’ schrijft: de gunfactor. Waar zoveel geld omgaat daar gelden andere wetten en is de geest van Jos van Rey nooit ver weg. De perverse aanbestedingen zoals het omschreven werd in het eindrapport van de commissie Elias.
Als er één ding uit dit eindrapport naar voren kwam is dat als het om ICT projecten bij de overheid gaat werkelijk alles wordt uitbesteed: Inhoudelijke en technische kennis, management in al zijn facetten, keuzes, uitvoering, het moet allemaal van buiten komen. Geen wonder dat er geen grip meer is. Ik denk dat deze aanbestedingscultuur doorbroken moet worden en dat de overheid de inhoudelijke en technische verantwoordelijkheid en regie over de ICT (projecten) moet nemen. Het doorbreken van de cultuur van alles over de schutting gooien.
Het Bureau ICT Toetsing, ontstaan naar aanleiding van het eindrapport van de commissie Elias, heeft al verscheidende rapporten geschreven over ICT projecten bij de overheid. Uitstekende, treffende en inhoudelijk analyses met prima aanbevelingen. Maar even kenmerkend zijn de reacties vanuit de organisatie op deze rapporten. Te vaak heb ik al gelezen, BIT dank voor het rapport, wat u schrijft wisten we al, de adviezen nemen we mee en we zijn al op de goede weg. Daarmee ben je bij een tweede vorm van cultuur die niet meehelpt, de cultuur van de organisatie.
Naar mijn mening zijn dit de belangrijkste redenen waarom ICT projecten en de Overheid zo een ongelukkige combinatie is. Niet alleen bij de overheid overigens.