zoeken binnen de website

Goed archief is grondslag voor transparantie

De nieuwe Archiefwet

door: Rineke van Houten | 10 januari 2019

Er komt een nieuwe Archiefwet. Dat is voor overheidsorganisaties geen reden tot overhaaste acties om de boel op orde te brengen, maar rustig afwachten is ook niet verstandig. Al was het maar vanwege de voorgenomen halvering van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar.

Archiefkasten

Beeld: iStock

De overheid digitaliseert in hoog tempo. Papieren archieven worden niet of nauwelijks nog gevormd. Dat maakt het volgens minister Arie Slob (Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media) ‘des te urgenter’ dat digitale overheidsinformatie ‘duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar’ wordt bewaard. De uit 1995 daterende Archiefwet is daarom toe aan modernisering. De meest in het oog springende verandering is de beoogde halvering van de termijn voor overbrenging van twintig naar tien jaar. Blijvend te bewaren overheidsinformatie bereikt daardoor eerder de openbare archiefbewaarplaatsen.

Grote veranderingen in de wettelijke voorschriften voor archiefvormen zitten niet in de pen. De Archiefwet heeft immers al een zorgplicht en die zal blijven bestaan: bescheiden moeten in goede geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Dat is een open norm: ‘maak er geen rommel van’, dicteert de norm in algemene zin. Concreet: geef aan wat je bewaart en wat je vernietigt. Met verkorting van de overbrengingstermijn is het dus zaak daar eerder naar kijken. Een geruststelling voor organisaties die nog wat weg te werken hebben, is wellicht dat de minister niet van plan is de halvering van de overbrengingstermijn met terugwerkende kracht te laten ingaan. Er is geen inhaalslag nodig. De wet staat nu een uitlooptermijn toe van tien jaar, dat zal naar verwachting zo blijven. Dus formeel gezien is er tien jaar tijd om te bewaren archieven klaar te maken voor overbrenging.

Tien jaar achterover leunen is echter niet verstandig: de nieuwe wet maakt het des te noodzakelijker dat overheden hun zaakjes op orde hebben. Welke processen worden uitgevoerd en welke systemen ondersteunen die? Waar bevindt zich de digitale informatie met langetermijnwaarde, wat moet daarmee gebeuren? Over vijftig jaar vernietigen? Is hetzelfde systeem er dan nog? Hoe makkelijk is het bij een migratie of calamiteiten of overbrenging om informatie uit het systeem te krijgen? Veel informatie draait buiten het Document Management Systeem, en daar gaat het nog weleens fout. Je mail, je privéschijf, financiële systemen. Daar moet je ook iets mee. Misschien is het tijd om met een leverancier te gaan praten, of met de huisarchitect.

Halvering van de overbrengingstermijn prikkelt om na te denken over hoe het archief duurzaam toegankelijk wordt. Dat geldt niet alleen voor blijvend te bewaren bescheiden. Veel archief dat bij de zorgdragers blijft, moet net zo goed toegankelijk zijn. Denk aan de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Als je het niet goed inricht, kun je ook je eigen stukken niet terugvinden.

Duurzaam toegankelijk

Hoe duurzaam toegankelijk de informatie is, is bijvoorbeeld te bepalen met een DUTO-scan, inmiddels uitgevoerd bij enkele tientallen organisaties. Uitgangspunt is toegankelijkheid by design: overheidsinformatie is bij voorkeur duurzaam toegankelijk vanaf het moment dat het ontstaat, dan hebben de meeste gebruikers er profijt van. Bovendien is het bij digitale informatie, anders dan bij papier, lastig om achteraf de juiste maatregelen te nemen. DUTO (Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie), in beheer bij het Nationaal Archief, richt zich daarom op het ontwerp van werkprocessen en applicaties.

Bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats zoals het Nationaal Archief blijkt nog weleens dat systemen en datasets niet op elkaar aansluiten en dat er adhocoplossingen nodig zijn om de overbrenging goed te laten verlopen. Een rommelige migratie gaat ten koste van de toegankelijkheid van het archief. De automatisch gegenereerde metadata van de applicaties waar ambtenaren mee werken passen vaak niet zonder meer op het metadataprofiel van het Nationaal Archief. Deze systemen zijn doorgaans namelijk niet ingericht op duurzaam beheer of toegang voor andere gebruikers, de eindgebruikers van een archief bijvoorbeeld.

De nieuwe wet maakt het des te noodzakelijker dat overheden hun zaakjes op orde hebben

Het ministerie van OCW luistert tijdens het traject voor aanpassing van de wet ook naar professionals in het veld. ‘Hoe krijgen we aandacht voor ons werk van management en bestuur?’, luidt een van de vragen. De urgentie om naar processen en systemen te kijken (en erin te investeren) wordt soms niet als heel groot ervaren. De boodschap landt niet. Archivarissen en informatieprofessionals zitten daar zo mee dat ze zelfs vragen of de erfgoedinspectie geen boetes kan opleggen in geval van achterstanden. Met welke argumenten zouden de decision makers wel te overtuigen zijn? Een betrekkelijk simpel argument is bijvoorbeeld: uitstelgedrag kost geld. Een selectie maken van wat moet worden vernietigd en wat moet worden bewaard is in een papieren situatie al duur. Behandeling van digitaal archief is nog veel duurder omdat er veel meer informatie is op meer verschillende plekken. Te lang wachten met inventarisatie, betekent investering van tijd en geld in iets waarvan je überhaupt niet weet of je het moet bewaren.

Meerdere wetten

Uit een impactanalyse in 2017 naar de gevolgen van een kortere overbrengingstermijn bleek de kans reëel dat archiefvormers eerder een beroep zullen doen op de wettelijke uitzonderingsgronden om beperkingen aan de openbaarheid te stellen vanwege bijvoorbeeld privacy. Dat zou werk en dus kosten met zich meebrengen. Een afgesloten dossier van tien jaar jong aan de openbaarheid prijsgeven kan best spannend zijn. De ambtenaren in kwestie zijn bijvoorbeeld vaak nog in functie. De meeste ambtenaren zijn de Wob gewend, die recht geeft op informatie. Ze zijn dus óók gewend om te lakken. De Archiefwet geeft recht op inzage in het volledige stuk.

De nieuwe Archiefwet wordt gestroomlijnd met de in voorbereiding zijnde Wet open overheid (Woo), die de Wob op den duur gaat vervangen. Er zijn meer wetten die te maken hebben met openbaarheid van informatie. Denk aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming bijvoorbeeld, of Wet hergebruik overheidsinformatie. Omdat de wet als geheel wordt herzien, kan de nieuwe memorie van toelichting terugkomen op de vraag hoe de wetten zich tot elkaar verhouden. Na invoering van de Archiefwet volgt aanpassing van de Archiefregeling, over de inhoudelijke eisen voor zaken als een e-depot, informatiedragers en selectielijsten.

Wat onveranderd blijft is de ondersteunende functie van de wet, met ruimte aan overheden om zelf verantwoording te nemen. Van een dichtgetimmerde wet zal geen sprake zijn. De Archiefwet heeft een heel grote reikwijdte; die in de hele breedte op operationeel niveau te reguleren zou ondoenlijk zijn. Overbrengen van blijvend te bewaren informatie na tien jaar, dat wordt het uitgangspunt in de nieuwe Archiefwet. Maar elke organisatie blijft vrij zijn eigen beheer in te richten, en het wordt steeds belangrijker daarin verantwoordelijkheid te nemen. Archieven kunnen dat niet overnemen: die zijn ten opzichte van de overheid een kleine speler en belanghebbend. Verantwoordelijkheid nemen heeft ook direct te maken met een transparante en open overheid, die op verzoek zijn bonnetjes en verslagen, correspondentie en contracten kan terugvinden en tonen.

Dit verhaal is ook te vinden in iBestuur magazine nr. 29 (verschijnt 25 januari 2019)

reacties: 1

tags:

  • Yvonne Welings #

    11 januari 2019, 08:53

    Wat ik in deze tekst mis, is dat er nu in de Archiefwet ook al een verplichting geldt om archieven in goede en geordende staat te houden. Met papieren archieven kan de methode zoals hierboven worden gevolgd. Het Rijk kent op dit moment kilometers achterstand op dit gebied. Dit toont mede aan dat achteraf op orde brengen een moeilijk proces is. Nog moeilijker zo niet onmogelijk is het op orde brengen van digitale archieven. Denk aan de e-mailproblematiek en het bonnetje van Teeven. De erfgoedinspectie introduceerde al jaren geleden het begrip dementerende overheid en recent digitaal werken is niet digitaal archiveren. De archieven die het hier betreft zijn veelal digitaal. In de tekst lees ik nergens iets over archivering by design.
    Wat ontzettend jammer dat iBestuur onjuiste informatie verschaft aan de lezers. Ik spreek de hoop uit dat u het artikel corrigeert op de vigerende wet- en regelgeving die gewoon geldt en het beeld dat digitale archieven nog orde zijn te brengen bijstelt.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.